Как заверять копии для суда?

Содержание

Как заверить документы для суда?

Ответ: В Арбитражном процессуальном кодексе Российской Федерации установлено требование «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».
Последствием направления в суд не надлежащим образом заверенной копии может являться отмена судебного акта, поскольку недопустима ссылка суда на ненадлежащее доказательство.

Заверительная надпись может иметь следующий вид:

Верно
Ведущий юрисконсульт Подпись Иванова И.В.
15 января 2017 года

Обязательно оказывается свежующие реквизиты:

  • Надпись «Верно» или «Копия верна».
  • Должность работника организации или если документ подписывает представитель указывается «Представитель по доверенности».
  • Указывается дата заверения копии документа
  • Проставляется подпись
  • Делается расшифровка подписи, путем указания фамилии и инициалов подписанта
  • Проставляется печать (в случае если в организации действует положение о документообороте которым предусмотрено использвание печати при заверении копий документов).

Ниже представлен образец заверительной надписи на документе:

Копии документов представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и гражданами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы исходящие от юридического лица.

В качестве надлежащие заверенной копии признается также нотариально заверенная копия документа.

Как заверить документ, состоящий из нескольких страниц?

В случае если необходимо произвести заверение документа состоящего из нескольких страниц, необходимо прошить документ ниткой или металлической скобой, проставить номера страниц и на месте крепежа приклеить лист, на котором помимо выше указанных реквизитов указать «Пронумеровано, прошнуровано, количество листов».

Ниже представлен образец заверительной надписи на документе состоящим из нескольких страниц:

Как заверить документ, состоящий из нескольких страниц?

Как правильно заверить копию документа

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Бесплатно получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Обратите внимание: облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей электронной подписью

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ).

СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц

Образец правильного заверения копии документов

По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ.

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

3. Копия для «внешнего» использования

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.

Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Заверение копий документов для суда

Как истец, так и ответчик должны представлять в суд либо оригиналы документов, либо их заверенные копии.

Требование представлять письменные доказательства в оригинале либо заверенной копии предусмотрено ч. 2 ст. 71 ГПК РФ.

Заверенная копия документа

Заверенная копия документа — это копия, на которой содержатся необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Какие именно реквизиты должна содержать копия зависит от способа заверения.

Важно! Судом в качестве доказательств принимаются надлежащим образом заверенные копии документов. Если суд признал копию заверенной ненадлежащим образом, то при принятии решения суд не может опираться на содержание такого документа.

Предоставление ненадлежащей копии документа может повлечь признание доказательства ненадлежащим. Закон не раскрывает, что такое «надлежащим образом заверенная копия» документа. Поэтому по большей части суды полагаются на свое внутренне мнение и убеждение.

Как правило, копии документов заверяются у нотариуса. Однако имеются альтернативные способы заверить документы для суда.

Заверение копии документа у нотариуса

Нотариальное заверение копии документа является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом. При этом нотариус не подтверждает законность содержания документа и соответствие изложенных в нем фактов действительности. Цель нотариального заверения – идентичность копии оригиналу (ст. 77 Основ законодательства о нотариате).

Основной минус при обращении к нотариусу — временные и денежные затраты, особенно если необходимо заверить большой объем документов.

Заверение копии документа у руководителя организации

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

  1. Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).
  2. Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:
  • надпись «Верно»;
  • должность лица;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи;
  • дату заверения;
  • печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
  • отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела.

Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.

Заверение копии документа судом

Часто в суд предоставляются копии решений других судов. Если копию документа заверил суд, рисков признания ее ненадлежащей быть не может. При предоставлении такой копии важно не нарушать целостность документа (речь идет о сшивах).

Если есть возможность предоставить суду оригинал, но нет возможности приобщить документ к материалам дела, то суд в процессе судебного заседания может самостоятельно заверить копию. Для этого необходимо предоставить оригинал и копию одновременно.

Процедура обозрения судом подлинника документа представляет собой формальное сличение копии документа с текстом оригинала. При обозрении документа суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания, и не пытается уяснить содержание документа. По такому же принципу заверяет нотариус.

Как правило, обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания. Это исключает риски, связанные с представлением в материалы дела копий документов, не заверенных надлежащим образом. Представить подлинник на обозрение суду может любой участник процесса.

Рассмотрение копии документа судом

Как говорилось выше понятие «надлежащим образом заверенная копия» документа законодательно не определено. Решение судьи о принятии копии либо в отказе основывается на применяемым им подхода: формального и неформального.

Формальный подход заключается в том, что при отсутствии какого-либо заверительного реквизита является основанием для признания копии заверенное ненадлежащим образом.

Неформальный подход заключается в следующем. Судьи в основу своих решений берут простые (не заверенные) копии документов в качестве доказательств. Если такие решения впоследствии обжалуются, вышестоящие суды оставляют их в силе. Позиция судов такова: стороной, оспаривающей документ, не представлен оригинал или копия с нетождественным содержанием. Кроме того, суды отдельно отмечают, что заявлений о фальсификации при рассмотрении дела в суде первой инстанции не поступало.

Конечно же в большинстве случаев суды как по своей инициативе, так и по требованию других участников указывают на необходимость представления письменных доказательств, оформленных надлежащим образом.

Доверенность на заверение копий документов

Отдельное полномочие по заверению копий документов в доверенность включать не обязательно, поскольку данное полномочие не относится к специальным. При наличии сомнений суд всегда может потребовать представления оригинала документа.

Рекомендации по заверению копий документов

Для снижения риска признания ненадлежащим представленного в копии доказательства в существующих условиях рекомендуется.

  1. Проставлять на копии документа все заверительные реквизиты.
  2. Если документ планируется заверить в суде, то до предъявления копии документа не проставлять заверительных надписей.
  3. Приобщать к материалам дела копии документов, заверенные руководителями, у которых находится оригинал (кредитными организациями, государственными органами).
  4. В случае сомнений в представленной копии, в суде первой инстанции потребовать от оппонента представить оригинал на обозрение суда. При необходимости поднять вопрос о фальсификации (подложности).

Как заверять копии документов в арбитражный суд

Судопроизводство, как установленный законом порядок разбирательства по делам различных категорий, в силу своей правовой природы обладает высоким уровнем формализации, что неизбежно отражается на каждом из его внутренних (структурных) элементов, включая процедуру доказывания.

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в арбитражном судопроизводстве

Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Согласно ч. 1 ст. 75 АПК РФ одним из основных средств доказывания в арбитражном процессе являются письменные доказательства, т.е. документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

При этом в силу ч. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются суду в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии, что предопределяет особую значимость вопроса о правильном заверении копий документов для предоставления суду в качестве доказательств.

Что такое оригинал и копия документа

Согласно п. 21 раздела 3.1 Общие понятия «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее — «ГОСТ Р 7.0.8-2013»), под термином «подлинник документа» необходимо понимать первый или единственный экземпляр документа.

В свою очередь, заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость (п. 25 раздела 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Схожим образом в п. 35.16 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 №100, указано на то, что свидетельствование копии документа производится для придания документу юридической силы, удостоверения соответствия копии подлиннику документа.
При этом в соответствии с ч. 6 ст. 67 ГПК РФ, ч. 6 ст. 84 КАС РФ при оценке копии документа или иного письменного доказательства суд проверяет, не произошло ли при копировании изменение содержания копии документа по сравнению с его оригиналом, с помощью какого технического приема выполнено копирование, гарантирует ли копирование тождественность копии документа и его оригинала, каким образом сохранялась копия документа.

С учетом изложенного в гражданском, административном и арбитражном процессе под заверенной копией документа следует понимать такую его копию, которая отвечает двум обязательным признакам:

  1. содержание соответствует (тождественно) оригиналу;
  2. имеет надлежащие реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу.

По общему правилу, установленному п. 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. №2004-ст), отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

  1. слово «Верно»;
  2. наименование должности лица, заверившего копию;
  3. его собственноручную подпись;
  4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  5. дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год») и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим-правильным?

Исчерпывающий перечень способов заверения документов, выполненных в форме графической записи, для предоставления суду в качестве доказательств, процессуальным законодательством не определен. Между тем системный анализ применимых норм права позволяет выделить следующие возможные варианты:

  1. копия документа может быть заверена судьей, в чьем производстве находится дело (либо одним из судей, рассматривающих дело коллегиально);
  2. копия документа может быть заверена органом, от которого исходит его подлинник, а также иным обладателем информации;
  3. копия документа может быть заверена в порядке, установленном для совершения нотариальных действий.

К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года № 65-ст.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  1. заверительную надпись «верно»;
  2. должность лица, заверившего копию;
  3. личную подпись;
  4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  5. дату заверения.

На копии документа должна проставляться заверительная надпись следующего вида:

«Копия верна, подлинник находится в организации.

Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.

Дата».

Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей печать не требуется. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение фотографий

  • Заверение фотографий осуществляется путем проставления автографа с расшифровкой и даты.
  • В случае сомнения, суд вправе назначить экспертизу фото.
  • Чтобы не было проблем, делайте цветное фото с понятным изображением.

Почему в арбитраж направляются и прикладываются копии к иску, а не оригиналы

Весь правильным считается отправлять прикладывая к иску оригиналу документов, но представь на минутку, что будет с вами, если документы пропадут, при этом не важно будет как вы их сдавали, почтой или лично в суд.

Для ваших оппонентов это будет шанс и суд их поддержит.

В дальнейшем суде вы сможете представить оригиналы на обозрение суда.

Позиция судов по правильному заверению копий документов

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

АПК РФ, Статья 75. Письменные доказательства

  1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
  2. К письменным доказательствам относятся также протоколы судебных заседаний, протоколы совершения отдельных процессуальных действий и приложения к ним.
  3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором. Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.
  4. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.
  5. К представляемым в арбитражный суд письменным доказательствам, исполненным полностью или в части на иностранном языке, должны быть приложены их надлежащим образом заверенные переводы на русский язык.
  6. Документ, полученный в иностранном государстве, признается в арбитражном суде письменным доказательством, если он легализован в установленном порядке.
  7. Иностранные официальные документы признаются в арбитражном суде письменными доказательствами без их легализации в случаях, предусмотренных международным договором Российской Федерации.
  8. Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.
  9. Подлинные документы представляются в арбитражный суд в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию арбитражного суда.
  10. Подлинные документы, имеющиеся в деле, по заявлениям представивших их лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.
  11. Если арбитражный суд придет к выводу, что возвращение подлинных документов не нанесет ущерб правильному рассмотрению дела, эти документы могут быть возвращены в процессе производства по делу до вступления судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, в законную силу.

Когда копиям придастся юридическая сила

В п. 35.16 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100, указано на то, что свидетельствование копии документа производится для придания документу юридической силы, удостоверения соответствия копии подлиннику документа.

С учетом изложенного в арбитражном процессе под заверенной копией документа следует понимать такую его копию, которая отвечает двум обязательным признакам:

  1. содержание соответствует (тождественно) оригиналу;
  2. имеет надлежащие реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу.

Как еще может быть заверена копия

Копия документа может быть заверена судьей, в чьем производстве находится дело (либо одним из судей, рассматривающих дело коллегиально).

Это следует из смысла приведенных выше норм процессуального закона (ч. 8 ст. 75 АПК РФ), в силу которых суд при рассмотрении дела вправе оперировать как подлинником, так и заверенной копией письменного доказательства и при этом обязан проверить соответствие (тождество) представленной копии исходному документу, то есть непосредственно уполномочен сличить копию и оригинал.

Кроме того, ссылки на заверение судьей копий документов (пусть и для иных процессуальных целей, например, для ответа на запрос следственного органа либо выделения части материалов в отдельное производство) содержатся в п. п. 3.21, 8.4.8, 12.4 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 №36), п. 18.2 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ.

Копия документа может быть заверена нотариально, в порядке, установленном для совершения нотариальных действий.

Так, в силу ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1 (далее — Основы законодательства РФ о нотариате), нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами. Свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ.
Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии документа засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке (ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате).

Общий вывод

Изложенное выше позволяет заключить, что заверение копий документов для представления суду в качестве доказательств является важным элементом судопроизводства, инструментом юридического оформления средств доказывания, способствующим успешному решению задач правильного и своевременного рассмотрения и разрешения судебных дел.

При этом такое заверение возможно в нескольких процессуальных формах, каждая из которых должна отвечать требованиям закона и обеспечивать достоверность содержащейся в копии информации, ее соответствие (тождество) оригиналу.

Поделиться с друзьями

Как заверяются документы к исковому заявлению?

Уважаемая Анастасия!

В силу ст. 75 АПК РФ:

ч. 4. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.
ч. 8. Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.
ч. 9. Подлинные документы представляются в арбитражный суд в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию арбитражного суда.
ч. 10. Подлинные документы, имеющиеся в деле, по заявлениям представивших их лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.
ч. 11. Если арбитражный суд придет к выводу, что возвращение подлинных документов не нанесет ущерб правильному рассмотрению дела, эти документы могут быть возвращены в процессе производства по делу до вступления судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, в законную силу.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. (Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X — действует).

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. (п. 3.26.Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).

Как заверять копии для суда?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *