Показания спидометра в путевом листе

Путевые листы нужно заполнять верно

Н. Савина, журнал «Учет в бюджетных учреждениях» № 2/2008

В правилах заполнения путевых листов — документов, с которыми в работе сталкивается каждое второе учреждение, — не все однозначно. Периодически при их оформлении и учете у бухгалтера возникает много вопросов, на которые в действующих нормативных актах нет ответа. Наш материал поможет разобраться в ситуации и избежать возможных ошибок.

Что такое путевой лист?

Для начала определимся, что путевой лист — это основной первичный документ для учета пробега, списания топлива, маршрута автомобиля и работы водителя, который должен выдаваться ему ежедневно (при необходимости). Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27. Кроме этого в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090, сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.

За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Следует обратить внимание, что форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства.

Например, для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых — формы путевого листа 0345004 и 0345005.

Порядок оформления

Путевой лист выписывает диспетчер или другой работник, уполномоченный на это руководителем учреждения.

Как правило, рассматриваемый документ выписывают только на один день (смену) работы водителя. Следующий путевой лист выдают при условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если работник направлен в командировку и выполняет работу более одних суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выписывают путевые листы в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например, данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа несут руководитель учреждения, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в оформлении этого документа.

Заполняем реквизиты

В рассматриваемом документе должны быть указаны его порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, на балансе которого числится автомобиль. Непременно указывают марку и государственный регистрационный номер автомобиля. Если на автомобиле осуществляют лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, в указанной строке ставят прочерк.

На оборотной стороне путевого листа указывают маршрут следования автомобиля: пункт назначения, время выезда и возвращения, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для списания стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в расходы по смете на содержание учреждения.

Не забудьте, если в документе не указана информация о маршруте следования, то, по мнению специалистов главного финансового ведомства, это не позволяет подтвердить факт использования автомобиля для нужд учреждения (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» бухгалтер делает начисление зарплаты водителю. Если зарплату начисляют по повременной системе оплаты труда, то указывают количество отработанных часов. Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб., коп.». Если же зарплату водителю начисляют по сдельной системе оплаты труда в зависимости от пройденных километров пробега, то сумму зарплаты вписывают в строку «За километраж, руб., коп.». Начисление заработной платы водителю бухгалтер подтверждает своей подписью. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля мы привели в приложении 1 на стр. 1, стр. 2.

Нужен ли медосмотр водителей?

Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см. письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.

На путевой лист ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.

Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда. В этом случае должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Вносим исправления

Поскольку путевой лист признается первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Регистрация путевых листов

Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя. Пример заполнения этого регистра учета приведен в приложении 2.

Путевые листы — основание для списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, учреждение должно их документально подтвердить.

Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если учреждение выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275.

Актуальные вопросы по правилам выписки путевых листов

Пожалуй, каждый бухгалтер, который учитывает путевые листы, задавался вопросами: можно ли выписывать этот документ на срок больше одного дня и можно ли использовать нетиповую его форму и т. д.? Ответим и на них.

Срок действия документа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы учреждения (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Обратим внимание, что все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Поэтому проверяющие органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, согласно которым бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) включает и формы путевых листов, предусмотренных для заполнения на один день.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Об использовании произвольной формы

В письмах Минфина России от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 указано, что путевые листы установленной формы обязаны составлять только автотранспортные предприятия. Остальные организации (учреждения) могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Однако в пункте 59 Инструкции № 25н установлены для списания ГСМ конкретные унифицированные формы (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), которые должны использовать именно бюджетные учреждения.

Состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных учреждений.

Поэтому рекомендуем не отступать от требований Инструкции № 25н и использовать унифицированные формы путевых листов. Если необходимо дополнить форму новыми реквизитами, не забудьте отразить это в учетной политике учреждения.

Показания спидометра

Механик или иной работник, назначенный руководителем, ежедневно проверяет и фиксирует показания спидометра транспортного средства в путевом листе (в графах «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж»). Разумеется, показания спидометра в путевом листе на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня работы автомобиля. На основании данных этих граф определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из фактического пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Медосмотр — допуск к работе водителя

Перед выездом каждый водитель должен пройти медосмотр. Только после этого водителя допускают к работе. У водителя не должно быть:
— жалоб на состояние здоровья;
— объективных признаков заболеваний;
— нарушений функционального состояния организма;
— признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психотропных веществ;
— нарушений режима труда и отдыха.

Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносят в специальный журнал.

По каким путевым листам и чекам больше нельзя списать бензин — новые разъяснения чиновников

Путевой лист без подробного маршрута

Что не так. Инспекторов не устраивают путевые листы, в которых вместо подробного маршрута фраза «по городу» или только исходный и конечный пункты поездки — гараж компании, без указания промежуточных пунктов назначения.

Как правильно. Чтобы подтвердить расходы на бензин, включите в путевой лист подробный маршрут поездки. Инспекторы хотят видеть такие данные о маршруте, чтобы по ним можно было точно определить путь и цель поездки.

Сведений о пути движения автомобиля нет в перечне обязательных реквизитов путевого листа (приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Но эта информация нужна, чтобы доказать налоговикам, что расходы на ГСМ обоснованны. Часто налоговиков поддерживают и суды (постановления арбитражных судов Поволжского округа от 2 декабря 2016 г. по делу № А55-16446/2015 и Уральского округа от 8 мая 2015 г. по делу № А50-14001/2014).

Указывайте начальную, промежуточные и конечную точки поездки по возможности точно. Адрес пишите с номером дома, офиса, строения. Еще лучше дополнительно указать название контрагента, мероприятия. Тогда у проверяющих не возникнет лишних вопросов о производственной цели поездки, а вам не придется вспоминать, зачем же ее организовывали.

Формально требования указывать каждый адрес, где был водитель, нет. К тому же в начале смены водитель не всегда знает, куда его пошлют. Но если не указать маршрут или написать общие фразы типа «по городу», «по заданию компании», инспекторы могут заподозрить, что цель поездки была непроизводственная, и снять расходы на ГСМ. Стоимость израсходованного бензина включат в доходы водителя, доначислят НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243).

Со своей стороны можно попробовать доказать производственное назначение расходов. Путь следования можно подтвердить отчетами по эксплуатации транспортного средства, картами, товарно-транспортными накладными с адресами покупателей и поставщиков. Иногда судьи принимают такие документы (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24 апреля 2015 г. № Ф06-23360/2015).

Путевой лист без медосмотра

Что не так. Отметка о медосмотре водителя — обязательный реквизит путевого листа. Но если это единственный недостаток в документе, маловероятно, что налоговики снимут расходы только из-за этого.

Как правильно. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, подпись, расшифровка и штамп медицинского работника — обязательные реквизиты путевого листа (подп. 2 п. 7, п. 16 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Требование связано с тем, что закон обязывает проводить предрейсовые осмотры всех водителей компании или предпринимателя, который сам водит транспортное средство. Послерейсовые медицинские осмотры проводят только для водителей, которые перевозят пассажиров или опасные грузы (ст. 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Но к отметкам о медосмотре налоговики относятся не так строго. Если в путевом листе не хватает только этих отметок, а другие реквизиты компания заполнила по всем правилам, инспекторы признают расходы на ГСМ. Если же в путевом листе налоговики найдут и другие ошибки, то могут снять расходы.

Есть и другая опасность. Инспектор ДПС может оштрафовать компанию или предпринимателя на 30 000 руб. за то, что пассажиров и багаж или груз перевозит водитель, который не прошел медосмотр (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). В законе предусмотрен еще штраф Росздравнадзора на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ). Но для компаний, у которых основной вид деятельности не перевозки, проверки Росздравнадзора и штрафы от него маловероятны.

Указывайте число, месяц, год, часы и минуты проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя. Рядом должен быть штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводил медосмотр. Если нет возможности нанять медработника в штат, заключите договор оказания услуг по проведению осмотров водителей с медицинской организацией, у которой есть действующая лицензия.

Путевой лист без техосмотра

Что не так. Налоговики могут придраться к путевому листу, если заметят, что в нем нет нового обязательного реквизита — отметки о техосмотре машины.

Как правильно. С 26 февраля в путевых листах нужно указывать дату и время предрейсового контроля технического состояния машины, подпись контролера и расшифровку (п. 16.1 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Проверять состояние вправе механик, любой другой сотрудник или водитель. Главное, чтобы у него было удостоверение механика по выпуску автотранспорта. Оформите такого сотрудника по совместительству контролером технического состояния автотранспортных средств. Если в комании нет человека с таким удостоверением, заключите договор на услуги по техническому контролю транспорта с автосервисом.

Указывайте число, месяц, год, часы и минуты проведения предрейсового контроля технического состояния машины, проверяйте подпись механика и ее расшифровку. В расшифровке проверьте должность, фамилию и инициалы.

Как и в случае с отметкой о медосмотре, только лишь за отсутствие нового реквизита расходы не снимут. Ведь если нет отметки техосмотра, это еще не доказывает, что поездки не было. Но если в путевом листе ее нет и при этом есть другие нестыковки и недочеты, инспекторы могут посчитать, что поездку оформили лишь на бумаге. Кроме того, инспектор ДПС может оштрафовать компанию на 30 000 руб. (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Путевой лист без показаний спидометра

Показания спидометра при выезде транспортного средства из гаража и возвращении — важные данные путевого листа (подп. 3 п. 6 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Именно они подтверждают пробег автомобиля и расход бензина, который можно списать.

Некоторые компании в путевых листах не указывают показания спидометра. Они считают, что достаточно маршрутов движения в километрах между пунктами назначения. Но это неверно. Показания — обязательные реквизиты путевого листа независимо от того, какие еще записи в нем есть.

Показания спидометра позволяют сверить общий пробег за рабочий день с отдельными маршрутами и рассчитать затраты на ГСМ. Показания спидометра на конец дня должны совпадать с показаниями на начало следующего дня работы автомобиля. Исключение — если сотрудник использует в служебных целях личный автомобиль, тогда показания спидометра на конец текущего и начало следующего дня могут отличаться.

Если в путевом листе нет показаний спидометра и подробного маршрута, по которому можно подтвердить километраж, налоговики снимут расходы на бензин. Поэтому следите за этими данными, расходом бензина и его соответствием пройденным километрам.

Чеки без наименования ГСМ, рваные, грязные, с неподходящим временем и местом

Часто водители покупают топливо за наличные. Тогда, чтобы подтвердить расходы на ГСМ, понадобятся чеки. Иногда водители теряют их. В этом случае суммы списать не получится. Но даже когда чеки есть, с ними не всегда все в порядке.

Не указан товар. Иногда приносят чеки, в которых не указаны товар и его количество. Такой чек не подтверждает расходы на бензин. Ведь невозможно определить, к какой хозяйственной операции он относится и к какому виду расходов.

Чек испорчен. Если чек испорчен, например его плохо напечатали, чем-то залили, изрисовали, оторвали часть, расходы списать не получится. Если информация на чеке не читается, налоговики снимут расходы. Возьмите у сотрудника объяснительную записку по подотчетной сумме с количеством товара, суммой, датой и местом покупки, а также с описанием причин утраты документов.

Со временем чеки выцветают. Поэтому сразу снимите копии чеков для архива. Они помогут подтвердить расходы на проверке.

Поддельный чек. Иногда водители приносят поддельные чеки от компаний, которые не существуют в реальности. Поэтому кассовые чеки от каждого нового контрагента проверяйте по ИНН — существует ли такая компания. Риск подделок снизится, если водители будут обслуживаться на одних и тех же заправках. С 1 июля 2017 года продавцы будут выдавать только онлайн-чеки и подделок станет меньше. Следите, чтобы с этой даты водители приносили только новые чеки.

Не те время и место. Место и время заправки на чеке должны соответствовать маршруту и дате рейса. Если водитель приложил чек из региона, которого нет в путевом листе, налоговики снимут такие расходы. Если, конечно, он не проезжал этот регион транзитом во время рейса. То же самое с чеками на заправку в нерабочее время.

Характерные нарушения, выявляемые в ходе проверок использования автотранспортных средств

Характерные нарушения, выявляемые в ходе
проверок использования автотранспортных средств
Расходование бюджетными учреждениями бюджетных средств контролируют Счетная палата, территориальные органы Росфиннадзора, ведомственные контрольно-ревизионные подразделения путем проведения ревизий и проверок. Профилактические и контрольные мероприятия, оперативное извещение руководства о выявленных нарушениях, своевременное принятие мер по материалам ревизий и проверок, направленных на обеспечение эффективного использования бюджетных средств, значительно повышают уровень соблюдения законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях. В то же время материалы проверок показывают, что нередки случаи невыполнения требований законодательства РФ. Это вызвано, в том числе, недостаточностью применяемых мер ответственности за нарушение финансовой дисциплины. Рассмотрим выявляемые нарушения при использовании автотранспортных средств.
Вопросы проверки
Перед проведением проверки составляется программа, в которой указываются вопросы, подлежащие проверке. В отношении использования автотранспорта в бюджетных учреждениях они следующие.
1. Оформление первичных документов бухгалтерского учета, полнота и качество ведения документооборота автотранспортного отдела:
— заполнение всех реквизитов путевых листов, проставление необходимых подписей, наличие неоговоренных исправлений;
— ведение бортовых журналов и отражение в них всех хозяйственных операций по автомобилю;
— наличие и заполнение журнала выхода и возвращения автотранспорта, журнала выдачи путевых листов, журнала учета ДТП.
2. Правомерность и эффективность использования служебного автотранспорта:
— количество неиспользуемого автотранспорта, длительность и причины его неиспользования, меры по высвобождению;
— наличие собственных гаражей, мастерских и их использование;
— обоснованность аренды гаражей и стоянок, наличие документального подтверждения использования их для служебных целей;
— внеплановая проверка наличия автотранспорта в нерабочее время (до 8.00 или после 18.00) в гараже учреждения и в местах стоянок вне служебной территории;
— прохождение медицинского контроля водителей;
— контроль проведения ли служебных расследований по фактам ущерба, причиненного автотранспорту в результате ДТП;
— наличие фактов использования автомобилей в личных целях, возмещение расходов на ГСМ;
— проверка отдельных хозяйственных операций по авансовым отчетам водителей за выданные денежные средства по оплате ГСМ в командировке.
3. Бухгалтерский учет, правомерность расходования и списания ГСМ:
— выборочная проверка списания топлива по путевым листам в соответствии с утвержденными нормами;
— контроль правильности списания масел и смазок;
— контроль проведения инвентаризации топлива, выданного под отчет водителям, и масел на складе;
— наличие процедур снятия показаний спидометра органами Госстандарта;
— наличие сверок бухгалтерских служб показаний спидометров с данными путевых листов;
— сверка в ходе ревизии показания спидометров автомобилей с последними путевыми листами (у неиспользуемых длительное время автомобилей — сверка остатка топлива в баке с остатком по путевому листу);
— проверка наличия фактов выписки путевых листов на автомобили и списания в связи с этим ГСМ, которые согласно нарядам-заказам находились в этот период на ремонте и были неисправны.
4. Бухгалтерский учет автозапчастей. Торги на закупку автозапчастей. Обоснованность ремонтов:
— правильность проведения торгов на закупку автозапчастей;
— забалансовый учет запчастей, выданных для замены изношенных;
— правильность оформления первичных документов на выдачу запчастей со склада, периодичность и наличие обоснованности в выдаче тех или иных наименований по конкретному автомобилю;
— правомерность списания запчастей с бухгалтерского учета, наличие документального подтверждения в их установке на автотранспорт;
— проверка оприходования снятых с автомобилей запчастей независимо от того, производился ремонт своими силами или силами ремонтной организации;
— обоснованность и целесообразность ремонтов автомобилей и их оплаты, расшифровка работ и номеров автомобилей в счетах, актах выполненных работ, наличие нарядов-заказов, проверка проведения торгов по ремонтным организациям;
— наличие фактов необоснованного списания на затраты стоимости устанавливаемого оборудования и стоимости работ по модернизации автомобилей (сигнализация, магнитола, декоративная панель приборов, обшивка салона кожей и др.);
— целесообразность и обоснованность расходования средств на необходимое оборудование для автотранспортных средств, то есть отсутствие экономии, как того требует БК РФ.
Прежде чем привести основные нарушения, выявленные в ходе проверок использования автотранспортных средств, определим порядок эксплуатации автотранспорта в бюджетных учреждениях.
Эксплуатация служебного автотранспорта
Основные положения и требования к эксплуатации автотранспорта утверждаются приказами руководителей учреждений. Так, например, требования к эксплуатации автотранспорта таможенных органов изложены в Приказе ГТК РФ N 875*(1), которым утвержден временный порядок использования автотранспорта таможенных органов РФ.
Основным первичным документом учета эксплуатации автотранспортных средств является путевой лист, бланки которого хранятся как документы строгой отчетности с соответствующей регистрацией их выдачи и возврата. Путевой лист регистрируется в журнале. В нем ставится штамп и печать учреждения. При этом новый путевой лист выдается водителю после сдачи им предыдущего путевого листа в бухгалтерию.
Порядок эксплуатации (использования) транспортных средств (хранение, контроль над техническим состоянием, выездом из гаражей, с мест стоянок и возвращением с линии, выдача, передача и сдача путевых листов и др.) утверждается руководителем бюджетного учреждения. При вводе автотранспортного средства в эксплуатацию на него заводится бортовой журнал, в котором водитель расписывается за принятое автотранспортное средство и за инструктаж по его эксплуатации.
Бюджетные учреждения должны обеспечивать целевое использование эксплуатируемого служебного автотранспорта. С этой целью им необходимо:
— разработать и утвердить маршруты поездок в места командировок на служебном транспорте с учетом экономической целесообразности и обеспечения безопасности дорожного движения;
— в приказе на командировку указать утвержденный маршрут и лицо, персонально ответственное за расходование наличных денежных средств, выделенных на приобретение ГСМ на утвержденном маршруте;
— определить круг лиц, ответственных за вызов автотранспорта и имеющих право подписи заявок;
— в заявке на использование оперативно-служебного, грузового и специального автотранспорта указать время и место подачи машины, маршрут, цель и время поездки;
— в путевом листе (за подписью должностного лица, использовавшего автомашину) записать маршрут поездки, время ее начала и окончания, показания спидометра (пробег) автомобиля за каждую поездку.
Нарушения, выявленные в бухгалтерском учете
при эксплуатации служебного автотранспорта
В настоящее время в использовании автотранспортных средств допускаются нарушения. В основном они связаны с правильностью оформления первичных учетных документов, списанием ГСМ и запасных частей. Приведем наиболее характерные нарушения, выявляемые в ходе ревизий и проверок:
— в нарушение требований п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ*(2) в первичных учетных документах (путевых листах) допускаются неоговоренные исправления остатков бензина до начала и на конец рабочего дня;
— в связи с нехваткой водительского состава в бюджетных учреждениях существует практика закрепления автомобилей за должностными лицами других подразделений. При этом в должностных инструкциях указанных должностных лиц отсутствуют обязанности водителя автомобиля, а также в вопросах эксплуатации транспорта отмеченные лица не подчиняются начальнику автотранспортного отдела, что не позволяет в полной мере осуществлять контроль над технической эксплуатацией автотранспорта;
— во многих путевых листах не указываются маршрут поездки, время ее начала и окончания, а также показания спидометра (пробег) автомобиля за каждую поездку;
— нарушение ведения журнала выезда, возврата автомашин (не заполняется графа “Номер путевого листа“, не фиксируются все выезды автомобиля, несоответствие данных возвращения в гараж по путевым листам и фактически установленным данным).
Пример 1.
Выявлены факты заправки автомобилей в нерабочее время. При этом согласно журналу учета выходов автомобилей на линию и путевым листам автомобили находились в местах стоянок:
— автомобиль по путевому листу и по журналу учета выходов автомобилей на линию вернулся в гараж 20.06.2006 в 17.00, однако чек на покупку бензина датирован 20.06.2006, а время заправки — 19.40;
— автомобиль в соответствии с показаниями путевого листа выехал и вернулся в гараж 03.07.2006 в 7.00 и 17.40 соответственно, однако согласно распечатке АЗС заправка машины осуществлялась 03.07.2006 в 1.15 и в 20.44. В результате возникло сомнение в фактической заправке служебного автомобиля в ночное время.
В ходе проверки автотранспорта на предмет соответствия фактических показаний спидометра и показаний пробега автомобиля в путевом листе выявлено:
— по данным бухгалтерского учета автомобиль с 17.07.2006 находился в гараже. Процедура снятия показаний спидометра показала, что пробег автомобиля фактически составил 37 070 км, а по путевому листу — 37 087 км, разница — 17 км;
— по состоянию на 19.07.2006 при возвращении автомобиля в гараж пробег по путевому листу составлял 46 230 км, а по спидометру — 46 409 км, разница составляет 179 км.
Данные расхождения подтверждают факт отсутствия контроля над заполнением путевых листов со стороны должностных лиц автотранспортного отдела бюджетного учреждения.
— не на должном уровне находится ведение бортовых журналов по каждому автомобилю (не проставляются отметки о проведении ТО-1, ТО-2, не делаются ссылки на финансовые документы, оформленные станцией технического обслуживания или предприятием, где осуществлялся ремонт автомобилей);
— в нарушение требований ст. 23 Закона N 196-ФЗ*(3) в учреждении не организован предрейсовый медицинский контроль водителей;
— не утверждены маршруты поездок в места командировок с учетом экономической целесообразности и обеспечения безопасности дорожного движения;
— в отношении отдельных служебных автомобилей, стоящих на балансе и не используемых в служебных целях по причине их ненадобности, меры по высвобождению и реализации данного имущества, определенные Указом Президента РФ N 1205*(4) и Постановлением Правительства РФ N 231*(5), не предпринимались, что согласно ст. 34 БК РФ является неэффективным использованием бюджетных средств;
— при укомплектованности учреждения автобусами был заключен договор с транспортным предприятием на оказание транспортных услуг (перевозка сотрудников учреждения на автобусе предприятия в служебную командировку). В результате оказанные транспортные услуги являются неэффективным использованием средств федерального бюджета;
— неправомерное расходование денежных средств, выданных под отчет.
Пример 2.
Водители бюджетного учреждения отчитывались по авансовым отчетам за наличные денежные средства, выданные под отчет на оплату стоянок автотранспортных средств, при этом квитанции предъявлялись каждый раз с различной стоимостью, превышающей стоимость стоянки автомобиля, отраженную в договоре, заключенном между учреждением и владельцем стоянки. В результате встречной проверки и объяснений владельца и сторожей стоянки установлено, что водители заполняли выдаваемые им чистые бланки квитанций с подложными суммами.
По авансовым отчетам водитель отчитался за расходы по мойке автомобиля в сумме 10 000 руб. Однако указанный в документах автомобиль в данный период из гаража не выезжал. По этому факту комиссией учреждения была проведена служебная проверка, в ходе которой подтвердилось неправомерное использование выданных под отчет денежных средств.
Приказом руководителя бюджетного учреждения по результатам проверки принято решение о взыскании с виновного лица суммы ущерба в размере 10 000 руб.
— неправомерное использование служебного автотранспорта в личных целях, а именно при использовании сотрудником учреждения автотранспорта в личных целях (для перевозки домашних вещей). Денежные средства за ГСМ сотрудником, использовавшим автомобиль, возмещены не были, в результате произведено необоснованное списание ГСМ за счет средств федерального бюджета;
— в нарушение Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте N Р3112194-0366-03, утвержденных Минтрансом РФ от 29.04.2003:
а) автомобильные масла списывались прямым расходом без указания расхода топлива, рассчитанного по нормам для каждого автомобиля;
б) выборочной проверкой обоснованности и правильности списания ГСМ в соответствии с нормами выявлено излишнее списание бензина вследствие завышения норм расхода топлива;
— имелись случаи необоснованного списания ГСМ.
Пример 3.
В ходе проверки установлен факт повреждения бака на автомобиле при неизвестных обстоятельствах, в результате чего с бухгалтерского учета были списаны 26,60 л бензина на сумму 289,94 руб.
Однако служебное расследование данного факта не проводилось, виновные лица не выявлены, в связи с этим денежные средства списаны необоснованно.
Пример 4.
В декабре 2005 г. (02.12.2005) было совершено ДТП с участием автомобиля бюджетного учреждения, о чем имеется отметка органов ГИБДД в журнале учета ДТП. Полученные дефекты отражены в отчете эксперта от 06.12.2006 и оценены на сумму 10 633,5 руб., оплаченную виновным лицом 06.02.2006. Указанный автомобиль был передан ремонтной организации по заказу-наряду, согласно которому автомобиль находился в ремонте с 13.01.2006 по 06.02.2006.
Однако в данный период времени на указанный автомобиль в учреждении выписывались путевые листы, в результате неправомерно было списано 315 л бензина на сумму 4 315,50 руб.
— в нарушение требований Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 при проведении инвентаризации в бюджетном учреждении нефинансовых активов не подвергались проверке факты наличия ГСМ;
— не велся бюджетный учет автомобильных шин, покрышек, аккумуляторов, выданных со склада взамен изношенных, на забалансовом счете 09 “Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных“;
— производилось списание запасных частей для автомобилей прямым расходом при выдаче их со склада, а не по актам установленной формы;
— имеют место случаи списания запчастей без документов, подтверждающих их установку на автомобили;
— в большинстве расходных накладных на выдачу и перемещение материальных ценностей (запасных частей, масел и смазок) в 2005 и 2006 годах отсутствуют наименования должностей и расшифровки всех подписей лиц, подписавших первичный документ, что нарушает п. 2 ст. 9 Закона РФ N 129-ФЗ;
— все запасные части, снятые с автомобилей при ремонте или модернизации как хозяйственным способом, так и в ремонтных организациях, не приходуются на бухгалтерский учет. При отсутствии контроля над движением снятых запчастей и отсутствии документального подтверждения демонтажа это приводит к злоупотреблениям в расходовании денежных средств, выделенных на приобретение автозапчастей. Неурегулированным вопросом является отсутствие в нормативных документах четкого требования о необходимости документально оформлять хозяйственные операции по демонтажу снимаемых запчастей и об их оприходовании на бухгалтерский учет;
— списанные автошины в утиль не сдавались, а подвергались уничтожению, что не соответствует требованиям Правил эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утвержденных Распоряжением Минтранса РФ N АК-9-р*(6);
— в нарушение Распоряжения Минтранса РФ N АК-9-р карточки учета работы автомобильных шин заведены не на все шины. Кроме того, при списании шин данные карточки не прилагаются к актам списания, то есть отсутствует документальное подтверждение фактического пробега шин перед списанием;
— в актах выполненных работ на ремонт автомобилей в ремонтной организации стоимость использованных запасных частей увеличена за счет накладных расходов, не предусмотренных договором;
— в актах выполненных работ по ремонту автомобилей в подрядной организации не указывались виды ремонтных работ, имеется ссылка на наряды-заказы, которые отсутствуют, целесообразность ремонта документально не обоснована.
Пример 5.
Согласно акту выполненных работ и приложенному к нему заказу-наряду произведена разовая мойка автомобиля на сумму 527,52 руб. Однако в соответствии с котировочной заявкой от 26.01.2006, приложенной к протоколу конкурсной комиссии, стоимость мойки данного автомобиля составляет 130 руб. Руководствуясь условиями договора с подрядной организацией, оплата услуг мойки автомобиля должна производиться на основании отдельно выставленного счета и табеля. Однако табели мойки в учреждении отсутствовали. При этом в акте выполненных работ отсутствовала информация о количестве оказанных услуг и не указывались подписи заказчика.
Таким образом, бюджетное учреждение не представило подтверждение оказания оплаченных услуг за счет средств федерального бюджета.
— ремонт автотранспортных средств в бюджетных учреждениях и оплата выполненных работ осуществлялись без документального подтверждения их целесообразности, а именно:
а) в учреждениях проводились и оплачивались работы, связанные с дооборудованием автомобилей кондиционерами, холодильниками, мониторами, акустикой, перетяжкой салонов кожей, тонированием стекол. При этом установка вышеуказанного оборудования на автомобили произведена без должного обоснования необходимости таких затрат;
б) производилась оплата за счет средств федерального бюджета выполненных работ (балансировка и подкачка колес, замена лампочек и т.д.) сторонними организациями при наличии собственной ремонтной базы;
— имело место использование денежных средств не по целевому назначению вследствие неправильного отнесения затрат по подстатьям ЭКР, что согласно ст. 289 БК РФ является нецелевым расходованием бюджетных средств. В частности, оплата работ по модернизации автомобиля производилась с подстатьи 225 “Услуги по содержанию имущества“, а не 310 “Увеличение стоимости основных средств“.
П. Овчинников,
эксперт журнала “Бюджетные учреждения:
ревизии и проверки“
“Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности“, N 1, июль 2007 г.
————————————————————————-
*(1) Приказ ГТК России от 28.12.1998 N 875 “О порядке использования автотранспорта таможенных органов и улучшении его эксплуатации и ремонта“.
*(2) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“.
*(3) Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения“.
*(4) Указ Президента РФ от 18.10.2002 N 1205 “О высвобождении и реализации движимого имущества, находящегося в оперативном управлении некоторых органов, учреждений и предприятий“.
*(5) Постановление Правительства РФ от 23.04.2003 N 231 “О высвобождении и реализации движимого имущества, находящегося в оперативном управлении некоторых органов, учреждений и предприятий“.
*(6) Правила эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утв. Распоряжением Минтранса РФ от 21.01.2004 N АК-9-р.

Вопрос аудитору

В бюджетном учреждении при проверке показания спидометра на автомобиле и показания путевого листа не совпадают. Спидометр находится в рабочем состоянии. Показания на конец рабочего дня по спидометру 4301, а по данным путевого листа на конец рабочего дня – 5006. По этим данным уже видно, что водитель неверно списывает бензин. Что нужно сделать, чтобы данные были одинаковы, и какими документами это отразить?

Действующим законодательством этот вопрос не регламентирован. Можно предложить следующий порядок документального оформления:

    • Распоряжение руководителя о сверке показаний датчика пробега автомобиля с данными путевых листов (назначить дату, состав комиссии).
    • Акт снятия фактических показаний датчика пробега автомобиля (подписи членов комиссии и водителя). Этот Акт (или его копию) можно приложить к путевым листам, а очередной путевой лист начать не с данных прошлого листа, а с фактических данных по результатам Акта.
    • Объяснительная записка от водителя.
    • Докладная записка на имя руководителя.

Поскольку в путевом листе указано завышенное показание пробега, можно сделать вывод об излишнем списании моторного топлива. Следовательно, в докладной записке на имя руководителя следует указать также расчетное количество излишне списанного топлива и расчетную сумму ущерба, причиненного учреждению.

В соответствии со ст. 247 Трудового кодекса РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Если руководитель примет решение взыскать с водителя сумму причиненного ущерба:

Дебет счета 2.20974.560 – Кредит счета 2.40110.172 – начисление задолженности по возмещению ущерба имуществу

И в дальнейшем сотрудник должен возместить ущерб любым согласованным с руководителем способом: наличными в кассу, удержанием из зарплаты, в натуральном виде (заправив автомобиль за свои деньги).

Если руководитель примет решение простить водителя, на бухгалтере не будет никакой вины, потому что бухгалтер руководителя уведомил (для этого следует сохранить все документы, в том числе докладную записку с расчетами – копии или оригиналы – в бухгалтерских архивах).

Показания спидометра в путевом листе

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *