Аренда автомобиля у физического лица

Документы при аренде автомобиля у физического лица

Цитата (БСС «Главбух» 02.09.2013):Организация находится на УСН. доходы минус расходы. заключили договор аренды транспортного средства без экипажа с сотрудником организации своей — сотрудник является секретарем. Ежемесячно выплачивается 3503 рубля и удерживается НДФЛ в день выплаты. Установлены нормы расхода согласно тех паспорту на бензин. Необходимо удерживать НДФЛ с выплаченной суммы за бензин. Имеет ли право организация возмещать такие расходы. Как отразить в учете расходы на бензин по арендованной машине? Может организация заключить договор аренды транспортного средства без экипажа если он является сотрудником организации?
Организация может заключить с сотрудником договор аренды автомобиля без экипажа. В этом случае расходы по эксплуатации автомобиля несет организация, поэтому НДФЛ с суммы расходов на бензин не удерживайте. НДФЛ удерживается с расходов на бензин только в том случае, если договором аренды предусмотрено, что такие расходы несет арендодатель. Списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10.3 «Топливо» в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов. «Упрощенцы» с объектом доходы минус расходы признают расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, в зависимости от условий договора. Если тот или иной вид затрат возложен на арендатора, он вправе учесть его в целях налогообложения.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
Статья: Как выгоднее оформить использование личного автомобиля сотрудника.
<…>
Использование личного автомобиля работника для служебных целей на практике оформляют несколькими способами. От того, какой вариант выберут стороны, зависит порядок учета расходов по нему работодателем, а также исчисление НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды с сумм, выплаченных работнику за использование его личного автомобиля. В частности, сотрудник и компания могут:
· заключить договор аренды автомобиля (ст. 632 и 642 ГК РФ);
· договор безвозмездного пользования автомобилем (ст. 689 ГК РФ);
· соглашение о том, что работник с согласия работодателя использует для служебных поездок свой личный автомобиль, а работодатель за это выплачивает ему компенсацию и возмещает расходы по его эксплуатации (ст. 188 ТК РФ);
· включить условия о выплате компенсации (аналогично предыдущему пункту) непосредственно в трудовой договор или оформить их как дополнительное соглашение к нему. *
Вариант первый — аренда автомобиля у работника
Транспортное средство можно арендовать как с экипажем, так и без него. В первом случае сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль в аренду, сам управляет им и следит за его техническим состоянием (ст. 632 ГК РФ). Именно арендодатель в течение всего срока действия договора аренды обязан поддерживать машину в надлежащем состоянии, осуществлять ее текущий и капитальный ремонт и предоставлять необходимые принадлежности (ст. 634 ГК РФ).
При передаче автомобиля в аренду без экипажа управлением и его технической эксплуатацией занимается арендатор, то есть работодатель (ст. 642 ГК РФ). Он же должен проводить текущий и капитальный ремонт и поддерживать автомобиль в надлежащем состоянии (ст. 644 ГК РФ).
По умолчанию затраты на покупку топлива, смазочных и других расходных материалов несет арендатор. Это правило действует при аренде автомобиля как с экипажем, так и без него (ст. 636 и 646 ГК РФ). *
Вместе с тем расходы на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть возложены и на арендодателя. Такое условие необходимо отдельно предусмотреть в договоре аренды.
Стороны вправе также самостоятельно определить и зафиксировать в договоре, кто из них обязан застраховать транспортное средство и автогражданскую ответственность, то есть приобрести страховой полис ОСАГО. Если такое распределение не предусмотрено, то при аренде автомобиля с экипажем расходы на страхование несет арендодатель, без экипажа — арендатор (ст. 637 и 646 ГК РФ).
Независимо от срока аренды и от вида договора — с экипажем или без него договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 633 и 643 ГК РФ).
Стороны договора самостоятельно устанавливают размер арендной платы. Однако в случае ее искусственного завышения налоговики, проверяя арендатора, могут посчитать плату экономически необоснованной и исключить ее из расходов. Размер арендной платы можно определить исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики. *
Налог на прибыль. Организация, арендовавшая автомобиль работника, вправе признать в налоговом учете арендную плату (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также расходы на приобретение ГСМ и других расходных материалов (подп. 5 п. 1 ст. 254 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Справка
В бухучете арендованный автомобиль следует отражать за балансом
Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, предназначен забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Передача автомобиля в аренду отражается записью только по дебету счета 001, а его возврат по окончании срока действия договора — по кредиту счета 001.При этом имущество учитывается за балансом по стоимости, указанной в договоре аренды. Если стороны не смогли определить ее, арендованный автомобиль отражается по нулевой стоимости.
Кроме того, рекомендуем организации-арендатору открыть на арендованный автомобиль инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6, утв. постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7)
Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы достаточно самого договора и акта о передаче автомобиля работодателю. Составлять ежемесячные акты об оказании услуг по аренде не обязательно (письма Минфина России от 06.10.08 № 03-03-06/1/559 и от 09.11.06 № 03-03-04/1/742). К договору необходимо приложить копию паспорта транспортного средства (ПТС) и свидетельства о его регистрации, а если сотрудник управляет автомобилем по доверенности — еще и ее копию.
Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: кассовые и товарные чеки, товарные накладные и др.
Путевые листы можно составлять по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.Организации, не являющиеся автотранспортными, вместо типовых форм вправе разработать и применять собственную форму путевого листа. В нее должны быть включены все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 и пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». *
Порядок учета остальных затрат, связанных с эксплуатацией арендованного автомобиля, зависит от вида договора аренды. Если стороны заключили договор аренды с экипажем, то большинство расходов (ремонт, содержание и т. д.) осуществляет арендодатель, то есть работник. Значит, работодатель не сможет признать перечисленные расходы в налоговом учете.
Единственное исключение — расходы на страхование. Организация-арендатор вправе их учесть, только если по условиям договора аренды указанные расходы возложены именно на нее. Это следует из положений статьи. 637 ГК РФ и подпункта 1 пункта 1 статьи 263 НК РФ.
Допустим, стороны заключили договор аренды без экипажа. В этом случае организация-арендатор сможет также признать при расчете налога на прибыль следующие расходы:
· на проведение текущего и капитального ремонта арендованного автомобиля (п. 2 ст. 260 НК РФ);
· техническое обслуживание, мойку, парковку, стоянку автомобиля (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ);
· страхование автомобиля и автогражданской ответственности (п. 1 ст. 263 НК РФ);
· оплату труда водителя, управляющего арендованным автомобилем (ст. 255 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Об отражении в бухучете автомобиля, полученного от работника в аренду, читайте во врезке на с. 33.
Упрощенная система налогообложения. «Упрощенцы» с объектом доходы минус расходы признают расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, в зависимости от условий договора. Если тот или иной вид затрат возложен на арендатора, он вправе учесть его в целях налогообложения (подп. 3—5 и 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). *
Исключением являются только расходы на добровольное страхование автомобиля, в том числе на приобретение полиса КАСКО. Дело в том, что в составе затрат на страхование «упрощенцы» вправе учитывать расходы только на обязательное страхование работников, имущества и ответственности (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Возможность признания ими расходов на добровольное страхование нормами главы 26.2 НК РФ не предусмотрена.
Налог на доходы физических лиц. Арендная плата, полученная работником, включается в его доходы и облагается НДФЛ на общих основаниях. Если арендодатель является налоговым резидентом РФ, применяется ставка 13%, нерезидентом — ставка 30% (п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ).
При выплате работнику арендной платы организация обязана удержать из этой суммы НДФЛ и перечислить налог в бюджет (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ). Это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ). *
Несмотря на передачу автомобиля организации в аренду, работник, то есть его собственник, обязан сам уплачивать транспортный налог за него (см. врезку справа).
Страховые взносы во внебюджетные фонды. Этими взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Передачу имущества в аренду нельзя считать ни работой, ни услугой.
Более того, на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС России не начисляются (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Значит, арендная плата не должна облагаться этими взносами.
Однако указанный вывод справедлив только для договоров аренды транспортного средства без экипажа. * Такого же мнения придерживается Минздравсоцразвития России (письмо от 12.03.10 № 550-19).
Если стороны заключили договор аренды автомобиля с экипажем, работник не только передает работодателю свой автомобиль, но еще и предоставляет услуги по управлению им.
Получается, что на сумму вознаграждения за эти услуги организация-арендатор обязана начислить страховые взносы в ПФР и ФОМС (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Взносы в ФСС России, уплачиваемые согласно Закону № 212-ФЗ, в любом случае начислять не нужно. Дело в том, что любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, освобождены от уплаты страховых взносов в этот фонд (п. 2 ч. 3 ст. 9 Зако- на № 212-ФЗ).
Итак, чтобы не переплачивать, сумму вознаграждения в договоре аренды с экипажем можно разделить на две части: непосредственно плату за пользование автомобилем и плату за оказание услуг по управлению им. Если это сделать невозможно, то организации придется начислять страховые взносы на всю сумму, выплачиваемую работнику по договору.
<…>
Журнал «Российский налоговый курьер» № 3, Февраль 2012
2.Статья: Простые способы безошибочного списания расходов на ГСМ.
<…>
ДОГОВОР
Приобретение стандартно начинается с заключения договора поставки с поставщиком горюче-смазочных материалов. После оплаты счета компания получает либо талоны, либо спецкарты для заправки на АЗС данного поставщика.
Согласно таким документам, бухгалтерия обязана оприходовать ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ по плану счетов приходуется и учитывается на счете 10.3 «Материалы»:
ДЕБЕТ 10.3 КРЕДИТ 60
— оприходование топлива;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 50, 51
— оплата за топливо.
Если и подотчетному лицу, например водителю, доверено приобретать за наличные деньги бензин, то проводки следующие:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выданы денежные средства под отчет на приобретение ГСМ (на основании расходного кассового ордера);
ДЕБЕТ 10.3 КРЕДИТ 71
– приняты к учету ГСМ (бензин), приобретенные подотчетным лицом (на основании авансового отчета с приложенными к нему подтверждающими документами – чеками с АЗС).
Списание расходов на ГСМ
Основанием для списания ГСМ является путевой лист. Порядок заполнения путевых листов утвержден приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Организация вправе сама разработать форму путевого листа, учитывая требования приказа. Такой документ будет являться подтверждением расходов на ГСМ в целях налогообложения, поэтому я уделю больше внимания его заполнению (см. «Образец путевого листа». – Примеч. ред.).
Путевой лист оформляется либо на один день, либо на срок до одного месяца. Если в течение этого срока транспортным средством пользуются несколько водителей посменно, допускается оформление нескольких путевых листов раздельно на каждого из водителей, но на одно транспортное средство. Проверяйте наличие верно проставленного типа транспортного средства, печати или штампа компании-владельца.
Впоследствии списание ГСМ в бухгалтерском учете производится так. С кредита счета 10.3 в дебет соответствующих счетов учета затрат в зависимости от того, в каком именно подразделении (в каких целях) используется автотранспорт. В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10.3 «Топливо» в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов. *
<…>
Журнал «Семинар для бухгалтера» № 8, Август 2012г.

Время чтения: 6 минут

Содержание собственного автопарка для предприятия является не только затратным, но и хлопотным делом, особенно для небольших и начинающих компаний. Многими из них в качестве оптимального решения транспортного вопроса рассматривается аренда автомобиля юридическим лицом у физического лица. Часто в роли арендодателя выступает штатный сотрудник компании, использующий собственное транспортное средство в служебных целях. Нередко встречаются случаи, когда руководитель принимает на работу водителя с личной машиной.

Что такое аренда автомобиля

Под арендой автомобиля подразумевается сделка, когда собственник передаёт машину во временное возмездное пользование арендатору, который обязуется использовать ее по назначению, обеспечивать топливом и техническим обслуживанием. Законодательством разрешена передача во временное пользование как легкового, так и грузового автомобиля. Все права и обязанности сторон фиксируются в договоре.

Арендатор несёт материальную ответственность за сохранность переданного ему имущества. Обязательства по уплате транспортного налога выполняет собственник машины.

Может ли предприятие арендовать авто у частного лица

На вполне логичный вопрос, может ли физическое лицо сдавать в аренду автомобиль юридическому, ответ утвердительный. Законодательство разрешает всем гражданам свободно распоряжаться своим имуществом. Согласно статье №608 ГК РФ право на передачу имущества в аренду принадлежит только собственнику. Его представитель может действовать только на основании нотариально заверенной доверенности. Следовательно, ТС должно быть зарегистрировано в ГИБДД на имя арендодателя.

Для того чтобы официально предоставить свою машину какому-либо ООО или АО во временное пользование, физическому лицу не нужно иметь регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя. Достаточно заключить договор аренды.

Однако эта сделка не должна подпадать под категорию предпринимательской деятельности. Если автомобиль был приобретён с целью сдачи внаём или его аренда носит систематический характер, собственнику необходимо обратиться в ФНС по месту жительства и зарегистрироваться как ИП.

Варианты аренды машины юрлицом

Сдача в аренду автомобиля физическим лицом регламентируется Гражданским кодексом РФ и может осуществляться по трём сценариям по усмотрению участников сделки:

  • аренда без экипажа согласно статье 643 ГК РФ;
  • аренда с экипажем (с водителем) согласно статье №633 ГК РФ;
  • передача в безвозмездное пользование согласно статье №695 ГК РФ;

Вез водителя

Во многих случаях организация арендует автомобиль собственного сотрудника вместо того, чтобы предоставить ему служебное транспортное средство. Поэтому подобная ситуация не требует привлечения водителя. В данном случае с работником заключается официальный договор на длительный срок, на основании которого он использует личную машину во время исполнения должностных обязанностей.

Когда имеет место аренда автотранспорта у физического лица без экипажа, работодатель оплачивает арендную плату помесячно или ежеквартально, а также компенсирует расходы на бензин. В договоре по согласованию сторон могут содержаться и другие виды платежей за использование машины. Например, техническое обслуживание, оплата страховки и т. п. Работник периодически должен отчитываться перед бухгалтерией о расходах на бензин и сдавать путевые листы с указанием маршрутов передвижения и их общей протяжённости.

С экипажем

Аренда транспорта у частного лица для нужд организации вместе с экипажем обычно происходит, когда речь идёт о грузоперевозках или курьерской доставке. В этой ситуации бессмысленно принимать транспортное средство во временное пользование, если им некому управлять. Наём автомобиля с водителем позволяет предприятию не оформлять официальное трудоустройство физического лица. Следовательно, после завершения срока аренды машины с экипажем предприятие и арендодатель благополучно расстанутся без лишней волокиты.

Безвозмездная

Поскольку любой гражданин имеет право свободно распоряжаться своим имуществом, он может предоставить своё транспортное средство во временное пользование третьим лицам и не требовать за это плату. Ситуация, когда физическое лицо сдаёт автомобиль в безвозмездную аренду предприятию, наблюдается, если это штатный сотрудник организации и намерен пользоваться машиной в служебных целях. В случае безвозмездной аренды владелец автомобиля плату за пользование своим имуществом не получает, но предприятие компенсирует все расходы, связанные с его эксплуатацией.

Оформление договора

Перед тем как физическому лицу сдать автомобиль в аренду какому-либо предприятию, обязательно следует подготовить копии документов своего ТС – техпаспорт и свидетельство о регистрации в ГИБДД. Они являются официальным подтверждением наличия права собственности на автомобиль, поэтому должны прилагаться к договору и храниться в архиве бухгалтерии предприятия.

Для того чтобы оформить аренду авто для нужд организации, в тексте договора необходимо указать ТС и его данные:

  • марку, модель, цвет и год выпуска;
  • VIN-код или номер кузова/шасси;
  • госномер;
  • тип кузова;
  • оценочную стоимость.

В тексте документа также должны быть перечислены все имеющиеся дефекты автомобиля, появившиеся до начала аренды, чтобы в дальнейшем между сторонами не возникали споры.

Договор аренды между физическим лицом и юридическим должен содержать данные лиц, допущенных к управлению. Обязательно указывается цель использования транспортного средства, размер арендной платы и сроках её внесения. Стороны также должны решить, кто из них будет оплачивать техническое обслуживание. На практике обычно текущий ремонт осуществляется за счёт арендатора, а капитальный – силами собственника.

Типовая форма договора на аренду автомобиля должна иметь определённый срок действия – в годах или месяцах. Следует перечислить условия его продления, а также порядок досрочного расторжения договора. Стороны должны прописать в тексте документа, кто из них будет нести расходы по оформлению ОСАГО. Владелец машины вправе требовать внести в договор обязательство по оформлению КАСКО для покрытия своих рисков от утраты имущества.

Образец типового договора для предоставления в аренду транспортного средства для нужд юридического лица представлен ниже.

Разделы 2-4:

Разделы 5 и 6:

Адреса, реквизиты и подписи сторон:

Все права и обязательства, которые стороны вносят в договор, не могут противоречить главе 34 ГК РФ. Любые вопросы, порядок разрешения которых не прописан в тексте документа, должны урегулироваться на основе действующего законодательства РФ.

После передачи авто в аренду сотрудник, допущенный к управлению, должен оформить в бухгалтерии организации путевой лист, в котором будет отмечать расход топлива и протяжённость пройденного расстояния. Затраты на бензин нужно подтверждать кассовыми чеками с АЗС или товарными накладными.

Пройдите социологический опрос!

Расторжение договора

В большинстве случаев стороны в договоре предусматривают автоматическое продление периода действия соглашения, если ни одна из них не требует его расторжения. Когда арендатор или собственник машины пожелает прекратить аренду, он должен уведомить о своих намерениях вторую сторону. При достижении взаимопонимания составляется соглашение о расторжении договора – и сотрудничество прекращается.

При несоблюдении условий договора любая из сторон имеет право через суд требовать его прекращения и возмещения убытков.

Налогообложение

Бухгалтерский учёт аренды автомобиля начинается с момента составления акта приёма-передачи. Именно этот документ фиксирует фактическую передачу транспортного средства во временное пользование после заключения договора. Все затраты на арендную плату и содержание автомобиля проводятся в бухгалтерии как общехозяйственные расходы на нужды организации. Предусмотренная арендная плата НДС не облагается.

Предоставление в аренду автомобиля физическим лицом предполагает уплату НДФЛ – 13%.

Однако арендодатель не обязан в данном случае подавать налоговую декларацию и самостоятельно рассчитываться с ФНС. Удержание НДФЛ и его дальнейшее перечисление в бюджет является обязательством юридического лица, выступающего в качестве арендатора, поскольку именно компания является налоговым агентом.

Если арендодателем является гражданин иностранного государства, налоги с него будут удержаны в размере 30% от полученного им дохода. Удержание НДФЛ бухгалтерией юридического лица должно осуществляться независимо от того, является владелец машины штатным сотрудником или нет. Следовательно, при заключении договора арендодатель должен предоставить свой ИНН.

Если собственником автомобиля является индивидуальный предприниматель, чей род деятельности связан с арендой машин, налогообложение ложится на его плечи. Платежи в бюджет он должен осуществлять самостоятельно согласно выбранной им системе после подачи налоговых деклараций в инспекцию ФНС по месту регистрации ИП.

Читайте подробнее о том, какие налоги предусмотрены при аренде автомобиля организацией у своего сотрудника.

Аренда автомобиля физическим лицом у предприятия

Действующее законодательство РФ не запрещает организациям и предприятиям передавать имеющиеся в собственности ТС в возмездное временное пользование физическим лицам. Однако для этого у юридического лица должен быть открыт ОКВЭД, предоставляющий право на осуществление такого вида экономической деятельности, как сдача имущества в аренду. Арендованный автомобиль должен находиться в собственности предприятия. А если машина передаётся в субаренду, это должно быть зафиксировано в договоре с собственником имущества. Когда организация сдаёт автомобиль в аренду физическому лицу, налог с полученной прибыли уплачивает юрлицо.

В заключение

Сотрудники предприятий часто используют личную машину при выполнении своих служебных обязанностей. Передача автомобиля в аренду юридическому лицу является единственным способом официально получить компенсацию за эксплуатацию ТС для нужд организации. Во избежание возникновения разногласий между сторонами в тексте договора следует чётко указать цели использования транспортного средства, а также возможность его эксплуатации владельцем в свободное от работы время.

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

  • арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
  • при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

📌 Реклама Отключить

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

Прочие расходы

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Оплата труда

п.21 ст.255 НК

Страховые взносы на услуги по управлению

Прочие расходы

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

Прочие расходы

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Расходы на ГСМ

Материальные расходы** или

Прочие расходы ***

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

или

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

📌 Реклама Отключить

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке его действия;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе;
  6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
  7. показания одометра при выезде и при заезде;
  8. дата и время выезда и заезда в гараж;
  9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
  10. Ф.И.О. водителя;
  11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
  12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

  1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
  2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
  3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Описание

(26, 44)

73,76

начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц

73,76

удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%

(26, 44)

начислена сумма за услуги управления транспортного средства за месяц

удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%

(26, 44)

начислены взносы на обязательное пенсионное страхование (применимо в случае аренды у ФЛ с экипажем)

(26, 44)

начислены взносы ФФОМС (применимо в случае аренды у ФЛ с экипажем)

73, 76

50 (51)

6090 (6000*)

выплачено вознаграждение исполнителю;

20 (26, 44)

71 (76, 60)

списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

* в случае аренды у юридического лица без экипажа

Подводя итог, стоит отметить, что при использовании автомобилей в аренду, следует обратить внимание к корректному составлению документов.

В договоре необходимо указать исчерпывающую информацию об автомобиле, соответствующую документам транспортного средства. Если договор заключается с физическим лицом по аренде транспортного средства с экипажем, необходимо указать отдельно в договоре стоимость аренды и стоимость услуг управления транспортным средством.

Что касается отражения расходов, то для отсутствия вопросов со стороны налоговых органов, необходимо иметь корректно оформленные документы, подтверждающие целесообразность и обоснованность понесенных расходов.

📌 Реклама Отключить

Аренда автомобиля у физического лица

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *