Контрагент требует копию паспорта директора

Содержание

Контрагент запрашивает копию паспорта генерального директора

Ольга, здравствуйте!

Не понимаю причины требования копии паспорта со стороны контрагента.

Я бы еще мог понять, если бы контрагент при подписании договора директором попросил предъявить паспорт, для удостоверения личности.

А требовать копию паспорта, которая не известно с какими целями будет использована, куда она попадет в итоге — это уже перебор.

Подлинность, действительность и принадлежность паспорта заявителю/директору проверяла налоговая инспекция при принятии документов на регистрацию юридического лица, или при внесении изменений (в зависимости от того когда и каким образом лицо стало гендиректором). Данное требование (предъявление удостоверения личности) изложено в статье 9 ФЗ-129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

Внесение данных в ЕГРЮЛ является подтверждением со стороны государства в лице налоговой инспекции предоставленных данных.

Актуальную выписку из ЕГРЮЛ контрагент может скачать в режиме онлайн с сайта налоговой инспекции по ссылке https://egrul.nalog.ru/index.h… и удостовериться в полномочиях лица, представляющегося генеральным директором.

Копия паспорта ни коим образом для контрагента не поможет в проверки Вашей компании. Мне кажется тут что-то иное, что они не хотят Вам говорить.

Предоставление же им копии паспорта, то есть персональных данных считаю излишнем требованием со стороны контрагента и ни коим образом не мотивированным.

Покупатель требует копию паспорта Генерального директора на основании письма

Александра, Персональные данные – понятие довольно широкое. В него обязательно включаются сведения из паспорта человека: фамилия, имя, отчество, пол, дата и место рождения, адрес проживания, номера ИНН, СНИЛС.

Кроме того, в персональные данные входит информация о национальной и религиозной принадлежности, семейном положении, здоровье, воинском учете, образовании, получаемых гражданином доходах, затратах, льготах, пособиях и субсидиях.

Сюда же причисляются сведения из трудового договора, дополнительных соглашений к нему, результаты профессиональных собеседований, анкет и тестов, заявления, объяснительные и т.п. документы, касаемые деятельности человека по месту работы.

Куда требуется предоставлять персональные данные

Сегодня передача личных сведений является широко распространенным явлением. Предоставлять персональные данные нужно, например, при устройстве на работу, подаче заявлений в садик, школу, другие учебные заведения, больницы, поликлиники, банковские, кредитные учреждения и т.д.

Отказ от предоставления персональных данных

По большому счету, согласие на предоставление персональных данных требуется только в отношении специальных и биометрических сведений. Если говорить проще, общедоступная информация, т.е. информация из паспорта, ИНН, СНИЛС, может использоваться совершенно свободно, конечно, в рамках закона и без нарушения этических и моральных норм.

А вот если кому-либо понадобились данные, касаемые религии или национальности человека, его здоровья или судимостей, взаимоотношений с работодателями (текущим и бывшими) и т.п. очень личные сведения – их можно получать только с согласия гражданина, оформленного в письменном виде.

В соответствии с законодательством РФ, любой человек имеет полное право отказаться от предоставления подобного рода информации, если считает, что она может привести к ущемлению его прав и интересов или даже вовсе без объяснения причин. Никакого наказания за такой отказ не предусмотрено.

И даже если представитель какого-либо учреждения требует предоставления таких сведений, угрожая отказом в предоставлении необходимых услуг (образовательных, медицинских и т.д.), его действия легко можно обжаловать как на уровне руководства, так и в прокуратуре или суде.

Единственное, что нужно помнить, что при обращении в различные муниципальные и бюджетные структуры, а также при трудоустройстве существует установленный законом перечень документов, а значит и персональных сведений, без которых заключение договоров (гражданско-правовых, трудовых и т.д.) будет просто-напросто невозможно.

Если есть сомнения в том, что работник той или иной организации требует документы сверх установленного законом списка, следует обратиться за разъяснениями к юристам или ознакомиться с соответствующими статьями российского законодательства.

С того момента, как персональные данные попадают во «вторые» руки, вся ответственность за их огласку возлагается на того, кто их получил.

При этом закон в отношении лиц, разгласивших чью-либо личную информацию довольно суров – он предусматривает наказание, начиная от крупного административного штрафа и вплоть до возбуждения уголовных дел.

Как написать отказ

В том случае, если перед вами встала необходимость по составлению отказа от предоставления персональных данных, а вы не знаете, как сделать это правильно и без ошибок, прочитайте расположенные ниже рекомендации и посмотрите пример – на его основе у вас без особых усилий получится сформировать собственный документ.

Прежде всего, дадим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг. Сейчас единого стандарта такого отказа нет, что фактически обозначает то, что писать его разрешается в свободной форме. Также можно сделать его по типу разработанного и утвержденного внутри учреждения шаблону документа, если конечно, таковой имеет место быть.

Для отказа подойдет как обычный лист бумаги любого удобного формата (предпочтительно А 5 или А 4) или фирменный бланк (как правило, если такое требование устанавливается внутри компании). Отказ допустимо набирать на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием), либо же писать собственноручно – в случае необходимости доказать его подлинность этот фактор будет иметь значение.

Отказ нужно делать в двух одинаковых экземплярах, один из которых следует передать адресату, второй – оставить у себя, предварительно заручившись на нем отметкой о вручении копии представителю учреждения.

Образец отказа от предоставления персональных данных

По своему составу отказ должен отвечать некоторым нормам делопроизводства, а по тексту содержать ряд определенных сведений. К последним можно отнести:

должность, ФИО руководителя;

наименование организации;

ФИО автора отказа;

его паспортные и контактные данные (для связи).

Это будет «шапка» документа, которая всегда расположена вверху бланка, слева или справа.

В основной части следует обозначить:

свое несогласие с предоставлением персональных данных;

обоснование отказа (здесь нужно сослаться на норму закона или Конституции РФ, которые в равной степени дают такое право);

если вы были ознакомлены с последствием своего отказа, об этом следует сделать соответствующую отметку;

также дать отметку о том, что за вами остается возможность обжаловать возможные санкции в суде.

Остальную информацию можно вносить в зависимости от потребностей и индивидуальных обстоятельств.

Письмо отказ образцы и примеры

9 секретов как написать письмо-отказ

Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.

Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:

  • нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
  • неприятно отвечать отказом;
  • важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?

Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.

Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ — это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.

В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.

Итак, манера письма-отказа — уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.

Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:

1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.

«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»

«Уважаемая Мария Сергеевна!»

2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:

«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»

3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.

«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»

Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:

«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»

4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».

«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».

5. Выразите понимание и сочувствие.

«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».

«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»

«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»

6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось — это позволит адресату сохранить лицо.

«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».

«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».

«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».

7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.

«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».

«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».

8. Отказывайте красиво: «… ты для меня слишком хорош».

«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным — запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею»

«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».

Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.

«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, — предлагаем Вам направить их на рассмотрение в ….

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».

Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.

Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:

«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».

Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:

«Добрый день, Сергей!

Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.

Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.

Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

  • мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
  • нам неприятно отвечать отказом;
  • нам (лично или компании) важно сохранить благо расположение и лояльность адресата.

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

Рекомендации при написании писем-отказов

1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку . Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».

2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты :

1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):

«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

«Уважаемая Наталья Константиновна!»

2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:

«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин , по которым принято решение отказать:

«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»

«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив :

«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:

Письмо отказ

Инструменты корректности

Добрый день, Владимир! Персональная адресованность Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! Благодарность за отклик на предложение Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании. Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено.

Комплимент по поводу предложения.

Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.

Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.

С уважением, Сергей Иванов

Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

директор по развитию тренинговой компании

«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,

автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»

Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке , который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:

Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка

Бухгалтерские услуги во Владимире

Контрагенты стали с умыслом запрашивать кипы бумаг под видом должной осмотрительности. Информацию из документов применяют, чтобы использовать секреты компании либо сманить к себе ценных сотрудников. Редакция УНП вместе с юристами составила список документов, которые не стоит раздавать.

Еще в главной теме

Идеальный отказ на случай, если контрагент требует лишние документы

Не исполняйте опасные просьбы контрагентов

Реальные истории: как чрезмерная открытость повредила компаниям

Контрагенты выставляют ультиматум: отказаться от сделки или раскрыть все тайны компании. Но поддаваться на уловки не стоит. Если отдать некоторые документы, компанию ждут штрафы или убытки. Узнайте, какие документы опасно давать партнерам по запросу.

Копия паспорта директора

Контрагенты запрашивают копию паспорта директора — обычно разворот с фотографией и страницу с пропиской. Партнеры хотят убедиться, что руководитель реальный.

Раздавать копии паспорта опасно. Если копия попадет в руки мошенников, они могут, к примеру, оформить кредит на руководителя. Поэтому руководители не соглашаются предоставлять копию паспорта. А передать документ можно только с личного согласия директора (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Иначе Роскомнадзор оштрафует компанию до 75 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Чтобы не спорить с контрагентом, объясните ему, что проверить директора он сможет по другим документам. И компания готова их предоставить (см. таблицу). Например, полномочия руководителя подтвердят решение о назначении на должность и выписка из устава компании. Также будущий партнер может по ИНН компании получить бесплатную выписку из ЕГРЮЛ и в ней посмотреть информацию о директоре.

Что предложить контрагенту взамен бумаг, которые он хочет получить

Опасный документ

Документы на замену

Копия паспорта директора

Выписка из ЕГРЮЛ
Выписка из устава о полномочиях
Решение о назначении директора
Справка об отсутствии дисквалификации

Трудовые договоры, дипломы, аттестаты сотрудников

Справка о среднесписочной численности
Выписка из штатного расписания

СЗВ-М, справка 2-НДФЛ

Справка о среднесписочной численности
Договор аутстаффинга
Выписка из штатного расписания
6-НДФЛ

Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати

Решение о назначении директора
Выписка из устава
Доверенность ответственного сотрудника

Досье на партнера

Гарантийное письмо от контрагента
Копия решения об увеличении партнером уставного капитала

Договор аренды

Гарантийное письмо арендодателя
Выписка из договора аренды
Выписка из ЕГРН
Акт приема-передачи
Фотографии зданий, складов, офисных помещений

Декларации (отчетность)

Копия титульного листа деклараций
Квитанция о приеме отчетности в ИФНС
Справка об отсутствии задолженности перед бюджетом
Выписки из книги покупок и продаж по операциям с контрагентом

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 01

Выписка из ЕГРН
Бухгалтерская отчетность
Копия лицензии по видам деятельности
Копия допуска саморегулируемой организации
Акты приема-передачи № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б
Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-2)

СЗВ-М и 2-НДФЛ

Контрагентов интересуют трудовые ресурсы компании. Ведь если их нет или недостаточно, то заключать договор рискованно — инспекторы признают сделку фиктивной. А значит, у контрагента снимут расходы и вычеты НДС.

Чтобы обезопасить себя, будущие заказчики просят предоставить СЗВ-М либо справки о доходах сотрудников. Так контрагенты хотят убедиться, что у компании есть нужное число работников, организация платит им, перечисляет за них взносы и НДФЛ. Значит, сотрудники действительно работают. Но не торопитесь исполнять просьбу контрагента.

В отчетах есть персональные данные сотрудников — Ф. И. О., СНИЛС и ИНН, а также сведения о размерах зарплаты. По закону, чтобы передать партнеру эту информацию, компания должна заручиться согласием каждого сотрудника (ст. 6, 7 Закона № 152-ФЗ). Иначе Роскомнадзор выпишет компании штраф — 75 тыс. руб., а директору или главбуху — 20 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Объясните контрагенту, что взять письменное согласие с каждого работника, чтобы предоставить их данные конкретной компании, — задача трудоемкая. Особенно если участвовать в исполнении контракта будет много сотрудников. Предложите контрагенту вместо СЗВ-М документ на замену. К примеру, справку о среднесписочной численности или 6-НДФЛ.

По этим документам он проверит число работников и их зарплату, но данные будут в целом по компании, а не в разрезе отдельных сотрудников. 6-НДФЛ — отчетность поквартальная, поэтому можете дать свежую информацию.

Трудовые договоры

Будущие заказчики для проверки контрагента запрашивают информацию о его сотрудниках. К примеру, их трудовые договоры, дипломы, аттестаты, личные и контактные данные. Заказчики хотят удостовериться, что компания выполнит работы профессионально. Но обычно их интересуют не рядовые специалисты, а высококвалифицированные. Передавать информацию о них опасно.

Работодателям известен такой прием, как «хантинг». Конкуренты переманивают друг у друга ценных сотрудников. Не исключено, что действительная цель переговоров не сделка, а нечестное приобретение опытных специалистов.

Мнимый заказчик разведает условия, на которых занят у вас сотрудник, и предложит ему лучшую зарплату, соцпакет либо удобный график. Поэтому не стоит предоставлять контрагенту контактные данные сотрудников.

Запретить своим специалистам работать на конкурента нельзя даже после того, как они уволятся из компании (письмо Минтруда от 19.10.2017 № 14–2/В-942). Если в трудовом контракте вы запишете такой запрет, то нарушите конституционные права работников. А за это возможен штраф в 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Чтобы не исполнять запрос контрагента, сошлитесь на конфиденциальность персональных данных, из-за которой дать бумаги вы не можете (ст. 7 Закона № 152-ФЗ). Но если партнер настойчивый, то подпишите с ним соглашение о запрете переманивания сотрудников друг у друга — «non-solicitation agreement».

Отразите в документе условие о компенсации. Если будущий контрагент нарушит договор, то у компании будут хотя бы деньги на дорогостоящий подбор замены ключевому работнику.

Досье на партнеров

Налоговики проверяют сделки, где участвуют взаимозависимые партнеры третьего-четвертого звена. Если инспекторы обнаружат связь с однодневкой, то снимают расходы и вычеты НДС. Компании не хотят рисковать и запрашивают бумаги на контрагентов своего прямого поставщика. К примеру, рекомендательные письма или досье на партнера.

Контрагент может оказаться нечестным конкурентом. Не исключено, что он в обход компании заключит сделки с ее поставщиками напрямую. Запретить контрагенту это сделать невозможно. А компания потеряет прибыль. Поэтому безопаснее не раскрывать о себе и партнерах лишней информации.

Представьте контрагенту гарантийное письмо о том, что компания и ваши партнеры — реальные организации (см. УНП № 7, 2018). Пообещайте в договоре возместить имущественные потери, если по вашей вине контрагент потеряет вычеты НДС. С таким документом у будущего партнера не должно остаться сомнений в вашей добропорядочности.

Договор аренды

Инспекторы признают сделку фиктивной, если не найдут компанию по юридическому адресу. В этом случае рискуют оба партнера. Логично, если контрагент попросит договор аренды. Но идти на уступки не стоит, информацию об арендодателе давать опасно.

Договор — это соглашение партнеров, каждый из которых берет на себя обязательства (ст. 420 ГК). При этом стороны вправе устанавливать цены, сроки и иные условия. Разглашать эти сведения посторонним, в том числе иным контрагентам, рискованно. Ведь компания раскрывает не только свою, но и чужую коммерческую тайну (подп. 4 п. 2 ст. 6.1 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ). Арендодатель из-за этого может понести убытки и обратиться в суд, чтобы взыскать их с виновника.

Есть и налоговые риски. Контрагент на проверке может передать ваш договор с арендодателем инспекторам как доказательство собственной осмотрительности. Если платежи за аренду ниже рыночных, то налоговики могут заинтересоваться вашей сделкой. Тогда и компания, и арендодатель попадут в список кандидатов на проверку. Налоговики начнут искать у вас схемы.

Вместо договора аренды представьте контрагенту письмо. Запросите его у арендодателя заранее. Пусть он подтвердит, что он собственник и сдает вам офис на длительное время. Это убедит контрагента, что компания реальная и исполнит обязательства по сделке.

Для партнера можно сделать выписку из договора аренды по некоторым пунктам. Запишите данные об адресе и условие о запрете разглашать условия сделки другим организациям. Заверьте выписку не только своей подписью, но и подписью арендодателя. Это должно убедить контрагента в достоверности адреса.

Декларация по НДС

Компания переносит в декларацию по НДС сведения из книги покупок и продаж. Поэтому в отчетности видна вся информация о реализации товаров, работ или услуг, а также траты компании для собственного потребления. Оттого декларацию по НДС не стоит раскрывать даже проверенным контрагентам.

Из раздела 8 партнер может узнать о поставщиках, суммах и датах их поставок, а из раздела 9 — информацию о покупателях. Этими сведениями он может воспользоваться в корыстных целях. К примеру, переманить постоянных клиентов.

Чтобы не раскрывать всю отчетность, дайте контрагенту только титульный лист и раздел 1, где отражается итоговая сумма НДС за период. Если он будет требовать декларацию в полном объеме, мотивируйте свой отказ.

Аргументы такие. Во-первых, в отчетности есть сведения, которые относятся к коммерческой тайне. Во-вторых, декларация включает в себя данные о сделках прошлых периодов, когда операций с контрагентом еще не было. Поэтому старые декларации не могут быть гарантией вычета НДС у контрагента.

Вместо декларации можно отправить контрагенту квитанцию о ее приеме инспекцией. Этим вы подтвердите, что своевременно сдаете налоговую отчетность.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 01

Контрагенты хотят быть уверенными в том, что у компании есть достаточная материальная база, чтобы исполнить сделку. Поэтому будущие партнеры требуют показать, сколько у организации станков, оборудования, недвижимости и пр.

Информацию об активах компании отражают в регистрах по счету 01 «Основные средства». Но компания может арендовать имущество и учитывать его за балансом. Так же отражают и активы в лизинге, если они до выкупа числятся на балансе лизингодателя. Кроме того, бухгалтерия не хочет представлять контрагенту оборотно-сальдовые ведомости. Регистры бухучета не исключаются из коммерческой тайны (ст. 4, 5 Закона № 98-ФЗ).

Представьте контрагенту справку о наличии только тех основных средств, которые понадобятся, чтобы выполнить работу по сделке. Иначе партнер не оценит ваши возможности. Есть риск, что он выберет конкурента.

Какие документы можно без риска дать контрагенту

Выписка из устава (учредительный договор)

Выписка из ЕГРЮЛ

Выписка из ЕГРН

Копия свидетельства о государственной регистрации (ОГРН)

Копия свидетельства о постановке на учет в ИФНС

Уведомление о постановке на учет в ПФР

Доверенности ответственных сотрудников, которые подписывают документы

Справка ИФНС об отсутствии директора в реестре дисквалифицированных лиц

Решение о назначении генерального директора

Справка об отсутствии задолженности в бюджет

Копии лицензий на ведение видов деятельности

Бухгалтерский баланс на последнюю отчетную дату

Отчет о финансовых результатах за последний год

Копии допусков в СРО

Копии квитанций об электронной сдаче отчетности

Сведения о среднесписочной численности сотрудников

Гарантийное письмо о наличии ресурсов для исполнения сделки

Информация о наличии/отсутствии сайта

Идеальный отказ на случай, если контрагент требует лишние документы

В чем проблема: контрагенты проявляют чрезмерную осмотрительность при выборе партнера и просят документы с секретами компании. Можно отказаться давать бумаги, но не разрывать отношения с контрагентом.

Контрагенты стали тщательнее проверять партнеров перед сделкой, чтобы защитить себя от претензий со стороны инспекции. Поэтому покупатели просят кипы бумаг. Причем их интересуют даже те документы, которые содержат коммерческие, банковские и налоговые тайны. Компании становятся перед выбором: дать информацию контрагенту либо отказать в секретных сведениях.

Отказ может сорвать сделку, особенно если заказ крупный и у компании много конкурентов. Поэтому стоит деликатно ответить контрагенту на запрос, чтобы сохранить репутацию и не рассекретить сведения о себе. Юристы предлагают разные способы.

Один вариант — пойти на компромисс по принципу взаимности. То есть компания дает контрагенту ровно столько документов, сколько он представил сам.

Опасно раздавать партнерам бумаги, в которых есть секреты компании

Другой вариант — заранее составить досье на себя. Контрагентам объясняйте, что предоставляете всем одинаковую информацию и не создаете ни для кого особых условий. То есть вы действуете по принципу чистой конкуренции. Это придаст компании авторитета и убедит контрагента в вашей добропорядочности.

Если контрагент настаивает, напишите ему аргументированный отказ. Объясните причину, по которой вы не даете бумаги. В тексте сошлитесь на законы, которые запрещают раскрывать тайну. Например, если контрагент просит копию паспорта директора или СЗВ-М, то сошлитесь на требования о защите персональных данных (ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Из письма контрагент должен понять, что раскрывать СЗВ-М без согласия работников компании нельзя, а получить его задача трудоемкая.

Если контрагент запрашивает договор аренды, сведения об арендодателях офисов, зданий, складов или иных помещений, то это коммерческая тайна (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ). Поэтому дать эту информацию вы можете только с согласия партнеров. Как составить ответ, мы показали на образце.

Причины отказаАргументируйте отказ ссылками на законы. Это убедит контрагента, что компания умышленно ничего не скрывает, а лишь соблюдает обязательные требованияДокументы по запросуДокументы, в которых нет секретных данных, безопаснее представить контрагенту. Иначе он сочтет, что компания не заинтересована в сделке, и обратится к конкурентам

Не исполняйте опасные просьбы контрагентов

В чем опасность: контрагенты умышленно просят отойти от условий сделки, чтобы получить выгоду. Редакция УНП выяснила, в каких просьбах лучше отказать партнеру.

Все условия по сделке прописывают в договоре. Исполнять остальные желания контрагента не обязательно, а порой и вовсе опасно.

Погасить задолженность перед чужим кредитором

Компания рискует, если оплачивает товар гашением долга поставщика перед его кредиторами. Тем более когда такого условия нет в договоре.

Если сделка с контрагентом сорвется, то вернуть деньги от чужого кредитора будет сложно даже через суд. Компаниям отказывают в иске. Судьи решают, что кредитор не обязан проверять намерения того, кто гасит задолженность за своего поставщика (определение ВАС от 23.06.2014 № ВАС-7103/14).

Как отказать в просьбе контрагенту: поясните, что компания не обязана перечислять деньги неизвестному кредитору, если в договоре нет условий. Но если опасаетесь потерять партнера, идите на компромисс.

Запросите у контрагента официальное письмо, где он лично просит перечислить деньги за вашу поставку кредиторам. В письме обязательно должны быть сумма платежа, реквизиты вашего договора, акта, накладной на поставку товаров. Сведения необходимы, чтобы доказать, что поставщик просил вас перечислить именно плату за товар, но не ему, а сразу кредитору.

Разбить одну поставку на несколько мелких

Контрагенты просят провести одну крупную сделку по документам как несколько мелких. К примеру, растянуть поставку на два, три, а то и четыре квартала, но только на бумаге. А на деле хотят получить весь товар сразу. Чаще всего с такими просьбами обращаются бюджетные организации. Они вправе закупать у единственного поставщика, если цена договора не больше 100 тыс. руб. (п. 4 ч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ). Поэтому они просят дробить сделку, но товары забирают сразу, а документы подписывают только на часть.

Если будет спор по оплате, отбить в суде стоимость всей поставки не получится (постановление Арбитражного суда Московского округа от 13.12.2017 № Ф05-18005/2017).

Также есть налоговые риски. Если инспекторы проведут инвентаризацию и не обнаружат товаров, то могут обвинить компанию в сокрытии выручки. А значит, есть риск доначислений налога на прибыль и НДС.

Как отказать в просьбе контрагенту: объясните ему — ФАС может доказать, что сделка свыше 100 тыс. руб. Тогда директора контрагента оштрафуют за нарушение правил контрактных закупок (письмо ФАС от 25.04.2017 № РП/27902/17, ч. 2.1 ст. 7.29 КоАП).

Исправить в документе даты на более ранние

Оцените риски, прежде чем изменить дату в акте об оказании услуг.

К примеру, контрагент попросил изменить дату с апреля на март. Если применяете упрощенку, рисков нет. Компания определяет доход по кассовому методу, а дата в акте на доходы не влияет (п. 2 ст. 346.17 НК). На общем режиме компании понадобится скорректировать суммы НДС и налог на прибыль. А это лишняя работа для главбуха.

Как отказать в просьбе контрагенту: изменение дат на другой отчетный период может вызвать подозрение в фальсификации документов. Налоговики могут лишить контрагента расходов и вычетов.

Перевести старые долги на новую организацию

Если контрагент каждые три года закрывает ООО и просит перевести долги на правопреемника, то есть риск, что долги не вернут. Так поступают организации, которые скрываются от ревизий. А значит, контрагент не добропорядочный.

В случае проверки у налоговиков будут претензии и к вам. К примеру, если вы списали долги как безнадежные. Инспекторы спросят, в связи с чем вы утратили право на взыскание долга, и проверят самого контрагента. Если доводы будут неубедительными, то инспекторы доначислят налоги (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 01.12.2017 № Ф06-27193/2017).

Как отказать в просьбе контрагенту: направьте в адрес контрагента претензию с требованием расплатиться. Если он не ответит, обращайтесь в суд.

Выставить исправленный счет-фактуру вместо корректировочного

Менять корректировочный счет-фактуру на исправленный опасно. Даже если это просьба проверенного контрагента.

Оба контрагента по корректировочным счетам-фактурам вправе заявлять вычет, но только в разных случаях: поставщик — при снижении цены, а покупатель — при увеличении. Раз составили не тот счет-фактуру, то налоговики могут решить, что нет оснований для вычета. Кроме того, инспекторы начислят штраф за грубые ошибки в учете.

Как отказать в просьбе контрагенту: направьте контрагенту письмо, в котором разъясните риски для обеих сторон. При изменении цен составьте корректировочный счет-фактуру. Но если контрагента не устроит этот документ, то каждый исправленный счет-фактуру сопровождайте письмом о том, что в первоначальном документе была ошибка. Соглашение об изменении цены поставки в таком случае не оформляйте.

Реальные истории: как чрезмерная открытость повредила компаниям

В чем опасность: контрагенты используют секреты компании, чтобы извлечь свою выгоду.

Конкуренты и мошенники добывают информацию о компаниях, чтобы использовать в корыстных целях. Мы узнали реальные истории, как организации пострадали из-за того, что дали лишнюю информацию о себе.

«На выставке раздавали флаеры с визитками сотрудников, чтобы клиенты могли быстро связаться. Клиент созвонился с менеджером, чтобы заключить контракт. Продукцию покупатель забирал по заявкам, которые скидывал менеджеру на личный e-mail. Через пару месяцев менеджер уволился и ушел к клиенту. Так компания потеряла ведущего продавца».

Совет УНП: опасно раздавать личные контакты сотрудников, их могут переманить конкуренты. Поэтому размещайте на визитках, флаерах только корпоративные реквизиты. А с ведущими конкурентами договоритесь, что не будете переманивать друг у друга сотрудников.

«При заключении контракта поставщик запросил документы, в том числе выписку по счету. Через полгода у нас стало меньше клиентов. Оказалось, что поставщик взял реквизиты наших партнеров и предложил им товары со скидкой 10 процентов».

Совет УНП: держите в тайне информацию о сделках с клиентами, иначе вы их потеряете. Контрагенты ведут нечестную конкуренцию. Они используют сведения из договоров и выписок по счетам. К примеру, чтобы разослать свое коммерческое предложение.

«По запросу контрагентов мы давали им досье с копией паспорта директора. Однажды покупатель отказался с нами работать и объяснил, что наш директор массовый. Проверили руководителя на egrul.nalog.ru и увидели, что на имя директора кто-то открыл 10 новых ООО».

Совет УНП: убедитесь, чтобы в вашем досье на собственную компанию не было персональных сведений сотрудников. Данные используют мошенники, к примеру, чтобы оформить кредиты, открыть однодневку.

«Компания остановила работу, но на счете были деньги. В один из дней директор не смог зайти в „Клиент-банк“. В банке сказали, что у компании уже другой директор. Выяснилось, что мошенники захватили компанию, чтобы завладеть деньгами на счете. О них злоумышленники узнали по выписке, которую мы раздавали контрагентам».

Контрагент требует копию паспорта директора

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *