Служебная записка о поломке оборудования

Пишем служебную записку на приобретение и другие действия связанные с оборудованием по образцу

Пример

Что это и кто составляет?

Она представляет собой внутренний документ, служащий для общения сотрудников фирмы между собой и передачи необходимой информации, касающейся технологического процесса. При этом статусы сотрудников (или отделов организации) должны быть равнозначны между собой.

Если же документ подобного содержания подается вышестоящему руководству, то он уже считается не служебной запиской, а докладной.

Служебные записки, в отличии от докладных, служат для связи между различными отделами организации или ее отдельными сотрудниками по горизонтали. Таким образом, составлять записки может любой работник или начальник подразделения.

Записки, как правило, предназначаются для информирования соответствующих лиц о различных технических или организационных моментах, выполнить которые необходимо в ближайшее время.

О неисправности

Такие служебные записки, как правило, составляются лицами, работающими на данном оборудовании либо несущими за него ответственность. В качестве их получателя чаще всего выступают ремонтные бригады, в зоне ответственности которых находится вышедшая из строя техника.

При составлении документа обязательно нужно указать данные его адресата с указанием рабочей должности (например, начальнику ремонтного отдела Петрову П. П.) , а также дату составления. Затем идет тип записки (докладная либо служебная) и ее порядковый номер (если такая нумерация предусмотрена в компании).

Ниже указывается короткий заголовок, в данном случае «О выходе из строя оборудования». После него идет весь основной текст, рассказывающий о случившемся (например: «во время начала рабочей смены не удалось запустить станок, самостоятельно причину установить не удалось…» и так далее).

В конце текста обязательно указывается просьба, которую необходимо выполнить или на что обратить внимание (например: «прошу выслать ремонтную бригаду в цех…») Заканчивается служебная записка ФИО работника, ее составившего, а также его подписью.

Скачать образец служебной записки о неисправности оборудования

Более детально о том, когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, узнайте в этом материале.

На покупку

При оформлении такой записки следует придерживаться общего правила их заполнения. Вся шапка записки берется как и в предыдущем примере – с указанием ФИО и должностей ее составителя и получателя, с проставление даты и заголовком (в данном случае следует указать «О покупке нового оборудования»).

Само основное содержание должно быть примерно следующего характера: «довожу до Вашего сведения то, что в цехе (отделе) число компьютеров (станков либо другого оборудования), является недостаточным для нормальной работы всех сотрудников. По этой причине прошу рассмотреть вопрос приобретения компьютеров (станков) в количестве 2 штук».

Если же новая техника приобретается взамен окончательно вышедшей из строя и не поддающейся ремонту, то тогда и в записке следует отразить эту причину. В конце записки обязательно ставятся фамилия, инициалы и подпись лица, ее заполнившего.

Скачать образец служебной записки на приобретение оборудования

Подробнее о том, как написать служебную записку на приобретение, читайте .

На списание техники

В случае, если служебная записка подается на списание отработавшей свое техники, то она должна выглядеть следующим образом. Вступление делается точно таким же, как и во всех записках. Заголовок должен содержать фразу «О списании техники».

Основной же текст, если списанию подлежат две и более единицы, удобнее всего будет составить в виде таблицы. Она должна в обязательном порядке содержать наименование оборудования, его инвентарный или серийный номер, а также его балансовую стоимость.

Кроме этого, в таких документах кроме лица, подающего записку, ставит свою подпись и лицо, материально ответственное за данное оборудование.

Скачать образец служебной записки на списание оборудования

Подробнее о правильном оформлении служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и прочего узнайте .

На сайте подготовлено множество информации о других служебных записках:

  • на повышение зарплаты;
  • на премирование и депремирование сотрудников;
  • о переводе сотрудника на другую должность;
  • о невыполнении сотрудником обязанностей;
  • о нарушениях в работе;
  • об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
  • на доплату за увеличение объема работ;
  • о командировке;
  • на повышение в должности;
  • на выдачу денежных средств.

Как оформить готовый документ?

Служебные записки подлежат регистрации внутри компании. Чаще всего для этих целей служит специальный журнал регистрации записок. Он содержит в себе такую информацию: порядковый номер записки, дату, данные о лице, подавшем ее, а также о получателе. Кроме этого, коротко может быть указано и то, по какому вопросу она была направлена.

Пример

Начальнику ремонтного отдела Егорову Е. Е.

Служебная записка

№19-272002

19.07.2017 г.

О ремонте оборудования (компьютера)

Довожу до Вашего сведения то, что начиная с 17 июля сего года и по настоящий момент один из компьютеров, закрепленный за менеджером Васильевым П.Л. в отделе продаж, находится в нерабочем состоянии. Прошу Вас принять срочные меры по его ремонту или замене.

Руководитель отдела продаж Иванов И. Т.

Более детально о том, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте .

Таким образом, служебная записка – это документ, позволяющий осуществлять связь между работники внутри компании. Он позволяет оперативно решать вопросы и быстро передавать необходимую информацию. Создавать такой документ имеет право каждый сотрудник компании.

Служебная записка — это внутренний документ для обмена информацией в организации.

Служебная записка, так же как и докладная записка, носит информационный характер — структурные подразделения обмениваются с помощью нее какой-либо информацией. Она служит и для того, чтобы дать официальное указание другому отделу с помощью наложенной на нее резолюции руководителя.

Оформление служебной записки

Текст служебной записки мы начинаем с объяснения причин, которые явились основанием для составления документа.

В связи с выходом из строя принтера

В связи со служебной необходимостью

В связи с истечением срока исполнения документа.

Затем излагаем саму просьбу или предлагаем действия, которые необходимо будет совершить.

Просим закупить папки

Просим заменить компьютер

Просим предоставить информацию.

Примеры служебной записки

На основании указания руководителя просим предоставить информацию о заключенных государственных контрактах за октябрь 2015 года до 24.12.2015.

В связи с выходом из строя принтера № XZ-4345, просим произвести его ремонт или заменить на другой в кратчайшие сроки.

Если же «служебкой» нужно просто довести информацию, то сразу начинаем со слов: «доводим до Вашего сведения» и излагаем факты.

Доводим до Вашего сведения, что с письмом № 03/6784 от 04.11.2015 отдел маркетинга ознакомлен. Лист ознакомления прилагается.

Служебная записка подписывается начальником структурного подразделения. Если нужны визы согласования других начальников структурных подразделений, то они следуют за подписью начальника.

Служебные записки могут регистрироваться и доводиться до адресата как в электронном виде, так и на бумажном носителе. В электронном виде это делать гораздо удобнее и быстрее. Это экономит время на подписание, визирование и доведение служебной записки до исполнителя.

Образец служебной записки на бланке>>

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте. 📌 Реклама Отключить

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично. 📌 Реклама Отключить

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде. 📌 Реклама Отключить При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины. 📌 Реклама Отключить

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. . В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  3. К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  4. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
  2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
  3. Выводы и рекомендации автора записки.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  • сведения об организации-отправителе;
  • присвоенный документу номер;
  • город, в котором составлена докладная;
  • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

ФАЙЛЫ
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

06.11.2016 г.

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

ФАЙЛЫ
Скачать пример докладной о невыполнении должностных обязанностей .doc

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

15.10.2016 г.

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

ФАЙЛЫ
Скачать пример докладной о недопустимом поведении сотрудника .doc

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

25.08.2016 г.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Служебные записки не относятся к управленческой документации. Однако это также значимый документ. Обычно в записке содержится какая-либо просьба. То есть это документ с побудительным действием. На его основании в дальнейшем будут формироваться распоряжения. К примеру, руководитель получает служебную записку о замене компьютера на новый. Если он признает разумность просьбы, он издает распоряжение о выделении средств на новый ПК.

Правила составления записки

Записка формируется в свободном виде. Однако при ее составлении нужно следовать сложившимся деловым обычаям. В документе отражается эта информация:

  • Название должности и данные об адресате.
  • Наименование документа.
  • Дата составления.
  • Подзаголовок.
  • Изложение просьбы (при этом можно приводить аргументы и ссылаться на предлагающиеся документы).

Просьбу и ее обоснование можно описывать достаточно подробно. Однако следует помнить, что записка является официальным документом. А потому в ней не должно быть ничего лишнего.

Когда имеет смысл составлять записку о замене компьютера

Составлять записку о замене ПК следует в следующих случаях:

  • Компьютер сломался и не подлежит ремонту.
  • ПК морально устарел.
  • На компьютере текущей версии нельзя выполнять актуальные задачи из-за зависаний.

Причину необходимости обновления нужно обязательно отразить. Желательно ссылаться на факты. К примеру, на год выпуска компьютера, частоту его поломок за определенный период.

Образец

Служебная записка №121 о замене компьютера на новый

Довожу до вашего сведения, что компьютер 2010 года выпуска, используемый мной для исполнения работы, морально устарел. Он постоянно зависает. Сбои приводят к простоям в работе. Для эффективного и быстрого решения задач, поставленных передо мной, прошу заменить компьютер на новый.

Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) .

Служебная записка — назначение и пример написания

При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях однотипности оформления документации.

Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.

Состав полей служебной записки:

  • Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;
  • Дата составления и регистрационный номер служебной записки;
  • Собственно наименование «Служебная записка»;
  • Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;
  • Непосредственно текст служебной записки;
  • Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике, в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е.

информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Как написать докладную записку

По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные — от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.

Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:

  • наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки – наименование организации);
  • наименование документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • место (город) составления (для внешней докладной записки);
  • адресат — кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
  • заголовок к тексту документа — начинается со слов «О …», «Касательно …»;
  • текст записки — обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
  • подпись — должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Образцы и примеры докладной записки

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Информирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец Докладная записка о прогуле
Информирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец Докладная записка на сотрудника за оскорбление
Информирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем.
1 образец Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Информирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец

Образец докладной записки о премировании

Отдел снабжения Генеральному директору
ООО «Магнит»
Семеновой Ирине Григорьевне

2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

Начальник отдела снабжения Егоров В. А. Егоров

Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата А4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции — на фирменном бланке организации.

Скачать пример докладной записки

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Как написать служебную записку

Хотя форма написания служебной записки – произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:

  • «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
  • наименование документа – Служебная записка;
  • дата составления и номер;
  • заголовок к тексту документа — говорит о предмете служебной записки;
  • текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;
  • должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора.

Образец служебной записки на приобретение компьютера

Отдел кадров Начальнику отдела информационных технологий
ООО «Премиум»
Сыроежкину М. В.

Служебная записка
05.10.2013 № 2
г. Москва

О ремонте (замене) компьютера

Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. в закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.

В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.

Начальник отдела кадров Бойко Н.И. Бойко

Образец служебной записки о выдаче продукции

Отдел трейд-маркетинга Начальнику отдела продаж
ООО «Виста»
Березе Юлии Семеновне

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.

О выдаче продукции

Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».

Цель акции:
— увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;
— увеличение нумерической и качественной дистрибуции.

Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.

Регион: Санкт-Петербург, Воронеж

Участники акции: продавцы розничных торговых точек

Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».

Распределение призового фонда:
Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л)
Воронеж – 60 упаковок (по 1л)
Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.

Как правильно писать служебную записку руководителю

Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.

Начальник отдела трейд-маркетинга Соловьева И. А. Соловьева

Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Скачать пример служебной записки

Всего найдено: 7

Вопрос № 279257

Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, правильно ли расставлены запятые в данном предложении?
» В связи с выходом из строя программно-аппаратного комплекса, вещание осуществлялось напрямую со спутника, без врезок региональной рекламы.»

Ответ справочной службы русского языка

Такая пунктуация возможна.

Вопрос № 276740

Скажите, пожалуйста, какой вариант верный? И почему?
Он изучает списки личного состава в поисках замены выбывших из строя
офицеров.
Он изучает списки личного состава в поисках замены выбывшим из строя
офицерам.

Ответ справочной службы русского языка

Лучше перестроить фразу: Он изучает списки личного состава для замены выбывших из строя офицеров.

Вопрос № 255506

Уважаемые судари и сударыни!
В следующем тексте служебной записки мой начальник утверждает, что нужны запятые. «В связи с производственной необходимостью прошу рассмотреть вопрос о приобретении копировального аппарата зав. складом готовой продукции и телефакса в отдел сбыта взамен вышедшего из строя и не подлежащего ремонту телефакса Panasonik KX-FM90.» Возможно я действительно глупа. Может быть у вас есть какие либо советы или замечания. Помогите!

Ответ справочной службы русского языка

Запятые в этом предложении не нужны.

Вопрос № 255294

Добрый день.
Заменить вышедшее из строя оборудование.
Требуется ли в данном предложении выделить с двух сторон запятыми словосочетание «вышедшее из строя»?
Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Запятые не нужны. Определительный оборот, стоящий перед определяемым словом, не обособляется.

Вопрос № 231240

Можно ли применить к оборудование выражение «выйти из строя» Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 218033

Служебная записка: назначение форма функции

Пожалуйста, очень срочно нужна Ваша помощь! Подскажите, верна ли формулировка предложения и верно ли расставлены знаки препинания: » Просим Вас произвести ремонт или замену электропроводки, в зависимости от её состояния, а так же заменить, вышедшее из строя, электрооборудование: пакетники, патроны, комплектующие в светильниках.»

Ответ справочной службы русского языка

Верно: _Просим Вас произвести ремонт или замену электропроводки (в зависимости от её состояния), а также заменить вышедшее из строя электрооборудование: пакетники, патроны, комплектующие светильников_.

Вопрос № 213049

Подскажите пожалуйста что такое канцеляризмы? Пример:Прочитайте предложения, взятые из разговорной речи. Найдите в них канцеляризмы и замените на другие слова, соответствующие разговорному стилю речи. 1.Я приобрела для сына настольную игру. 2. Заводная обезьянка вышла из строя.

Ответ справочной службы русского языка

_Канцеляризм_ — слово или оборот речи, характерные для стиля деловых бумаг, документов и т. п.

В случае, если у сотрудника компании морально устарел или вышел из строя компьютер и из-за этого он не может выполнять свои служебные обязанности, он может написать служебную записку о замене компьютера на новый.

Служебная записка на замену оборудования

Служебная записка о замене компьютера на новый не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде. Такая записка формируется сотрудником компании, который нуждается в замене компьютера или какого-то другого неисправного оборудования, и подписывается им же. В такой служебной записке нужно указать вид неисправного оборудования, а также причину, по которой возникла необходимость его замены.

Служебная записка на замену компьютера, как правило, пишется в единственном экземпляре на имя начальника административно-хозяйственного отдела или же на имя непосредственного начальника сотрудника, нуждающегося в замене компьютера. А непосредственный начальник уже, в свою очередь, дает ход делу.

Получив подобную записку от работника, работодателю важно помнить, что в его обязанности входит обеспечение сотрудников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). И если не отреагировать на просьбу работника, то он, в свою очередь, не сможет исполнять свои трудовые обязанности и тогда возникнет простой по вине работодателя со всеми вытекающими негативными для работодателя последствиями.

Служебная записка на замену компьютера (образец)

Служебная записка на замену компьютера может выглядеть следующим образом:

Другие виды служебных записок на замену оборудования

К числу распространенных служебных записок на замену оборудования можно отнести:

  • служебная записка о замене принтера;
  • служебная записка на замену монитора;
  • служебная записка на замену жесткого диска и т.д.

Данные служебные записки составляются по аналогии с приведенным нами выше образцом.

Кстати, иногда работники просят заменить что-либо не в связи с моральным устареванием или поломкой, а в связи с возможными неудобствами. Например, если работникам не хватает освещенности из-за малой мощности ламп, то они могут попросить их заменить. В этом случае оформляется служебная записка на замену ламп освещения. Также от работников могут поступить следующие записки:

  • служебная записка о замене окна в кабинете;
  • служебная записка на замену мебели.

Служебные записки пригодятся и для налоговых целей

Служебные записки от работников на ремонт, замену и установку будут выступать в числе прочих документов (счетов, платежек) подтверждением обоснованности понесенных компанией расходов, учтенных при исчислении налога на прибыль.

Служебная записка о поломке оборудования

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *