Лицевая сторона документа

Содержание

Технические требования по оформлению паспорта гражданина РФ сотрудниками паспортно-визовой службы и других подразделений органов внутренних дел

Нормативная база:

1. Указ Президента Российской Федерации от 13 марта 1997 г. № 232 «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации» и 2. Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации».

1. Описание нумерации бланка паспорта гражданина Российской Федерации

Нумерация бланка паспорта гражданина Российской Федерации состоит из трех групп цифр. Она воспроизводится в верхней части второй, третьей, восемнадцатой, девятнадцатой и нижней части пятой, седьмой, десятой, одиннадцатой, четырнадцатой и шестнадцатой страниц.

Первая группа цифр — серия бланка паспорта (см. таблицу №1) состоит из двух знаков и соответствует коду, закрепленному за соответствующим субъектом (регионом) Российской Федерации.

Вторая группа цифр также состоит из двух знаков и указывает год выпуска бланка паспорта.

Третья группа цифр — порядковый номер бланка паспорта состоит из шести знаков.

Например, в бланке паспорта напечатано «45 02 573482».

Цифры «45» — код г. Москвы.

Цифры «02» — 2002 год выпуска бланка паспорта.

Цифры «573482» — порядковый номер.

В связи с особенность» технологического процесса в 1997 году изготовлены бланки паспортов специального тиража и одновременно начато их серийное производство.

В специальном тираже:

— для всех субъектов (регионов) Российской Федерации (за исключением Москвы, Московской области, г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области) номера бланков паспорта начинаются с цифры 1 и заканчивается цифрой 10.

— для г. Москвы установлен номер от 1 до 100, для Московской области — от 1 до 50, для г. Санкт-Петербурга — от 1 до 30, для Ленинградской области — от 1 до 20.

— для Ленинградской области паспорта с номерами от 21 до 100 не печатались, для Московской области с номерами от -51 до 100, для г. Санкт-Петербурга с номерами — от 31 до 100, для +всех других субъектов Российской Федерации с номерами от 11 до 100.

При серийном производстве:

— номера бланков паспорта для всех без исключения субъектов Российской Федерации (регионов) начинаются с числа 101 и заканчиваются числом 999999. Причем, номера бланков паспорта «сквозные» и не связаны с годом изготовления бланков. Например, номера бланков паспорта, изготовленные в 1997 году; 97 000101-97 003500; в 1998 году будут продолжены с номера 98 003501 и т.д., а после изготовления 999999 — ого бланка следующим будет номер 000101 с соответствующим годом изготовления.

2. Описание гербовой мастичной печати

Гербовая мастичная печать (см. образец) предназначена для проставления мастичных оттисков на второй странице бланка паспорта гражданина Российской Федерации. Она выполнена в виде окружности диаметром 31 мм. Все изображение печати условно разделено на 4 части — внешнее кольцо, среднее кольцо, внутреннее кольцо и центральная часть.

Внешнее кольцо

Внешнее кольцо печати разделено пополам черными на белом фоне пятиугольными звездочками. строго ориентированными по горизонтали.

В верхней, по отношению к номеру паспортно-визового подразделения, половине кольца белым шрифтом на черном фоне выполнена надпись «МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ». В нижней половине кольца та же надпись выполнена черным шрифтом с белым контуром на сером фоне.

Среднее кольцо

Верхние две трети среднего кольца печати занимает надпись «Паспортно-визовая служба МВД России». Надпись выполнена черным цветом на белом фоне.

Нижнюю треть кольца занимает номер, соответствующий коду подразделения, паспортно-визовой службы, вносимого в соответствующий реквизит на стр.2 бланка паспорта.

Номер выполнен черным цветом на фоне защитной сетки и отделяется от надписи восьмиугольными звездочками серого тона.

Защитная сетка состоит из трех разделенных между собой горизонтальными промежутками частей. Размеры и конфигурация верхней и нижней частей сетки идентичны. Средняя часть представляет собой уменьшенное изображение верхней и нижней частей.

Внутреннее кольцо

Внутреннее кольцо печати образовано двумя разделенными между собой пятиконечными звездочками надписями следующего содержания: «Печать основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации». Надписи выполнены микротекстом.

Центральная часть

В центральной части печати расположен Государственный герб Российской Федерации (без щита) в растровом исполнении (не менее 6 полутонов).

3. Описание номера гербовой мастичной печати

Номер гербовой мастичной печати соответствует коду подразделения паспортно-визовой службы (см. таблицу 2), вносимому в соответствующий реквизит на стр. 2 бланка.

Номер гербовой мастичной печати состоит из двух групп цифр (три цифры в каждой группе), которые разделены между собой дефисом.

Первая группа — код, закрепленный за конкретным субъектом Российской Федерации. Третья цифра первой группы обозначает уровень паспортно-визового подразделения в системе органа внутренних дел: 1 — ПВС МВД, ГУВД, УВД субъекта Российской Федерации, 2— ПВС районного (городского) отдела (управления) внутренних дел. 3 — ПВС. обслуживающая территорию городского (поселкового) отделения милиции.

Вторая группа цифр обозначает номер, закрепляемый приказом МВД, ГУВД, УВД за конкретным паспортно-визовым подразделением.

Копия приказа о закрепленных за паспортно-визовыми подразделениями номерах в установленном порядке направляется в ГТВУ МВД России.

4. Требования к техническим средствам при оформлении паспорта гражданина Российской Федерации

При оформлении паспорта гражданина Российской Федерации (далее -«паспорт») с использованием технических средств необходимо соблюдать общие правила, установленные Инструкцией о применении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации.

Для внесения записей на страницах 2, 3, 16 и 17 паспорта могут использоваться обычные электрические пишущие машинки, пригодные для оформления документов, изготовленных в виде книжек толщиной не менее 2 мм, специальные плоскопечатающие устройства со шрифтовым колесом типа «ромашка» (автономные или с возможностью подключения к ПЭВМ), а также матричные плоскопечатающие принтеры (типа РА55 ВООК, ВООК РК1МТ и т.п.) со следующими обязательными техническими характеристиками:

— количество игл — не менее 18;
— шрифты — ROMAN, OCRB (русифицированный);
— качество шрифтов — DRAFT, LQ;
— совместимость — IBM PPDS, ЕSC/Р;
— интерфейс — CENTRONICS, RS 232
— позиционирование — механическое или оптическое.

При заполнении реквизитов паспорта при помощи технических средств используются заглавные буквы. Написание дат производится по следующим правилам: число — две цифры, далее точка, без пробела номер месяца, далее точка и без пробела четыре цифры гола (например 12.12.1998).

Личная фотография гражданина наклеивается специальным клеем.

Вшитая в бланк паспорта ламинаторная пленка холодного прикатывания (самоклеющаяся) наносится на полностью оформленную страницу 3 после поэтапного (по соответствующим просечкам) снятия с клеевого слоя бумажной подложки. При этом необходимо внешнюю поверхность пленки прокатывать роликом или разглаживать краем линейки достаточной ширины по направлению от прошивки к длинному краю паспорта. Ламинаторная пленка горячего прикатывания скрепляется с оформленной страницей паспорта при пропускании закрытого и обернутого бумагой паспорта

5. Защитные элементы паспорта гражданина Российской Федерации

Бланк паспорта гражданина Российской Федерация содержит следующие защитные элементы:

1. В бумаге страниц бланка:

— 3 — тоновый водяной знак в виде букв «РФ» (при просмотре на просвет или под углом 5-10 град. к странице);
— защитные волокна 3 видов (видимые в обычном световом диапазоне -красного цвета, видимые в ультрафиолетовом диапазоне — светло-зеленого и желтого цветов).

2. В печати страниц бланка:

— при просмотре в ультрафиолетовом диапазоне краска рамки переднего форзаца светится желто — зеленым свечением, аналогично высвечивается слово «ПАСПОРТ» на стр. 2, слово «Россия» — на стр. 3, слова «МЕСТО ЖИТЕЛЬСТВА» — на 6, 8, 9 и 12 страницах;

— на титульной, странице текст «Паспорт гражданина Российской Федерации» и гильоширная полоса на стр. 20 исполнены металлографической печатью;

— рельефная сетка;

— на всех страницах бланка ирисовая печать(плавный переход из одного цвета в другой);

— строки для заполнения на стр. 2 и 3 выполнены микротекстом;

— в гильоширной полосе на стр.20 под углами зрения в диапазоне от 10 до 50 градусов просматривается слово «РОССИЯ» (при взгляде с длинной стороны бланка — светлые буквы на темном фоне, а с короткой — темные буквы на светлом фоне)

3. Бланк сшит нитью из 2 сложений красного и желтого цветов, причем желтое сложение светится в ультрафиолетовом диапазоне желтым цветом.

4. Между стр. 2 и 3 вшита специальная защитная прозрачная (ламинаторная) пленка (холодного или горячего прикатывания) По местам прилегания пленки на левый и верхний края фотографии и по обеим сторонам от прошивки на внутренней (ближайшей к стр. 3) стороне ламинаторной пленки нанесены типографские изображения, исполненные специальной переходящей на бумагу краской красного цвета. В ультрафиолетовом диапазоне наблюдается полоса розового свечения, состоящая в свою очередь из волнистых полос из повторяющейся аббревиатуры «МВД РОССИИ».

Остальные защитные признаки контролируются специалистами Объединения «Гознак» Минфина России и экспертно-криминалистическими подразделениями органов внутренних дел.

6. Требования к личной фотографии для паспорта гражданина Российской Федерации

Личная фотография для паспорта гражданина Российской Федерации должна соответствовать следующим требованиям:

1. Личная фотография изготавливается в черно-белом исполнении.

2. Основные параметры личной фотографии:

— размер предъявляемой фотографии должен 37х47 +2 мм;

— окончательный размер личной фотографии (после вырезки) для наклеивания в паспорт должен быть 35х45 мм;

— размер изображения лицевой части головы 12+1мм (лицевая часть головы — расстояние от нижней точки подбородка до условной горизонтальной линии, проведенной через зрачки глаз);

— изображение размещается на личной фотографии так, чтобы свободное от изображения верхнее поле над головой было 5+1мм.

3. Характеристики личной фотографии:

— на личных фотографиях лицо должно быть сфотографировано строго анфас, с мимикой (выражением), не искажающей его черты, без головного убора. Фотографирование желательно производить в однотонном костюме(платье);

— не допускается фотографирование лиц в очках с тонированными стеклами;

— недопустима общая и в деталях нерезкость фотоснимка, наличие нерезких бликов в изображении глаз;

— фотографии могут быть выполнены только с технической ретушью негатива, недопустимо искажение характерных особенностей лица;

— Изображение должно быть четким, среднего контраста, с мягким светотеневым рисунком. Задний фон светлее изображения лица, ровный, без полос, пятен и изображения посторонних предметов;

— личные фотографии изготавливаются на фотобумаге толщиной до 0,3мм. Тип фотобумаги устанавливается ПВУ МВД России совместно с ЭКЦ МВД России:

— на фотографиях не допускаются изломы, царапины, повреждения эмульсионного, слоя, затеки, пятна, различного рода вуали, следы позитивной ретуши, в том числе химической, и другие технические дефекты.

7. Перечень сокращений, применяемых при оформлении паспорта гражданина Российской Федерации

На странице 2:

-в реквизите «Паспорт выдан» допустимо наименование органа внутренних дел указывать с использованием следующих сокращений: «ГОВД» «РОВД», «УВД», «ГУВД», «МВД»;

— в наименовании административно-территориального образования допустимы сокращения: область — «обл.», республика — «респ.», автономная область — «автоном. обл.», автономный округ — «автоном. окр.»;

-в реквизите «Дата выдачи» дата указывается арабскими цифрами с проставлением точек после числа и месяца рождения, например 01.07.1999 (см. образцы).

На странице 3:

— в реквизите «Пол» сокращенно указывается «муж.» или «жен.»;

— в реквизите «Дата рождения» дата указывается арабскими цифрами с проставлением точек после числа и месяца рождения, например 01.08.1983;

На страницах 14 и 15 в штампах о регистрации и расторжении брака допустимы сокращения административно-территориального образования, даты регистрации (расторжения) брака и года рождения супруга аналогично сокращениям, указанным на странице 3 паспорта.

8. Описание кода паспортно-визового подразделения

Код паспортно-визового подразделения расположен в среднем кольце гербовой мастичной печати под изображением Государственного герба Российской Федерации.

Код устоит из двух групп цифр (три разряда в каждой группе). Первые две цифры первой группы обозначают код, закрепленный за конкретным субъектом Российской Федерации. Третья цифра первой группы обозначает уровень паспортно-визового подразделения, оформившего паспорт: в системе органа внутренних дел 1 — ПВС МВД, ГУВД, УВД субъекта Российской Федерации. 2 — ПВС районного (городского) отдела (управления)

внутренних лея, 3 — ЛВС, обслуживающее территорию городского (сельского) отделения милиции.

Вторая группа цифр обозначает код, закрепленный МВД, ГУВД, УВД субъекта Российской. Федерации за конкретным паспортно-визовым подразделением.

Например, гербовая мастичная печать паспортно-визового подразделения МВД Республики Алтай имеет код «041-001», Рыбновского РОВД Рязанской области — «622-045», Дрезненского отделения милиции Орехово-Зуевского УВД Московской области — «503-089» (последние три цифры во всех кодах приведены условно).

Серии бланков паспортов гражданина Российской Федерации.

№ п/п РЕГИОНЫ Серии бланков паспортов
РЕСПУБЛИКИ
1 Республика Адыгея (Адыгея) 79
2 Республика Алтай 84
3 Республика Башкортостан 80
4 Республика Бурятия 81
5 Республика Дагестан 82
6 Республика Ингушетия 26
7 Кабардино-Балкарская Республика 83
8 Республика Калмыкия 85
9 Карачаево-Черкесская Республика 91
10 Республика Карелия 86
11 Республика Коми 87
12 Республика Марий Эл 88
13 Республика Мордовия 89
14 Республика Саха (Якутия) 98
15 Республика Северная Осетия-Алания 90
16 Республика Татарстан (Татарстан) 92
17 Республика Тыва 93
18 Удмуртская Республика 94
19 Республика Хакасия 95
20 Чеченская Республика 96
21 Чувашская Республика — Чаваш республики 97
nbsp; КРАЯ nbsp;
22 Алтайский край 1
23 Краснодарский край 3
24 Красноярский край 4
25 Приморский край 5
26 Ставропольский край 7
27 Хабаровский край 8
ОБЛАСТИ
29 Архангельская область 11
30 Астраханская область 12
31 Белгородская область 14
32 Брянская область 15
33 Владимирская область 17
35 Вологодская облаете» 19
36 Воронежская область 20
37 Ивановская область 24
38 Иркутская область 25
39 Калининградская область 27
40 Калужская область 29
41 Камчатская область 20
42 Кемеровская область 32
43 Кировская область 33
44 Костромская область 34
45 Курганская область 37
46 Курская область 38
47 Ленинградская область 41
48 Липецкая область 42
49 Магаданская область 44
50 Московская область, комплекс «Байконур» 46
51 Мурманская область 47
52 Нижегородская область 22
53 Новгородская область 49
54 Новосибирская область 50
55 Омская область 52
56 Оренбургская область 53
57 Орловская область 54
58 Пензенская область 56
59 Пермская область 57
60 Псковская область 58
61 Ростовская область 60
62 Рязанская область 61
63 Самарская область 36
64 Саратовская область 63
65 Сахалинская область 64
66 Свердловская область 65
67 Смоленская область 66
68 Тамбовская область 68
69 Тверская область 28
70 Томская область 69
73 Ульяновская область 73
74 Челябинская область 75
75 Читинская область 76
76 Ярославская область 78
ГОРОДА ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗНАЧЕНИЯ
77 город Москва 45
78 город Санкт-Петербург 40
АВТОНОМНЫЕ ОБЛАСТИ
79 Еврейская автономная область 99
АВТОНОМНЫЕ ОКРУГА
80 Агинский Бурятский автономный округ 43
81 Коми-Пермяцкий автономный округ 48
82 Корякский автономный округ 51
83 Ненецкий автономный округ 55
84 Таймырский (Долгано-Ненецкии) автономный округ 59
85 Усть-Ордынский Бурятский автономный округ 62
86 Ханты-Мансийский автономный округ 67
87 Чукотский автономный округ 77
88 Эвенкийский автономный округ 72
89 Ямало-Ненецкий автономный округ 74

ПЕРЕЧЕНЬ номеров гербовых мастичных печатей и кодов подразделений ПВС органов внутренних дел

В жизни каждого человека, рано или поздно, возникает ситуация, когда ему нужно заменить паспорт. Не каждый знает, что на то время, пока будет изготавливаться документ, нужно иметь при себе временное удостоверение личности. Оформляется справка довольно просто, не требуя затрат, и знать о тонкостях процедуры желательно каждому совершеннолетнему россиянину.

Что такое временное удостоверение личности

Каждый документ, полученный в течение жизни человеком, обладает юридической силой, однако пригоден лишь в конкретных ситуациях. Основной документ жителя любой державы, в том числе и России – гражданский паспорт. Его, в случае необходимости, можно заменить такими документами:

  • временное удостоверение личности по форме 2п;
  • документ воинского учета (военный билет);
  • свидетельство о рождении (тем, кто моложе 14-ти);
  • удостоверение моряка;
  • загранпаспорт;
  • справка о судимости.

Следует помнить, что в таких документах нет полной информации о человеке (как в гражданском паспорте), но подтвердить личность они могут.

В то время, пока паспорт пребывает на замене, удостоверить гражданскую принадлежность могут:

  • временное удостоверение личности (ВУЛ);
  • составленная в произвольной форме справка о замене паспорта.

При этом именно ВУЛ дает большую свободу действий в тех или иных ситуациях.

Внешний вид временного удостоверения утвержден на законодательном уровне и представляет собой:

  • бланк – размером 17,6 см на 12,5 см, изготовленный на перфорированной бумаге;
  • лицевая сторона – название и срок действия документа;
  • оборот – номер, личные данные человека и фото, а также данные органа, выдавшего документ, причина выдачи, подписи, печать ГУВМ мвд.

Графа о возможном продлении документа заполняется при необходимости.

Когда оформляется ВУЛ

ВУЛ потребуется тогда, когда человек меняет внутренний паспорт, то есть в таких ситуациях:

  • ему исполнилось 20 или 45 лет;
  • паспорт был утерян;
  • украден;
  • испорчен;
  • необходимо внести изменения;
  • в документе допущены ошибки.

Оформление ВУЛ

Выдается форма 2п временное удостоверение личности только по просьбе гражданина в тех случаях, когда внутренний паспорт находится в процессе переоформления.

Где получить

Удостоверение, заменяющее паспорт, может быть получено лично в органе ФМС или многофункциональном центре МФЦ, ближайшем к месту проживания заявителя, либо оформлено онлайн на портале Госуслуг. Подробнее, где получить временное удостоверение личности:

  • Управление по вопросам миграции.

В том же подразделении ГУВМ МВД, куда были сданы документы для переоформления удостоверения личности российского гражданина, можно получить временный паспорт. Порядок действий таков:

  • собрать документы;
  • выбрать ближайший отдел ГУВМ;
  • подать бумаги;
  • устно заявить о необходимости получения временно удостоверяющего личность документа.

При этом временное удостоверение личности при замене паспорта оформляется в день обращения и регистрируется в соответствующем порядке.

  • Gosuslugi.ru. Удобный портал Государственных услуг предоставляет множество операций, которые можно осуществить в электронном виде, сэкономив свое время и нервы. Здесь можно подавать запросы на различные услуги, в том числе, чтобы получить временный паспорт при замене основного. После подтверждения онлайн-заявки через некоторое время реальное удостоверение можно будет забрать в миграционной службе.

Если вы еще не знаете, как получить временное удостоверение личности, запомните, что подача заявки на портале Госуслуг предусматривает:

  • регистрацию на портале, а затем вход в личный кабинет;
  • выбор в соответствующем разделе требуемой услуги;
  • активацию получения услуги (кнопка «Получить услугу»);
  • занесение личных данных в открывшуюся анкету;
  • загрузку фотографии;
  • внесение информации о семейном положении, детях, родителях, загранпаспортах;
  • указание типа обращения (по месту постоянного или временного пребывания);
  • выбор подразделения миграционной службы;
  • согласие на обработку персональных данных.

После чего, при условии правильного оформления данных и после получения соответствующего уведомления, нужно обратиться в ГУВМ МВД за паспортом. Отслеживать статус заявки можно онлайн.

Пакет документов

Для тех, кто уже знает, как получить временный паспорт, напомним обязательные документы:

  • заявление о замене документа;
  • свидетельство о рождении;
  • паспорт, подлежащий обмену;
  • фото;
  • справка из полиции (если гражданский паспорт был украден).

Для получения ВУЛ потребуется только фото (3,5 см на 4,5 см) и заявление в устной форме.

Срок действия

Получить временное удостоверение личности гражданина РФ можно очень быстро, при подаче заявки на переоформление внутреннего паспорта. С собой должно быть фото на удостоверение, и через 15 минут справка уже будет на руках.

Действует справка 2п 2 месяца, после чего ее нужно сдать в специальную службу.

Дата окончания действия удостоверения обозначена на лицевой стороне бланка.

Отказ в выдаче ВУЛ

Причиной отказа в выдаче справки может быть только тот факт, что у гражданина не приняли документы на оформление паспорта. Во всех остальных случаях отказ можно считать незаконным.

Продление срока действия и сдача ВУЛ

Если миграционная служба не выдала паспорт в назначенный срок (через 10 дней для постоянной и через 30 дней для временной регистрации), а форма 2п временное удостоверение заканчивает свое действие, ВУЛ можно продлить. Для этого нужно обратиться в ГУВМ МВД с соответствующей просьбой. Сделать это можно и заблаговременно.

Сдача ВУЛ производится тогда, когда гражданин получает на руки свой паспорт.

На что дает право временное удостоверение

Следует помнить, что справка 2п при замене паспорта – это не гражданский паспорт, и полномочия документа ограничены. Однако, с ВУЛ можно беспрепятственно:

  • покупать авиа или железнодорожные билеты для передвижения внутри страны;
  • выполнять банковские операции;
  • устроиться на работу (в соответствии со статьей № 65 Трудового кодекса);
  • осуществлять денежные переводы;
  • получать нотариальные услуги.

Трудности для владельцев справки 2п

В то же время ВУЛ не дает права:

  • жениться или развестись официально;
  • прописаться;
  • оформить заграничный паспорт;
  • купить проездные билеты за границу;
  • доказать факт наличия несовершеннолетних детей.

И все же, даже при некоторых ограничениях, лучше все же оформить временное удостоверение, ведь при необходимости гражданин легко сможет подтвердить свою личность и избежать возможных проблем. Тем более, что процедура оформления ВУЛ очень проста.

Как будет выглядеть новый электронный паспорт гражданина России

В правительстве показали, как будет выглядеть электронный паспорт гражданина России. Пластиковый документ представил вице-премьер Максим Акимов, курирующий в правительстве вопросы транспорта и цифрового развития. Полностью ввести в обиход документ нового образца планируется уже к 2024 году. Рассказываем, что представляет из себя современный паспорт и какие он откроет возможности.

Фото: РИА Новости/Екатерина Штукина

Электронный паспорт гражданина РФ

17 июля вице-премьер Максим Акимов представил на всеобщее обозрение макет электронного паспорта гражданина России. Новый документ по внешнему виду напоминает банковскую карту или водительские права.

На лицевой стороне паспорта размещена фотография его владельца, а также некоторые его данные: по словам вице-премьера, это фамилия, имя, отечество, дата рождения, место рождения и срок действия документа. На обороте – буквенный и QR-коды, а также еще одно, голографическое изображение носителя документа.

Помимо данных, фиксирующихся в действующих сегодня паспортах, документ нового образца будет также носителем информации о водительских правах, СНИЛС и ИНН. Кроме того, в карту будут встроены чип и возможность бесконтактного действия. Предполагается, что новый документ будут выдавать на 10 лет. Пилотный выпуск паспортов нового образца начнется в Москве в следующем году.

В правительстве утверждают, что все технические аспекты для внедрения технологичного документа уже проработаны. Кроме того, при производстве чипа и разработке программного обеспечения не будут использоваться иностранные компоненты.

Обновимся к 2024 году

Выдача документов нового образца начнется в июле 2020 года. При этом в 2022 году выпуск бумажных паспортов планируют полностью прекратить, а к 2024 году, согласно прогнозам, россияне смогут полностью перейти на электронную версию документа.

При этом на совещании в подмосковных Горках председатель правительства Дмитрий Медведев отметил, что сроки могут сдвинуться – в лучшую сторону. «Очевидно, что мы можем действительно быстрее отказаться от использования бумажных паспортов. Вот есть предложение сделать это на два года раньше, чем это планировалось изначально, то есть где-то в 2023 году. И на два года раньше первоначальных сроков заменить бумажные паспорта на электронные», – отметил Медведев.

Фото: ТАСС/Екатерина Штукина/POOL

При этом к смене паспортов никого принуждать не будут. Да, если срок паспорта истечет после 2022 года, граждане смогут получить только документ нового образца. Но те, кто уже имеет бессрочные паспорта, то есть обновили их как положено, в 45 лет, по словам Акимова, будут иметь полное право пользоваться ими сколько угодно.

Если не подошел срок замены паспорта или его получения, то будет функционировать бумажный паспорт. <…> Если человек не желает его менять, <…> можно будет пользоваться бумажным паспортом. Если вы после 45 лет уже получили паспорт, то им можно пользоваться до гробовой доски, никто его отзывать не будет.
Максим Акимов вице-премьер

Мобильное приложение «Мой паспорт»

Для более продвинутых пользователей в правительстве продумали опцию – паспорт в виде приложения на смартфоне. Программа будет доступна вне зависимости от платформы мобильного телефона.

По словам вице-премьера, воспользоваться приложением можно будет для различного рода операций, где сегодня необходимо предъявление бумажного оригинала документа. Например, мобильную версию удостоверения разрешат предъявлять в аэропорту, в билетных кассах железнодорожных вокзалов. Все это – благодаря электронной подписи.

С помощью облачных технологий можно будет использовать облачную электронную подпись <…>. Не надо будет все время носить в кармане этот легкий документ. Нужно будет предъявить мобильное приложение.
Максим Акимов вице-премьер

Потенциально приложение «Мой паспорт» станет для документа нового образца таким же аналогом, как технология pay pass для банковских карт, рассказал эксперт в области безопасности Александр Власов Москве 24. «Мобильное приложение сможет полностью заменить паспорт», – прогнозирует эксперт.

Безопасность от подделок

Фото: ТАСС/Екатерина Штукина/POOL

Помимо всего прочего, в правительстве отмечают, что новые паспорта будет намного сложнее подделать. «Это крайне защищенный документ с голографическим изображением, криптография российская, с QR-кодом», – рассказал Акимов. Он пояснил, что подделать такой документ будет стоить несоизмеримо дороже. «Безопасность будет на порядок выше, чем в сфере обращения бумажных паспортов», – утверждает вице-премьер.

Эксперт в области безопасности Александр Власов в беседе с Москвой 24 объяснил, что базу электронных документов защищать гораздо проще. «Если данные все в электронном виде и зашиты на карточке, то можно применить специальные технологии деперсонализации: когда в одной части базы только номера хранятся, в другой части – биометрические данные и так далее. Мошенникам будет очень трудно собрать воедино всю эту информацию. С бумажными паспортами такого пока никто не делал», – отметил собеседник портала.

Кроме того, во всех технических аспектах внедрения документов нового типа будут использоваться только отечественные технологии. Иностранные компоненты не привлекут ни в криптоалгоритме, ни с точки зрения программного обеспечения, ни при производстве чипа, добавил Акимов.

Без дополнительных бюджетных затрат

В правительстве пообещали: переход на системы электронных паспортов не потребует дополнительных бюджетных затрат. По словам вице-премьера, приобретение картридеров для новых удостоверений выйдет значительно дешевле, чем обслуживание бумажных принтеров и другой сопутствующей техники.

Кроме того, первое время госпошлина на выдачу паспортов нового образца останется прежней – 300 рублей. Правда, идти за документом на первых порах придется в МВД. А в перспективе появится возможность получать электронное удостоверение в специальных криптокабинах – автоматических комплексах по сбору биометрических данных.

«Мы научены негативным опытом других государств, которые раньше нас вводили систему электронных паспортов граждан, мы учли все их недостатки и недочеты в рамках информационной безопасности», – уверяет профессор кафедры юриспруденции, интеллектуальной собственности и судебной экспертизы МГТУ им. Баумана, доктор юридических наук Виталий Вехов. В беседе с Москвой 24 эксперт отметил, что нововведения не стоит бояться, ведь этот опыт уже прекрасно работает в ряде других стран.

Медведев рассказал о переходе на электронные паспорта

Каждый гражданин РФ, проживающий на территории страны и достигший возраста 14 лет, обязан оформить внутренний российский паспорт – документ-книжку установленной формы в красной обложке. Все хорошо знают, как выглядит их паспорт, но мало кто из владельцев документа заглядывал дальше первого разворота. И напрасно, страницы паспорта содержат немало полезной информации о гражданине.

Общая информация о паспорте и его содержание

Согласно Положению, утв. (далее – Положение), паспорт является главным удостоверительным документом для каждого, кто имеет российское гражданство. Его основная функция – удостоверение личности владельца, а также сообщение основной информации о нем.

Документ изготавливается по единому для всех регионов России стандарту в соответствии с формой, которую содержит Описание паспорта РФ, утвержденное вышеуказанным Постановлением.

В соответствии с п. 4, 5 Положения, в удостоверительном документе отражаются такие сведения и отметки:

  • полное имя гражданина (ФИО);
  • половая принадлежность;
  • день и место рождения;
  • отметки о прохождении и снятии с регистрационного учета по месту жительства/пребывания;
  • отметки о воинской обязанности, для совершеннолетних военнообязанных лиц;
  • записи о заключении или расторжении брака, о наличии малолетних детей, не достигших 14 лет;
  • отметки о ранее выданных паспортах, в том числе заграничных.

По желанию владельца в документ вписываются данные о его группе крови и индивидуальный номер налогоплательщика. Внесение любых других сведений, не предусмотренных Положением, запрещено, иначе паспорт будет считаться недействительным.

Впервые общегражданский паспорт оформляется в 14-летнем возрасте. По мере взросления его дважды придется заменить – в 20 и 45 лет. Есть и другие основания для замены.

Описание паспортного бланка

Постановлением Правительства № 828 утверждено Описание паспортного бланка, где в подробностях обозначены все особенности единого стандарта. Согласно ему, паспортный бланк состоит из обложки, приклеенных к ней форзацев и прикрепленных к форзацам страниц. Размер паспорта РФ, согласно п. 2 Описания, составляет 8,8 х 12,5 см в закрытом виде.

По всей длине бланк сшит двухцветной ниткой, светящейся в темноте. Указаны и другие визуальные особенности бланка:

  1. Обложка – изготавливается из бумаги или иного материала, стойкого к износу, и имеет темно-красный цвет. В ее верхней части напечатано «Российская Федерация», посредине размещен золотистый герб, а снизу – слово «Паспорт».
  2. Нумерация – все бланки оснащены уникальными номерами из трех групп цифр. Первые две группы – это код серии паспорта, состоящие из 2 цифр каждая. Они означают регион выдачи и год выпуска бланка. Третья группа – номер из 6 цифр. Формат нумерации выглядит так: «YY YY XXXXXX» Номера размещаются на 2-3, а также на 5-20 страницах путем печати и перфорации страниц лазером соответственно.
  3. Способы защиты – паспортный бланк печатается на специальной бумаге, в состав которой входит 3 вида защитных волокон. Паспорт в развернутом виде имеет водяной знак, содержащий видимые на свету буквы «РФ». На 12 и 20 страницах размещается специальная металлическая полоса, изменяющая цвет при смене угла просмотра. Все страницы оснащены рельефным тиснением, а способ печати обеспечивает плавный переход одного оттенка в другой.
  4. Длины полей данных – большинство реквизитов, указанных в паспортном бланке, имеет допустимое количество символов, которые можно использовать при их заполнении. Их полный перечень приведен ниже.

Назначение страниц паспортного бланка

Удостоверительный документ, согласно п. 2 Описания, содержит 20 страниц, 14 из которых пронумерованы. Все страницы паспорта имеют собственное назначение, которое должно учитываться при заполнении бланка. Рассмотрим содержание основных и второстепенных страниц.

Главные страницы

Открывая паспортную книжку, владелец видит форзац с изображением Кремля и типографическим орнаментом. На переднем и заднем форзаце и держится весь бланк документа. Далее по порядку:

  1. Страница напротив – первая страница паспорта. На ней изображен цветной российский герб, слова «Паспорт гражданина РФ» и типографический орнамент в темно-бордовых оттенках. Первая страница дублирует содержание обложки и новой информации не несет, выполняя лишь функции титульной страницы.
  2. На развороте первой размещена вторая страница. На 2, 3, 16 и 17 страницах информация размещается параллельно корешку документа. Она содержит сведения о подразделении ГУВМ МВД, которое выдало паспорт: код, печать, подпись начальника, а также дату выдачи документа и личную подпись гражданина.
  3. Вторая и третья страницы паспорта – это основной разворот, содержащий наиболее ценную удостоверительную информацию о гражданине. Третья страница используется для размещения обязательных персональных данных: полного имени, половой принадлежности, дня и места рождения. Кроме того, на странице размещается фото владельца. Поскольку это главная страница паспорта, на нее наносится ламинирующая пленка, на которой, присмотревшись, можно рассмотреть голограмму – элемент округлой формы, меняющий цвет, с символами «РФ».
  4. Четвертую страницу оставляют пустой – на ней нет никакой информации для граждан, кроме машиночитаемых записей, размещенных в нижней части. Эти записи содержат основную информацию о владельце документа, стране происхождения и органе, оформившем удостоверение личности.
  5. Пятая страница паспорта и все последующие, вплоть до 12 включительно, используются для внесения отметок о прохождении и снятии с регистрационного учета по месту проживания и пребывания (сведения о временной и постоянной прописке). Они ставятся в виде штампа сотрудниками миграционных органов или должностными лицами многофункциональных центров. Для обозначения этой «секции» на пятой странице размещена надпись: «Место жительства». 6, 7, 8 страница и все последующие таких надписей не имеют.
  6. Завершается документ 20-й страницей, на которой размещена основания информация из Положения, актуальная для владельца паспорта: сведения об обязанности бережного хранения, напоминания о замене документа в срок, а также о возможности вносить исключительно данные, предусмотренные этим Положением.

Место внесения особых отметок

Оставшиеся страницы предназначены для размещения отметок:

  • штамп военкомата о военной обязанности – на 13-й странице;
  • 14-я и 15-я страница паспорта о семейном положении – для штампов ЗАГСа о заключенных и расторгнутых браках;
  • данные о малолетних детях гражданина отображаются на развороте 16-й и 17-й страниц. Здесь же ставится подпись чиновника, разместившего сведения о детях, а также штамп территориального подразделения ОВМ УМВД. Сама информация о детях размещается в таблице из 4 граф, в которых указывается половая принадлежность, полное имя и день рождения каждого ребенка;
  • 18-я страница, как правило, используется для внесения по желанию владельца сведений о его группе крови и номера налогоплательщика. Эта информация вписывается сотрудниками медицинских учреждений и налоговой службы соответственно;
  • 19-я страница может использоваться для отображения сведений о ранее оформленных внутренних или заграничных паспортах. Их вносят работники миграционных органов.

Как наносится текст

Все основные сведения заносятся в паспорт печатными буквами на русском языке при помощи технических средств. Информация о шрифте недоступна, предположительно, во избежание подделок. Весь текст наносится на полиграфическом комбинате.

Помимо обычного текста с 2011 года в документе также размещается запись, которая может быть считана сканером (машиночитаемая).

В соответствии с Приложением 8 к , при заполнении четвертой страницы используется интернациональный стандарт ISO 1073/II, а при воспроизведении информации – шрифт OCR-B type 1, предполагающий применение специального матричного принтера.

Где размещается фото

Фотография собственника документа находится на третьей странице. Место для ее вклейки определено орнаментными уголками. В углах предполагаемого прямоугольника размещены специальные метки, которые ориентируют принтер перед печатью. После нанесения фотографии эти метки визуально неразличимы.

Напоминаем, что к фото предъявляются строгие требования согласно п. 38 Административного регламента (приказ МВД № 851). Фото должно иметь размеры 3,5 х 4,5 см. На нем должно быть четко изображено лицо владельца, а сама она исполняется в цветном или черно-белом формате.

Оформление и замена паспорта

Впервые паспорт оформляется гражданином в 14 лет. Впоследствии он обязан минимум два раза в жизни произвести его замену – по достижении возраста в 20, а затем в 45 лет, что связано с возрастными изменениями во внешности.

Кроме этого, заменить паспорт, согласно п. 12 Положения, придется в случае:

  • изменения анкетных данных, смены даты и места рождения;
  • смены половой принадлежности;
  • изношенности, повреждений и наличия иных причин, по которым документ больше не может использоваться;
  • выявления неполных, неточных или ошибочных сведений.

Паспорт можно восстановить в случае его утери или кражи. Как в случае с заменой, закон требует сделать это в 30-дневный срок с момента возникновения оснований.

Процедура оформления и замены паспорта предполагает обращение гражданина в территориальное подразделение миграционной службы, МФЦ или подачу заявления через сайт Госуслуг.

Документы можно подать как по месту жительства, так и по месту пребывания. Срок изготовления составит 10 и 30 дней соответственно.

На этот период выдается временное удостоверение.

Вкладыши в паспорте

Паспортный бланк в РФ изготавливается по единому стандарту, но п. 2 Положения допускает использование дополнительных вкладышей республикам, входящим в состав федерации.

Они самостоятельно утверждают форму таких вкладышей, которые должны быть напечатаны на одной бумаге вместе с паспортом и согласованы с МВД и Администрацией Президента.

Во вкладыше содержится вся персональная информация о гражданине на втором государственном языке, принятом в республике. Кроме того, там размещается республиканский герб, нумерация, серия и номер документа.

Новый ID-паспорт

Гражданам должно быть известно, сколько бланков паспорта РФ в обиходе. В настоящее время действительными считаются два формата:

  • ныне действующий паспорт;
  • документ времен СССР, если он до сих пор не заменен на новый.

В планы государства входит введение и третьего формата – ID-карточки, содержащей сведения о владельце в электронном формате.

Как и в старых версиях, в текстовом формате на нем предлагается оставить основные данные: ФИО, дату и место рождения. Прочие же сведения (ИНН, биометрические данные, данные о трудовой деятельности, медицинской страховке) планируется хранить на специальном электронном чипе, встроенном в карту.

Разработка соответствующей нормативной базы ведется с 2013 года. Последний срок, с которого планировалось начать выпуск ID-карт, – март 2019 года, но он очередной раз был отложен.

Обнаружение ошибок

Паспорт можно считать просроченным не только по истечении срока его действия. Если внесенная в него информация не соответствует действительности, неполна, содержит ошибки или нарушает одно из вышеуказанных требований, паспорт также считается недействительным.

Примером таких ошибок можно считать:

  • неточное написание имени гражданина – допущение ошибок или замена букв;
  • ошибки в месте или дате рождения;
  • внесение отметок или иной информации на страницы, не предназначенные для этого;
  • внесение информации, не предусмотренной Положением;
  • отсутствие обязательных реквизитов паспорта и так далее.

В такой ситуации владельцу необходимо обратиться в паспортный стол для замены документа. Сделать это необходимо в 30-дневный срок с момента обнаружения ошибки, иначе – штраф от 1 до 5 тыс. рублей.

Паспорт гражданина РФ – это удостоверительный документ утвержденной формы. Бланк состоит из 20 страниц с несколькими степенями защиты. Главная страница – третья, на ней размещены персональные данные собственника, а сама она зашита голографической пленкой для ламинирования. У всех остальные страниц тоже особое предназначение, свойственные только им реквизиты, способы защиты от подделки и правила заполнения. Их несоблюдение делает паспорт недействительным, что обязывает владельца немедленно заменить документ.

ГОСТ 24.402-80 Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение (с Изменениями N 1, 2)

ГОСТ 24.402-80
Группа Т52

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
Система технической документации на АСУ
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ
System of technical documentation for computer control systems. Registration, storage and access

МКС 01.110
25.040

Дата введения 1981-01-01

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 14.05.80 N 2102 дата введения установлена 01.01.81
ИЗДАНИЕ (июль 2009 г.) с Изменениями N 1, 2, утвержденными в августе 1985 г., ноябре 1987 г. (ИУС 11-85, 2-88)
Настоящий стандарт распространяется на техническую документацию на автоматизированные системы управления (АСУ) и устанавливает правила учета, хранения и обращения документов, перечень которых определен ГОСТ 34.201-89.
Стандарт не распространяется на перфокарты, перфоленты и магнитные носители данных, являющиеся составной частью АСУ.
(Измененная редакция, Изм. N 2).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполняют по ГОСТ 2.501-88 с учетом требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Единой государственной системы, делопроизводства, распространяющихся на отдельные документы, разработанные при создании АСУ.

1.3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять организация (предприятие) — держатель подлинника.

1.4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен ГОСТ 34.201-89, подлежит, как правило, хранению в одной из организаций (предприятий) — участников создания АСУ.
Каждый из документов, входящих в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником или дубликатом.
(Измененная редакция, Изм. N 2).

1.5. Учет, хранение и обращение документов, выполненных на машинных носителях данных (магнитных и перфоносителях) должна осуществлять специальная служба хранения, входящая в состав ОТД (БТД), снабженная хранилищами и рабочими помещениями, предназначенными для обработки, акклиматизации, приема-выдачи документов, выполненных на машинных носителях данных, а также имеющая оборудование, обеспечивающее сохранность документов: стеллажи, шкафы, контрольно-измерительные приборы, фиксирующие параметры воздушной среды в хранилище: температуру воздуха, содержание пыли, влажность, содержание вредных газов и примесей в воздухе, напряженность магнитных полей и т.д.
Допускается включать данную службу хранения в состав других подразделений предприятия (организации).
(Введен дополнительно, Изм. N 2).

2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА

2.1. Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров должны быть использованы инвентарные книги по форме 1 ГОСТ 2.501-88. Инвентарные книги подразделяют на:
— книги подлинников (ИКП);
— книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;
— книги дубликатов (ИКД).
Каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.

2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карточек учета документов, выполненных по формам 2, 2а, 2б, 2в ГОСТ 2.501-88. В карточке учета документов допускается увеличивать вертикальный размер граф «Индекс предприятия», «Продолжение на листе», «Наименование» и «Обозначение» на 20 мм за счет уменьшения количества строк табличной части.

2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета документов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.

2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными непосредственно из подразделения, осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет:
— пригодность их для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен, достаточная контрастность текста);
— наличие необходимых подписей и дат;
— комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
— наличие всех листов подлинника, включая приложения.

2.5. Одновременно с регистрацией в ИКП заполняют графы учета на листах подлинника. Каждому учтенному подлиннику присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов.
Допускается заполнять графы учета только на титульном и заглавном листах документа.

2.6. При учете восстановленного подлинника в графе «Примечание» ИКП делают отметку «Восстановлен, дата и подпись сотрудника», в карточке учета документов к инвентарному номеру подлинника добавляют индекс «В».

2.7. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригодность их для многократного снятия копий, наличие всех листов в соответствии с сопроводительной документацией.

2.8. Дубликаты в организации-дублере следует учитывать по ИКД. В графе «Примечание» учитывают организацию (предприятие) — держатель подлинника.

2.9. Дубликаты в организации (на предприятии) — держателе подлинника подлежат обязательному учету в карточке учета документов, составленной на соответствующий подлинник. В графе «Абоненты» проставляют наименование организации-дублера, в графе «Дата» — дату отправки дубликата, в графе «Кол. экз.» — количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот же номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на поле для подшивки) вместе с индексом «Д», например «Д1».

2.10. Копии документов, поступившие из других организаций, следует регистрировать в ИКК, при этом в графе «Кем выпущен» указывают наименование организации-разработчика. Инвентарный номер, номер экземпляра, дату регистрации, подпись сотрудника проставляют на первом листе копии документа.

2.11. В приложении 1 даны примеры заполнения карточек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учтенную копию документа.
(Измененная редакция, Изм. N 2).

2.12. Текст документа, выполненного на машинном носителе данных, должен начинаться с записи информации из основной надписи в соответствии с РД 50-54-76-88 и стандартами ЕСПД.

2.13. На каждый поступивший в ОТД (БТД) машиночитаемый документ следует заводить учетную карточку (приложение 2).

2.14. Машиночитаемые документы должны приниматься службой хранения ОТД (БТД) и выдаваться из нее с записью в журнале приемо-выдачи машиночитаемых документов (приложение 3).

2.15. Аннулирование машиночитаемых документов следует оформлять актом об аннулировании машиночитаемого документа (приложение 4), который должен утверждаться руководителем предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД).

2.12-2.15. (Введены дополнительно, Изм. N 2).

3. ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ

3.1. Хранению в отделе (бюро) технической документации подлежат только учтенные документы.

3.2. Помещение хранилища должно иметь специальные условия для обеспечения сохраняемости документов и пригодности их для тиражирования, устанавливаемые нормами и правилами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

3.3. Хранилище должно быть оборудовано специальными стеллажами, шкафами для размещения документов в соответствии с ГОСТ 7.50-2002.
Документы следует хранить раздельно:
подлинники (в том числе восстановленные); дубликаты; контрольные копии; рабочие копии; копии документов других организаций; документы и отдельные листы документов, аннулированные по извещениям.
Документы располагают в порядке возрастания инвентарных номеров или по принадлежности к АСУ.
(Измененная редакция, Изм. N 2).

3.4. Подлинники и дубликаты следует хранить несброшюрованными. Подлинники и дубликаты, выполненные на бумаге, кальке, рекомендуется хранить в папках с клапанами, папки устанавливают в вертикальном положении на стеллажах (шкафах). В документе, выполненном, в основном, на листах формата А4 по ГОСТ 2.301-68, отдельные листы формата А3 и более допускается складывать по размеру формата А4.
Папки должны иметь этикетки, на которых помещают сведения, необходимые для поиска документа (инвентарный номер, наименование АСУ, обозначение документа и др.).

3.5. Копии следует хранить переплетенными, листы формата А3 и более должны быть сложены по размеру формата А4.
Допускается изготовлять уменьшенные дубликаты и копии документов по отношению к подлиннику при условии соответствия их требованиям ГОСТ 2.301-68, ГОСТ 13.1.003-83 и возможности внесения изменений. На дубликатах и копиях документов, изготовленных с изменением масштаба, на свободном поле в левом нижнем углу первого листа (страницы) дубликата, копии должен быть поставлен штамп размером 15х60 мм, высотой шрифта 3 мм — «масштаб изображения изменен».

3.4, 3.5. (Измененная редакция, Изм. N 1).

3.6. Передача подлинников (дубликатов) в специализированный фонд (фонд алгоритмов, программ и др.) должна быть оформлена актом.

3.7. Документ, выполненный на машинном носителе, должен приниматься службой хранения ОТД (БТД) вместе с листом утверждения, выполненным в соответствии с ГОСТ 19.104-78.

3.8. Документы на магнитных носителях данных, принимаемые на хранение, должны быть упакованы в кассету с предохранительным пояском или в пластмассовые коробки, в пакеты из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-82 и в коробки из пенопласта или глянцевого картона по ГОСТ 7933-89. Допускается упаковывание в коробки из картона других марок (В, Г, Д), оклеенные обложечной бумагой по ГОСТ 20283-89 или другой, равноценной ей по качеству, в коробки из полимерных материалов, например сополимеров полистирола, а также в пакеты неразъемного типа (т.е. в первичной упаковке).

3.9. Документы на разных носителях данных должны храниться раздельно.

3.10. Упаковки с документами, выполненными на магнитных лентах, должны находиться в вертикальном положении на стеллажах или в подвешенном состоянии в шкафах.
Документы на бумажных перфорационных носителях должны храниться в отдельных специальных (для перфокарт и перфолент) шкафах с выдвижными ящиками. При хранении на стеллажах документы должны быть упакованы в закрытые металлические кассеты или коробки.

3.11. На подлинник или дубликат должны наклеиваться этикетки с надписями «подлинник» или «дубликат» соответственно.

3.12. Выдача машиночитаемых документов из службы хранения ОТД (БТД) должна производиться в виде документов или копий (в соответствии с п.2.14).
Подлинники машиночитаемых документов следует выдавать только для изготовления дубликатов.

3.13. Передача документов на машинных носителях данных для временного и постоянного использования другим организациям должна осуществляться по актам приема-выдачи машиночитаемого документа (приложение 4) на основании приказа руководства предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД). Документы следует передавать с сопроводительным письмом по ГОСТ 6.10.4-84.

3.14. Сохранность записи на магнитных носителях информации проверяют не реже одного раза в 3 мес на эксплуатируемой ЭВМ (включая восстановление испорченной в процессе хранения информации).
Магнитные ленты регулярно подвергают проверке и профилактической очистке после 100-кратного использования их в работе на ЭВМ. Если магнитные ленты не используют в работе в течение 6 мес, то их следует подвергать перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулоне.

3.7-3.14. (Введены дополнительно, Изм. N 2).

4. ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ

4.1. Дубликат действует на правах подлинника только для снятия копий.

4.2. Изготовление дубликатов — по ГОСТ 2.502-68.

4.3. В случае передачи подлинников в специализированный фонд организация-разработчик должна изготовить дубликаты передаваемых документов для хранения и снятия копий.

4.4. При отсутствии надобности в дубликатах в организации-дублере дубликаты подлежат уничтожению, одновременно составляют акт по форме 6 ГОСТ 2.501-88 о списании дубликатов, копию которого высылают организации — держателю подлинников. Организация — держатель подлинника в соответствующих карточках учета документов в графе «Списано» отмечает номер и дату акта списания документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 (справочное). Примеры заполнения карточек учета документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Справочное

Пример 1 (лицевая сторона). Учет подлинника, дубликат передан в организацию 023028; учтенные копии — в организацию 022959

Пример 1 (оборотная сторона)

Пример 2 (лицевая сторона). Учет дубликата в организации-дублере

Пример 2 (оборотная сторона)

Пример 3 (лицевая сторона). Учет копии документа, разработанного другой организацией

Пример 3 (оборотная сторона)

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. (Измененная редакция, Изм. N 2).

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 (рекомендуемое). Лицевая сторона и оборотная сторона учетной карточки машиночитаемого документа

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое

ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА

Наименование организации — держателя документа

Отметка о подлинности (подлинник, дубликат, копия, контрольная копия)

Регистрационный номер документа

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА

Дата создания

Срок хранения

Дата и номер акта об аннулировании

Наименование и код документа

Примечание

Лицевая сторона документа

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *