Внешний документ

Проверка документов. Документальная информация может быть внутренней, внешней либо внутренней и внешней одновременно. Документы, подготовленные и обработанные внутри экономического субъекта, являются внутренними. Степень доверия аудиторской организации зависит от надежности средств внутреннего контроля за подготовкой и обработкой таких документов. Более убедительными, чем внутренние, являются внешние документы — документы, подготовленные и отправленные экономическому субъекту третьими лицами.  

Что касается собственников, таких, как, например, акционеры, то их документы или не касаются счетоводства, а если все-таки бухгалтер их принимает к регистрации, то только по распоряжению администратора. Различия в том, что внутренние документы можно и обычно нужно унифицировать, но именно по причине унификации внутренних документов нет возможности унифицировать документы внешние. (Каждый внешний документ прежде чем стать таковым, сначала на предприятии, где его выписывали, был внутренним, а каждое предприятие больше думает о своих удобствах, а не о задачах клиента.)  
Операции цикла реализации играют основную роль в формировании результатов хозяйственной деятельности организации, поэтому их достоверность весьма важна. При проверке цикла реализации аудитор, с одной стороны, располагает внутренними источниками доказательств (расчеты себестоимости реализованной продукции, накладные на отпуск продукции, акты ликвидации основных средств), а с другой стороны — внешними документами (счета, акцептованные покупателями). Для успешного проведения проверки аудитор должен хорошо представлять характер рынков сбыта продукции, выпускаемой аудируемым субъектом, конкурентную ситуацию на этих рынках, платежеспособность покупателей.  
Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платежные поручения и т. п. Форма лимитно-заборной карты приведена на с. 122. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, но которые должны содержать обязательные реквизиты.  
Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, сче-  
Укажите, в какой группе приведен внешний документ. Ответы  
Q входящие внешние документы  
Входящие внешние документы ИС регистрируются, при необходимости преобразуются в машинное представление. Все входящие документы помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока. В зависимости от типа и содержания документа вырабатывается соответствующая реакция И С на документ. Например, если документ имеет директивный характер, разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их исполнения, документ ставится на контроль. Входящий документ может содержать информацию, которая является входной для решения задач. Такие документы подлежат обязательному вводу в БД. Для электронных документов используется маршрутизация передача документа исполнителю, ввод документа в БД, отметка о передаче документа по маршруту обработки и т. п.  

Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.).  
К внешнему документу относится  
Понимаю ли я все цифры в бюджете и смогу их отстоять перед руководством Могу ли я подтвердить эти цифры внутренними и внешними документами  
Внешние документы возникают вне данной организации и характеризуют ее хозяйственные взаимоотношения с другими предприятиями и организациями (например, счета-фактуры, поступающие от поставщиков при покупке материалов и топлива, денежные переводы, подтверждения, рекламации и др.).  
Бизнес-план является не только внутренним документом предприятия. В качестве внешнего документа он выступает при установлении или расширении контактов с контрагентами и потенциальными финансовыми партнерами  
Ссылки на внешние документы Структура программы  
Внешние документы поступают на предприятие со стороны -из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др. Эти документы составляются по типовым формам.  
Внешние документы. Так, счета поставщиков выступают в качестве доказательства цен на приобретенное сырье и обоснованности самих учетных записей.  
Данная процедура подразделяется на проверку документов а) подготовленных на предприятии клиента б) полученных клиентом от третьих лиц. К внутренним документам можно отнести дубликаты накладных по реализации, документы на отпуск товаров, табель учета рабочего времени рабочих и служащих, результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей. Внешний документ обычно составляется за пределами предприятия. Это постороннее лицо может быть участником учтенного факта хозяйственной жизни. В момент проверки данный документ перешел к клиенту и доступен для аудитора. В некоторых случаях данные документы появляются за пределами системы клиента и лишь в конце оказываются у него. Например, наклад-  
Аудитор принимает документ как надежное доказательство, исходя прежде всего из того, внутренний он или внешний. Если документ внутренний, то главный критерий его надежности в условиях эффективной системы — создание контроля на предприятии. Внешний -отражает операцию, в которой участвуют два экономических субъекта, и наличие данного документа предполагает их согласие с содержащейся в нем информацией. Поэтому внешние документы считаются более надежными, чем внутренние. Данный прием можно подразделить на следующие процедуры  
Приступая к проверке предприятия, аудитор должен четко представлять, какие сведения он должен собрать и из каких источников они могут быть им получены. Правило (стандарт) аудиторской деятельности Аудиторские доказательства определяет далеко не полный перечень источников доказательной информации о деятельности клиента, объем и характер которой определяется задачами проверки, сформулированными в договоре. Источники этой информации достаточно разнообразны и имеют неодинаковое значение для формулирования объективного аудиторского заключения. В большинстве своем это внутренние документы проверяемого предприятия, но кроме них анализируются различные внешние документы и данные, полученные от третьих лиц.  
Адресование документов. На внешних документах пишется адресат учреждение или частное лицо, которому направляется документ. Структурное подразделение указывается в адресате в том случае, если известно, что документ будет рассматриваться именно в данном подразделении. »  
Согласование и визирование документов. Распорядительные, наиболее важные внутренние и внешние документы до их подписания согласовываются. с заинтересованными учреждениями, структурными подразделения- ми и отдельными должностными лицами.  
Если в пункте 1.1. речь шла о внешних документах, в которых часто встречаются ошибки, либо эти документы вообще отсутствуют, то сейчас речь пойдет о внутренних документах организации.  
По месту составления различают внутренние и внешние документы, по характеру отражения опера-  
Внешние документы составляются вне организации и отражают хозяйственные связи с другими организациями (счета-фактуры, платежные поручения и т.д.).  
Внешний документ — документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них.  
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние оформляются внутри предприятия требования, чеки, накладные, кассовые ордера и др. Некоторые из них выходят за пределы предприятия (платежное требование на имя покупателей, чек на получение денег в банке и др.). Внешние документы поступают от других предприятий (выписки из расчетного счета, платежные требования поставщиков, рекламации и др.).  
Классификация бухгалтерских документов — группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки. По назначению бывают распорядительные документы, оправдательные документы, комбинированные документы и документы учетного оформления. По порядку составления они подразделяются на первичные документы и сводные документы. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций они могут быть разовыми документами и накопительными документами. По месту составления различают внутренние и внешние документы. Внутренними являются документы, составленные в данном предприятии. Внешние документы поступают от других предприятий (счета поставщиков, выписки из расчетного счета в Госбанке и др.). По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты (см. Реквизиты документов) и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным,  
Внешние документы составляются на других предприятиях и поступают на данное предприятие, например счета-фактуры, платежные требования, выписки Госбанка с расчетного счета, платежные поручения и др. Различия между этими документами обусловливают их проверку и бухгалтерскую обработку, порядок исправления обнаруженных ошибок.  
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу (см. рис. 1). Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.  
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.  
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не  
Внешний документ — документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).  
На бланке для внешних документов указываются эмблема предприятия наименование предприятия почтовый адрес предприятия номер контактного телефона номер телефакса дата и номер письма  
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).  
Можно сказать, что первичная документация была предназначена для сплошного фиксирования данных о всех явлениях и событиях. Она была построена в разрезе материально ответственных лиц (а таковыми были все ) и как бы делилась на два уровня. На первом уровне фиксировали выдачу средств или приказ об этом, на втором — фактический результат их использования. Об этом можно судить, сопоставив содержание первичных документов, а также проанализировав статьи эфемериды — те, которые прямо названы перерасходом или недостачей . К тому же обнаружены внешние документы — от банка, контрагентов, ди-ойкета. Результаты этого многоярусного учета попадали в эфемериду. В бухгалтерии Зенона не осуществлялся процесс предварительной группировки данных между их фиксацией в первичной документации и эфемериде. Видимо, он следовал традиционной учетной практике. Поэтому в эфемериде не отражен важнейший в учетной технологии этап накапливания информации. В ней просто воспроизведено содержание первичных документов. Некоторые попытки предварительного суммирования данных наблюдаются, но не как сложившийся учетный прием. В целом в эфемериде информация не систематизирована. Бухгалтерская мысль породила новый учетный регистр, но строение самого формуляра, видимо, не было до конца продумано.  
При использовании пишущих автоматов трафаретный текст заносится на машинный носитель, а индивидуальная информация впечатывается оператором вручную. В этом случае внешне документ не будет отличаться от подготовленного индивидуально, что пока необходимо для преодоления психологического барьера, стоящего порой на пути трафаретизации документов.  

Документы для внешнего пользования.

Стр 1 из 4

Общая характеристика деловых писем

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

Документы для внутреннего пользования –это документы, используемые внутри организации.

Языковые особенности делового документа

К языковым особенностям деловой документации относятся:

1) употребление стереотипных выражений (клише);

2) использование личного местоимения Вы и притяжательного местоимения Вам как формы вежливого официального обращения, пишущегося с большой буквы;

3) употребление для указания какого-либо временного предела обычно предлогов с – по, а также написание названий месяцев словами, например: с ноября – по декабрь;

4) использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки; отсутствие диалектизмов, жаргонных и просторечных слов, редкое употребление восклицательных предложений;


5) широкое применение в деловых текстах отглагольных существительных, особенно на — ние , например: прошу разрешения;

6) употребление причастных и деепричастных оборотов страдательных конструкций типа: представляется возможность, комиссией обнаружено;

7) отсутствие прямой речи в деловых текстах;

8) частое изложение текста от третьего лица: коллегия решила; написание от первого лица приказов, докладных и объяснительных записок.

Документы для внешнего пользования.

Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения (клише), например:

Обращаемся (к Вам) с просьбой прислать, выслать и т.д.

Сообщите (нам), пожалуйста, ….

Мы будем благодарны, если вы сообщите, подтвердите…..

Мы хотели бы ознакомиться с….

Мы будем благодарны, если Вы сможете подтвердить…

Просим вас проверить ход выполнения работ…

Прошу принять меры…

Прошу сообщить данные о производительности…

Образец письма-просьбы:

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес и использует стандартные выражения:

Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем, (что) …

Ставим Вас в известность, доводим до Вашего сведения, (что)…

Нам приятно сообщить, (что)…

В ответ на Ваше письмо сообщаем (что)…

В дополнение к нашему письму информируем (что)…

Образец письма-сообщения:

ТОО «ИМПЕРИЯ» Директору фирмы «ИМПЕКТ» Профсоюзная ул. 332 г-ну А.В. Лобову г.Караганда, 34452 Большая Садовая ул.,д.156 Тел./факс (836) 236-45-78 г. Караганда, 196239 E-mail: fyewtew@clement.ru 26.02. 2001 № 17 На № 25 от 24.02.2001 О рассмотрении заявки на участие в выставке Уважаемый Александр Владимирович! Сообщаем Вам, что заявка вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению. Директор центра А.А. Бернст

Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:

Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на…, посетить…, принять участие в…

Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить…, принять участие в…

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении …

Просим принять участие в …

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…

Образец письма-приглашения:

Уважаемый Иван Петрович! Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического университета в связи со 100-летием основания приглашает Вас принять участие в торжественном собрании, посвященной этой дате. Собрание состоится в актовом зале университета 25.05. 2010 г. Вход по пригласительным билетам. Ректорат СПбТУ

Сопроводительное письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов, документов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами. В последнее время также практикуется написание сопроводительного письма при устройстве на работу. В данном виде сопроводительного письма прилагаются резюме и рекомендательные письма.

В сопроводительном письме используются некоторые стандартные выражения:

Мы рады направить, дослать, выслать, препроводить (Вам)…

Пример сопроводительного письма:

г. Алматы, ул. Шевченко, д. 4 ТОО «TechnoVolt Kazakhstan» Менеджеру по персоналу На вашем сайте прочитал объявление о программе набора молодых специалистов. Слышал много раз положительные отзывы о работе в Вашей компании. Считаю, что соответствую требованиям для участия в данной программе. В связи, с чем высылаю Вам свое резюме. Обучение на кафедре электроэнергетики АУЭС дало мне необходимые знания, которые я могу успешно применить, работая в Вашей компании. В 2010 г. прошел летнюю стажировку в фирме «Энергосбыт». Я хорошо владею компьютером, свободно говорю и пишу на английском языке, имею водительские права категории В. Стажировка за границей утвердила мое желание работать в мультинациональной компании. Благодарю Вас за рассмотрение моей кандидатуры для участия в программе набора молодых специалистов. Охотно отвечу на все Ваши вопросы. С уважением, Максат Алимханулы Приложение: Резюме на 1л. в 1-ом экз. Рекомендательные письма на 2 л. в 1-ом экз.

Следующие коммерческие письма: запрос — ответ на запрос, предложение (оферта) — ответ на предложение, рекламация — ответ на рекламацию являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос — ответ на запрос. Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.

В запросе употребляются определенные стандартные выражения:

В соответствии с нашей договоренностью…., с нашим телефонным разговором…., с Вашей рекламой…, с протоколом о взаимных поставках …..

Пример письма — запроса:

ТОО «Аква» Генеральному директору г. Актобе, ТОО «Контур-Аква» ул. Советская, 137 Е. В. Шишкину Тел. (725) 111 11 00 Факс (725) 111 11 01 01.03.11 № 125 на № 121 от 27.02.11 О ценах на фильтры Уважаемый Евгений Владимирович! Благодарим Вас за предложение от 27 февраля фильтров АкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих фильтров, но мы бы хотели получить более подробную информацию о ценах на все фильтры, имеющиеся в наличии. В связи с этим просим выслать прайс-лист на продукцию. Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ. С уважением, Директор Е.И. Чижиков

Предложение (оферта) — ответ на предложение.В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

При составлении предложения целесообразно использовать следующие стереотипные выражения:

Учитывая безупречную репутацию фирмы…

Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество …

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем…

В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли бы) отправить Вам…

Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием…

Мы (с удовольствием) предлагаем Вам…поставить, отправить …

Согласно общим условиям поставки…., на указанных ниже условиях мы можем предложить Вам

Надеемся, что наше предложение вызовет у Вас интерес…

Мы можем предложить Вам …

Предлагаем Вам приобрести…

Мы можем рекомендовать Вам

Качество продукции в основном отвечает качеству образцов аналогичной продукции, переданной Вам ранее…

Речь идет о товаре обычного торгового качества…

Качество услуг подтверждается прилагаемым к письму сертификатом…

Указанная продукция по своему качеству относится к категории…

Образец письма- предложения:

Директору компании «MIRAG» Кайратову М.Д. Коммерческое предложение Компания VOLNA заинтересована во взаимовыгодном сотрудничестве на постоянной основе. Предлагаем рассмотреть возможность размещения Вашей концертной площадки в сервисе по продаже жителям билетов на концерты и в театры. Рассчитываем видеть Вас в числе наших партнеров, и предлагаем заключение договора на оказании услуг по реализации билетов. Сегодня важным фактором коммерческого успеха в сегменте продаж билетов являются развлекательные и культурные мероприятия, которые обладают высокими стандартами обслуживания клиентов. Обладая значительным опытом в сфере популяризации и продвижения различных театральных и шоу-проектов, мы готовы обеспечить комплексный сервис на профессиональном уровне. Мы предлагаем Вам следующие условия взаимодействия: — бесплатное анонсирование Ваших программ с предоставлением исторической справки и репертуара; — информирование обо всех Ваших мероприятиях как в интернет-кассе, так и в рамках всех рекламных программ VOLNA; — гибкие условия при заключении договора на сотрудничество с учетом Ваших интересов и пожеланий, индивидуальный подход. Надеемся, что наше предложение вызовет у Вас интерес. Директор Л.Б. Ветрова

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него– это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.

Автор письма-претензии должен чётко изложить причины своего неудовольствия и кратко описать ситуацию, побудившую его написать данное письмо. В заключении должны быть выражены конкретные пожелания или предложения по исправлению ситуации.

В рекламации употребляются определенные стандартные выражения:

Мы (официально) заявляем Вам рекламацию в отношении…;

Направляем Вам товар, рекламацию в связи ….;

К сожалению, сообщаем Вам о ….. и т.д.

В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично или отклоняется; денежная оплата произведена и т.д.

Образец письма — претензии:

Генеральному директору ЗАО «Скай Экспресс» М.В. Букаловой А. Петрова проживающего по адресу: г. Алматы, мик-н Аксай 4., д.29 кв.15, тел. 2251042 Претензия Мною 19 августа 2011 года посредством Вашего агента-компании «Евросеть» были приобретены 2 билета вашей авиакомпании на рейс 265 Алматы — Москва на 23 августа 2011 года, а также 2 билета на рейс 266 Москва — Алматы на 24 августа 2011 года. По Вашим техническим причинам рейс 266 Москва — Алматы был задержан на 8 часов, а затем и вовсе отменен. Ваш представитель в аэропорту Курумоч принял и подписал уведомление на вынужденный отказ от полета ввиду отмены рейса. Однако в московском офисе при предъявлении этих уведомлений, а также оригиналов чеков на оплату полета, копии паспортов, маршрут-квитанций, мне было отказано в возмещении стоимости неосуществленного полета. Настоятельно требую возмещения стоимости двух билетов по 29750 тенге каждый (59500 тенге в сумме (без учета комиссий)), путем перечисления этой суммы на банковскую карту в 14-дневный срок со дня получения этого письма. В противном случае, мною будет подан иск в суд. Реквизиты прилагаю. 1.09.2011 А. Петров

Внутренние и внешние документы

Главная » Бухгалтеру » Внутренние и внешние документы

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором


Вернуться назад на Внутренние документы
По назначению бухгалтерские документы делятся (классифицируются) на:
а) распорядительные, в которых содержатся распоряжения об осуществлении той или иной хозяйственной операции; они не являются основанием для записи операций в учете, поскольку нет подтверждения о том, что такая сделка состоялась. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, поручения и др.;
б) исполнительные или оправдательные, подтверждающие факты выполнения операций. Они первым этапом учетной регистрации. К ним относятся приходные и расходные ордера, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о принятии ценностей, акты о выполненных работах и др.;
в) документы бухгалтерского оформления, к которым относятся распорядительные сведения, различные справки, расчеты и т.д. (например, расчет суммы на заготовку и приобретение материальных ценностей);
г) комбинированные — с одноразовыми признаками распорядительных, исполнительных документов бухгалтерского оформления в данной хозяйственной операции и одновременно указание об отражении ее на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся Авансовые отчеты, Прибыльные и Расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада.
По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.
Внешними документами называются те, которые поступают от других предприятий, организаций, то есть состоят вне данного предприятия. К ним относятся выписки банка, счета поставщиков и др.
Внутренние документы — это документы, составленные (выписанные) на данном предприятии, в организации.
Документы по объему отображаемых операций делятся на первичные и сводные.
Первичные — это такие документы, впервые выполняют регистрацию хозяйственной операции в момент ее совершения или безотлагательно после осуществления. К ним относятся акты приемки и выбытия основных средств, накладные, квитанции и т.
Сводные документы составляются на основании первичных. К ним относятся различные отчеты, расчетно-платежные ведомости и др.
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы используются только для одноразового оформления и отражения операций. К ним относятся Прибыльные и Расходные кассовые ордера, требования для получения материальных ценностей со склада и др.
Накопительные документы используются для многократного оформления и регистрации операций в течение определенного времени (недели, декады, месяца).
Например, лимитно-заборные карты, с помощью которых оформляется отпуск материалов на производство (выполнение работ). Такие документы сокращают количество первичной документации.
По степени использования средств документы делятся на заполняемые вручную и механизированным.
Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет по форме и содержанию, то есть проверяются наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическое увязки отдельных показателей.
Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителя исполнителю, то есть для управления хозяйственной деятельностью предприятия.
Документация выполняет роль импульса, дает начало движения учетной информации.
Она обеспечивает бухгалтерском учете сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия.
С помощью документации контролируется правильность осуществления операций, ведется текущий анализ проделанной работы.
Таким образом, документация осуществляет контрольно-аналитические функции.

Внутренний аудит
Бухгалтерские документы
Организационные документы
Документы, регистры и формы бухгалтерского учета

| | Вверх

Цель: Сформировать у обучающегося знания по основным видам бухгалтерских документов.

Обязательным условием метода документации является отражение фактов хозяйственной деятельности в первичных документах в момент их совершения. Документальность ведения учета придает юридическую обоснованность бухгалтерской информации.

Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация.

Документация является основой бухгалтерского учета и заключается в сплошном непрерывном отражении всех хозяйственных операций, проводимых организацией в бухгалтерских оправдательных документах.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение.

Документы имеют правовое и контрольное значение. В первом случае они используются в качестве доказательства при возникновении споров между организациями и физическими лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях, служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы и др. во втором случае документы будут исключать случаи хищения, являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий и анализа работы организации.

Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, сформулированы в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Первичный бухгалтерский документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершении хозяйственной операции, которые называются реквизитами.

Реквизиты делятся на: обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты придают бухгалтерским документам юридическую силу. К ним относятся:

— наименование документа (формы), код формы;

— дата составления документа;

— наименование организации;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильностью ее оформления;

— подписи должностных лиц.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов.

В зависимости от характера операций, технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены:

— номер документа;

— основание для совершения хозяйственной операции;

— адрес и телефон организации;

— расчетные счета организации и др.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных документов при соблюдении установленных требований.

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные.

Записи в документах ведутся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Производить записи простым карандашом не разрешается. Документ должен быть заполнен четко, без помарок. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Для правильного использования в учетном процессе документы классифицируют по следующим однородным признакам: назначению; месту составления; способу отражения; объему содержания операций.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинирования.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Например, распоряжение на проведение инвентаризации, платежное поручение банку на перечисление денежных средств и др. на основании распорядительных документов не делают учетных записей, так как операция еще не совершена.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Ими могут служить: счета, подтверждающие произведенные расходы, накладные на получение ценностей. Эти и аналогичные документы составляются в момент совершения операции и являются основанием для отражения ее на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии и служат основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. К ним относятся: бухгалтерские справки, разные виды расчетов (амортизационных отчислений по основным средствам, нематериальным активам и др.).

Комбинированные документы – одновременно выполняют функции, свойственные двум и более охарактеризованным выше типам документов. Например, один документ может сочетать функции распорядительного и оправдательного документа или функции оправдательного и бухгалтерского оформления. К числу комбинированных можно отнести приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на заработную плату и др. их применение уменьшает количество записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов.

По месту составления различают документы внутренние и внешние.

Внутренние считаются документы, составляемые и используемые для оформления операций, совершенных внутри данной организации. К ним относятся накладные на внутреннее перемещение материально-производственных запасов, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Внешними принято считать документы, поступающие в организацию от других организаций. Это товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и другие документы, поступившие от поставщиков.

По способу отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные.

В первичных документах фиксируют одну или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения или непосредственно после их окончания. Примером первичных документов могут служить: чеки на получение денег из банка, накладные на отпуск материальных ценностей и др.

Сводные документы составляются на основании нескольких ранее оформленных однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей. Сводными документами являются, например, кассовый отчет (составляют на основании документов, подтверждающих поступление и расходовании денег), товарный отчет (составляют на основании товарных документов). Сводные документы позволяют существенно уменьшить число бухгалтерских проводок: вместо проводок на каждый отдельный документ составляется общая проводка по итогу сводной ведомости, объединяющей данные большого числа первичных документов.

По объему содержания операций первичные документы подразделяют на две группы: накопительные и разовые.

Разовым документом оформляют одну операцию в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения, например, накладная на отпуск товара.

Накопительные документы отражают однородные или периодически повторяющие операции за определенный период. Примером таких документов могут служить лимитно-заборные карты и т.п. В отличие от разовых, накопительные документы отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на ее оформление.

В процессе учетной регистрации операций иногда возникают ошибки. Характер ошибок разнообразен: в документах и учетных регистрах записывают неправильный текст или неверную сумму; неверно подсчитывают итоги; неправильно указывают корреспондирующие счета в бухгалтерских проводках и т. п.

Для правильного и точного отражения всех операций в организации необходимо своевременно выявлять и исправлять все допущенные в учетные записях ошибки.

Ошибки должны быть исправлены до составления отчетности.

Исправление ошибок в учетных записях осуществляется способами: корректурным, дополнительных проводок, «красное сторно».

Корректурный способ применяется в случаях:

— ошибки не затрагивает корреспонденции счетов;

— ошибки быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Использование данного способа предполагает, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправленные ошибки оговариваются и подтверждаются: в документах – подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах – подписью лица, осуществившего исправление.

Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в учетных регистрах или бухгалтерской проводке указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма хозяйственной операции. Для исправления таких ошибок на разность между правильной и преуменьшенной суммами составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. На сумму допущенной ошибки бухгалтером организации оформляется справка, в которой со ссылкой на первичный документ указывается, когда и какая ошибка допущена. Бухгалтерская справка служит документом бухгалтерского оформления и основанием для исправления бухгалтерской ошибки.

Способ «красное сторно» (отрицательных чисел) применяется в случае, если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов. Сущность этого способа состоит в том, что вначале неправильная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, вычитаются из итога. Таким образом, неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка, отражающая правильную корреспонденцию счетов, и записывается в учетные регистры обычными чернилами.

Документация и первичный учет не могут обеспечить полного отражения в учете фактического движения имущества и источников его формирования (возможны расхождения учетных записей с фактическими остатками средств и источников). Более того, изменения бухгалтерского учета, проводимые Минфином России в соответствии с Программой реформирования бухгалтерского учета, порождают многообразие нетрадиционных ситуаций, позволяющих организациям допускать существенные отклонения данных бухгалтерского учета и реального состояния имущества, что приводит к искажениям в бухгалтерском учете информации о наличии объектов, их налогообложения. Решению перечисленных проблем способствует инвентаризация, как один из важнейших этапов подготовки к составлению годового отчета, подтверждающая достоверность данных этого документа.

Инвентаризацией называется установление фактического наличие средств и их источников путем пересчета остатков в натуре или проверке учетных записей. Слово «инвентаризация» происходит от латинского «опись» и означает проверку наличия и состояния ценностей в натуре путем пересчета, взвешивания, измерения и т.д.

Основными целями инвентаризации является: имущества, фактически имеющегося в наличии у организации, сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета и выявление отклонений, а также подтверждение достоверности учета обязательств по всем видам дебиторской, кредиторской задолженности, другим видам расчетов.

Методическое указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Минфина РФ 13 июня 1995г.) устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организаций и оформление ее результатов. При проведении инвентаризации подсчитывается, обмеривается все имущество по местам его нахождения и материально ответственным лицам, имеющееся у организации. Кроме того, согласно Методическим указаниям инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на ответственном хранении, полученное для переработки, а также учтенное по каким-либо причинам.

Перечень первичных документов:

1. АКТЫ:

— приема (передачи) основных документов;

— списания основных документов;

— приема-сдачи отремонтированных объектов;

— приема материалов;

— о выявленных дефектах;

— инвентаризации;

— на замену.

2. ТРЕБОВАНИЯ:

— акт-требование на замену материалов;

— накладная;

— требование на отпуск материалов;

— платежное требование;

— требование-поручение.

3. НАКЛАДНЫЕ:

— накладная (требование) на внутреннее перемещение;

— накладная на отпуск на сторону.

4. НАРЯДЫ:

— на выполненную работу;

— на сдельную работу.

5. ПРИКАЗЫ:

— приказ о приеме, о переводе, о прекращении договора;

— о предоставлении отпуска;

— приказ на отгрузку.

6. ОРДЕРА:

— приходный кассовый ордер;

— расходно-кассовый ордер;

— приходный ордер.

7. КАРТЫ:

— линейные карточки;

— заработная плата.

8. ЗАЯВЛЕНИЯ:

— на открытие счета;

— об отказе от акцента.

9. ПОРУЧЕНИЯ:

— платежное поручение;

— свободное платежное поручение;

— платежное требование-поручение.

10. СЧЕТА:

— счет-фактура;

— счет (поставщика);

— счет платежное требование;

— лицевой счет.

11. ДОВЕРЕННОСТЬ.

12. ОТЧЕТЫ:

— авансовый отчет;

— материальный отчет.

13. РЕЕСТРЫ (списки, опись):

— реестр чеков;

— реестр не выданной зарплаты;

— реестр платежных требований;

— реестр приходных и расходных ордеров;

— инвентарный список;

— инвентарная опись.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

По назначению
Распорядительные Оправдательные Бухгалтерского оформления Комбинированные
По месту составления
Внутренние Внешние
По степени обобщения информации По количеству учетных позиций По времени обработки
Разовые Накопительные Однострочные Многострочные Первичные Вторичные
График документооборота
Виды работ с документом Исполнители
Цех Маркетинговая служба Склад В.Ц. Бухгалтерские —- Архив
1. Выписка 2. Выдача-разрешение 3. Отпуск материала 4. Таксировка 5. Проверка документов 6. Хранение документов

Внешний документ

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *