Возврат подотчетных средств

Содержание

Срок отчета по подотчетным суммам

Срок отчета по подотчетным суммам — это дата, указанная в документе, на основании которого деньги были выданы. Если работник не отчитался вовремя и не вернул полученные средства, к нему можно применить меры. Но тянуть с этим нельзя.

Правила выдачи средств

Подотчет — это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании. В документе-основании указывают:

  • ФИО и должность сотрудника;
  • цель выдачи;
  • сумма;
  • на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу.

Образец приказа

Образец заявления

Деньги выдают наличными либо перечисляют на банковскую карточку работника.

Сроки отчета по подотчетным суммам

По истечении периода, на который были получены денежные средства, сотрудник должен:

  • либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет;
  • либо вернуть неизрасходованные суммы.

Если сотрудник в день, когда наступил срок возврата подотчетных сумм, отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу тоже в течение трех дней.

К авансовому отчету (его форму можно разработать и утвердить самостоятельно или использовать унифицированную № АО-1, утвержденную Госкомстатом) необходимо приложить подтверждающие расходы документы. Срок давности чеков для авансового отчета законодательством не установлен.

До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.

Разрешение споров

Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не отчиталось в срок и не не вернуло полученные деньги вовремя. В этой ситуации у компании есть один месяц после истечения даты возврата на удержание невозвращенного подотчетного аванса. Для этого необходимо издать распоряжение руководителя об удержании выданных средств из заработной платы, ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на удержание в письменном виде.

Если работник не согласен с удержанием, то компании придется взыскивать денежные средства через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам составляет три года с момента невозврата (ст. 196 ГК РФ). В течение этого времени у компании есть возможность подотчетные суммы, не возвращенные в срок, взыскать в судебном порядке.

Обращаем ваше внимание, что неподтвержденный документально расход в интересах организации, невозвращенный и невзысканный своевременно подотчет, по мнению ИФНС, является доходом работника, и с него нужно удержать НДФЛ. Это позиция изложена в Письме от 24.12.2013 № СА-4-7/23263, и судьи ее поддерживают: Подробнее — в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги

Выдавая сотрудникам деньги под отчет, предприятие или предприниматель (далее по тексту — предприятие) всегда должны быть начеку: средства могут и не вернуться! И что тогда делать?

В этом случае законом допускаются крайние меры со стороны работодателя.

Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался?

Прежде всего, не стоит торопиться причислять подотчетные суммы, не возвращенные или не подтвержденные работниками в установленные сроки, к доходу этих работников.

Без наличия авансового отчета и (или) без внесения в кассу (на расчетный счет) предприятия неизрасходованных подотчетных денег за сотрудником можно признать пока только задолженность.

Причем, возникает эта задолженность на следующий день по истечении срока, который предусмотрен для подтверждения расходования подотчетных средств. Т.е. по истечении 3-х рабочих дней, отсчет которых ведется с момента:

  • окончания срока, на который выданы подотчетные деньги;
  • или со дня выхода на работу.

Именно в этот момент и признается задолженность, но не доход подотчетного лица!

Например, сотруднику выдали средства на покупку канцтоваров 12 июля до 18 июля. Таким образом, он должен сдать авансовый отчет до 21 июля включительно. И если он не представляет указанный документ, то с 22 июля за данным сотрудником числится задолженность.

Самое интересное, что даже Указание Банка России №3210-У прямо признает подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, только задолженностью. В абз.3 п.6.3 Указание №3210-У говорит, что выдать наличные деньги под отчет можно только при условии полного погашения сотрудником его задолженности (!) по ранее полученным подотчетным деньгам.

На основании письма ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13 г. с подотчетных средств, по которым сотрудник не отчитался вовремя, удерживается НДФЛ. Но вот вопрос, в какой момент удерживается НДФЛ?

Многие компании считают, что данный момент наступает сразу же по истечении срока, который предусмотрен для предоставления авансового отчета. Но это не так! По истечении данного срока за сотрудником признается только задолженность перед его предприятием, для взыскания которой нужно принять все меры.

В частности, для начала стоит в письменном виде напомнить работнику о его обязанности сдать авансовый отчет и (или) внести в кассу предприятия (на расчетный счет) остаток либо полную сумму, выданных под отчет денег.

Кроме того, следует подписать акт сверки с сотрудником по такому долгу. Данная переписка предприятия с сотрудником является доказательством того, что предприятие предприняло попытку уладить дело.

И тогда сотрудник либо отчитывается, либо пишет заявление с просьбой на удержание долга по подотчетным суммам с его заработной платы. Либо предприятие подает на своего работника в суд!

Что делать, если сотрудник сдал авансовый отчет без подтверждающих документов?

Несвоевременная сдача авансового отчета – малая неприятность для бухгалтера. А вот что делать, если этот отчет не содержит подтверждающей расходы первички? Как списать подотчетные суммы без документов?

Согласно письму ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13г., если сотрудник, получив деньги под отчет, не предоставил документальных доказательств о расходовании указанных сумм, то на основании п. 1 статьи 210 Налогового Кодекса РФ указанные средства в том объеме, в каком они не подтверждены документами, включаются в доход подотчетного лица и в налоговую базу по НДФЛ. Но это возможно только, если сотрудник не решил указанную проблему — и не позаботился о восстановлении первичных документов.

В аналогичном порядке многие компании решают судьбу и тех подотчетных сумм, расходование которых оказалось подтвержденным документами, какие не могут быть по закону признаны первичными.

В соответствии со статьей 9 федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы, которыми оформляются всех хозяйственные операции, должны содержать закрытый перечень обязательных реквизитов. И если будет отсутствовать хотя бы один из указанных реквизитов, то документ не может быть признан первичным и послужить основанием для признания расходов и для подтверждения потраченных средств.

А значит, авансовый отчет, сопровожденный подобными документами, может быть утвержден руководством предприятия на сумму меньшую, чем потратило подотчетное лицо. Т.е. в пределах тех сумм, которые подтверждены правильно оформленными документами.

В результате у сотрудника образуется перед предприятием задолженность, но до тех пор, пока сам сотрудник не предпримет попыток ее устранить. Например, потребовать от поставщиков или подрядчиков правильно оформленные документы.

Однако вопрос о неправильном оформлении первичной документации, сопровождающей авансовый отчет, является довольно спорным:

  • к авансовому отчету прикладываются документы в качестве доказательства только произведенной сотрудником оплаты (!) за товары, работы, услуги. В качестве такого доказательства служат, прежде всего, бланки строгой отчетности и кассовые чеки, предоставляемые при наличных расчетах. При этом указанные документы должны соответствовать требованиям не закона №402-ФЗ, а закона №54-ФЗ от 22.05.03 г. «О применении контрольно-кассовой техники». И такого соответствия будет достаточно для признания обязательств подотчетного лица исполненными, даже если приложенные к этим платежным документам накладные и иные формы подготовлены с нарушениями статьи 9 закона №402-ФЗ;
  • для того чтобы принять произведенные подотчетным лицом платежи в качестве расходов, одних только платежных документов мало. Для этого потребуется иная документация, из которой ясно видно о взаимосвязи между расходами и предпринимательской деятельностью предприятия. Такой вывод сделан в письме ФНС РФ №ЕД-4-3/11515 и в статье 252 Налогового Кодекса РФ. Но данный вывод не касается подтверждения факта оплаты, отраженного в авансовом отчете. Даже если к этому отчету не приложены накладные, а только кассовые чеки, то для бухгалтера одних чеков будет достаточно, чтобы принять авансовый отчет. Остальные документы, чтобы признать расходы, он может истребовать самостоятельно или обязать это сделать подотчетное лицо. В результате налогооблагаемого НДФЛ дохода, если к авансовому отчету приложены только платежные документы, не возникает, как и не возникает даже задолженности подотчетного лица перед предприятием. А вот оформленная с нарушениями закона №402-ФЗ первичка (накладные и иные документы) влияет только на возможность признания расходов расходами для целей бухгалтерского и налогового учета.

Другое дело, когда у сотрудника нет вообще документов, которые бы подтвердили расход подотчетных сумм. И даже вовремя сданный авансовый отчет не имеет значения. В этом случае предприятие должно:

  • сначала попытаться восстановить первичку к авансовому отчету;
  • если это не удалось, то нужно признать задолженность за сотрудником по окончании срока, в течение которого должен был быть сдан авансовый отчет;
  • затем предпринять все попытки для взыскания долга с работника;
  • если не удалось взыскать средства даже через суд, то следует признать этот долг безнадежным и списать его на убытки;
  • и только после этого у данного сотрудника возникает налогооблагаемый НДФЛ доход!

Когда возникает доход для целей удержания НДФЛ в случае невозвращения подотчетных денег или отсутствия отчета по ним?

В соответствии со статьей Трудового Кодекса РФ 248 в случае причинения сотрудником любого ущерба предприятию, взыскание этого ущерба возможно тремя способами:

  • добровольный. В этом случае сотрудник (виновное лицо) должен полностью или частично самостоятельно возместить ущерб. Для этого работник в письменном виде оформляет данное обязательство с указанием конкретных сроков внесения платежей. Рассрочка при возмещении ущерба возможно только, если между сторонами достигнуто по этому поводу согласие;
  • по распоряжению руководителя. Такой порядок возмещения возможен только если величина ущерба не превышает средний месячный заработок сотрудника. При этом распоряжение о взыскании должно быть дано не позже одного месяца со дня, когда был установлен окончательный размер причиненного сотрудником ущерба;
  • в судебном порядке. Этот вариант взыскания ущерба возможен, если установленный выше месячный срок истек, либо если сотрудник отказывается от добровольного возмещения причиненного ущерба, а сама сумма ущерба превышает его среднемесячную зарплату.

Указанная статья 248 ТК РФ распространяется и на взыскание сумм, выданных под отчет, но не возвращенных работником или по которым он не отчитался. Таким образом, пока не будет выполнена одна из вышерассмотренных процедур, признать возможность удержания НДФЛ с подотчетной суммы нельзя.

Если сотрудник решит добровольно погасить долг по подотчетной сумме независимо от ее величины, то у предприятия нет оснований для удержания НДФЛ.

Если же сотрудник отказывается это делать, а через суд указанные суммы взыскать не удалось, тогда предприятию придется их списать по истечении срока давности. И тогда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход!

Однако для этих целей сроком исковой давности (письмо Минфина РФ №03-03-06/1/610) согласно статье 196 Гражданского Кодекса РФ считаются 3 года. По окончании этих 3-х лет задолженность по подотчетным суммам признается безнадежной и подлежит списанию на убытки предприятия.

А у сотрудника по окончании этого срока возникает облагаемый НДФЛ доход:

  • пп.5 п.1 статьи 223 НК РФ датой фактического получения дохода признается день списания (!) организацией со своего баланса в установленном порядке суммы безнадежной задолженности. Под списанием с баланса понимается принятие указанных сумм в состав убытка с кредита счета 71 и перевод задолженности на забалансовый учет на счет 007. На этом счете долги хранятся в течение 5 лет с даты их списания с баланса с целью контроля возможности их взыскания;
  • п.3 статьи 226 НК РФ говорит, что НДФЛ исчисляется налоговым агентом (работодателем) в момент фактического получения налогоплательщиком дохода. Т.е. в день списания долга по подотчетным суммам с баланса;
  • п.4 статьи 226 НК РФ предусмотрено удержание налога при выплате доходов и непосредственно из доходов сотрудника. Т.е. в ближайшую по срокам выплату заработка.

В случае если по окончании срока исковой давности сотрудник уволился, то предприятие в письменном виде должно предупредить налоговую инспекцию и самого налогоплательщика (т.е. работника) о невозможности в течение налогового периода удержать у данного сотрудника сумму НДФЛ.

И отправить такое уведомление необходимо не позже 1 марта года, следующего за прошедшим налоговым периодом, в котором и возникли указанные обстоятельства (п.5 статьи 226 НК РФ).

В уведомлении обязательно отражается сумма дохода, с какой не удержан НДФЛ, сам не удержанный НДФЛ и причина невозможности его удержать. Данное уведомление подается в форме Справки 2-НДФЛ и в порядке, который утвержден в приказе ФНС РФ от 16.09.2011г. №ММВ-7-3/576@.

Стоит напомнить, что списать безнадежную сумму подотчетных денег можно только, если само предприятие предприняло все попытки к взысканию данного долга.

Как определить окончание срока исковой давности?

Для целей списания долга и расчета НДФЛ очень важно понять, когда истекает срок исковой давности:

  • в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;
  • как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;
  • нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок;
  • по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации.

Сама инвентаризация должна проводиться на основании приказа руководителя предприятия (например, по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.09г.), а результаты проверки можно оформить с помощью Акта ИНВ-17. К этому Акту следует приложить подтверждающие задолженность документы:

  • акты сверки, подписанные обеими сторонами спора;
  • переписку с должником-сотрудником;
  • авансовый отчет (если он есть), и иные документы, из которых следует наличие и величина задолженности.

И только тогда можно списать признанный безнадежным долг с баланса компании и начислить НДФЛ!

А вот в случае, если подотчетное лицо не подтвердило свои командировочные расходы, действует совсем иной порядок начисления НДФЛ.

Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы?

Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?

Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.12 п.1 статьи 264 НК РФ, могут быть признаны при расчете налогооблагаемой базы только если они документально подтверждены.

Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника:

  • сумм, которые превышают 700 рублей за каждый командировочный день, если командировка была внутри страны;
  • сумм, превышающих 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.

Это разрешено Налоговым кодексом РФ в статье 217 (абз.12 п.3).

Но вот вопрос, когда именно признавать указанную задолженность? По этому поводу Минфин РФ в свое время отстаивал мнение, что доход у командировочного лица возникает тогда, когда ему выплачены суточные сверх норматива (Письмо Минфина РФ №03-04-06/6-135 от 25.06.10г.).

Однако на момент выдачи командировочных невозможно еще сказать, подтвердит ли сотрудник указанные расходы документами или нет. Это станет известно только после сдачи им авансового отчета.

Для целей же признания указанных сверхнормативных выплат облагаемыми НДФЛ следует учесть, что согласно статье 223 НК РФ (пп.6 п.1) датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, в котором авансовый отчет командированного лица был утвержден (именно утвержден руководителем компании, а не сдан подотчетным лицом!). Таким образом, исчисление НДФЛ должно быть выполнено в день фактического получения облагаемого дохода (согласно п.3 статьи 226 НК РФ). Т.е. в последний день месяца.

Но в п.4 этой же налоговой статьи 226 сказано, что удержание рассчитанного НДФЛ должно быть выполнено в момент фактической выплаты доходов. А в случае с не подтвержденными документально командировочными расходами в какой момент должен быть удержан налог, если никакой выплаты дохода нет?

Сверхнормативными командировочные суммы признаются в момент утверждения авансового отчета подотчетного лица, когда точно виден размер его задолженности перед работодателем. Фактически в этом случае выплаты дохода не производится. А значит, и удерживать НДФЛ не из чего.

Тем более в п.4. ст.226 НК РФ прямо сказано, что НДФЛ удерживается непосредственно из доходов налогоплательщика (т.е. подотчетного лица), а в п.9 статьи 226 НК РФ также обозначено, что налоговый агент не вправе за свой счет внести НДФЛ за своего сотрудника в бюджет.

Таким образом, удерживать НДФЛ по сверхлимитным командировочным следует в ближайшую по времени выплату зарплаты (подобное мнение высказано Минфином РФ в письме № 03-04-06/4-5 от 14.01.13 г.).

Как взыскать подотчетные суммы с лиц, работающих по гражданско-правовому договору?

Прежде всего, стоит отметить, что если подотчетное лицо оказалось внештатным сотрудником, то на него не распространяется порядок, предусмотренный в Трудовом Кодексе РФ в статье 248 по поводу взыскания причиненного им предприятию ущерба.

Указанное лицо может либо добровольно погасить свой долг по подотчетным средствам, либо в судебном порядке:

  • если в добровольном порядке — то никаких дополнительных действий со стороны предприятия не требуется. В этом случае сотрудник пишет заявление, в котором дает согласие на удержание из его доходов суммы, эквивалентной признанному им долгу. Чтобы еще до заявления внештатный сотрудник признал свою задолженность по подотчетным суммам, рекомендуется подписать с ним акт сверки. И сделать это следует после утверждения руководителем компании авансового отчета;
  • если же в добровольном порядке сотрудник не стремится погасить свою задолженность, то остается судебное рассмотрение спора. В случае если компания данный спор не выигрывает, то признанная судом задолженность может быть списана только по окончании искового срока давности, как безнадежная. И в этом случае на такое подотчетное лицо распространяются те же правила начисления и удержания НДФЛ (статьи 223 и 226 НК РФ), что и для штатного сотрудника. Налоговый кодекс РФ не делает различий между штатными и внештатными работниками. Т.е. в момент списания долга с баланса предприятия у данного лица возникает облагаемый НДФЛ доход!

Следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии, что у подотчетного лица нет задолженности по предыдущим подотчетам.

Почему опасна бесконечная выдача под отчет денежных средств руководителю компании.

Последние изменения в подотчете на 2017 год

Подотчет в 2017 году изменения претерпел существенные. Рассмотрим алгоритм выдачи подотчетных сумм и основные законодательные преобразования в части регулирования подотчета в 2016-2017 годах.

Какие изменения коснулись подотчета в 2016-2017 годах

Алгоритм выдачи средств под отчет

Кому можно выдать деньги под отчет

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Обязательно ли заявление на выдачу подотчета

Работник потратил свои деньги — это подотчет?

Итоги

Какие изменения коснулись подотчета в 2016-2017 годах

В 2016 году основные преобразования в части учета подотчетных средств коснулись бюджетных учреждений. В связи с принятием поправок к указанию о бюджетной классификации, утвержденному приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н, изменились некоторые коды КОСГУ, вследствие чего поменялись и аналитические счета для учета подотчетных сумм.

Порядок учета подотчетных сумм в бюджетных учреждениях см. в статье «Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях».

Также в 2016 году были внесены поправки в НК РФ. Теперь датой обложения НДФЛ сверхнормативно выплаченных суточных является последний день месяца, в котором работник предоставил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Ранее чиновники считали датой получения дохода, подлежащего налогообложению, момент выплаты сверхнормативных средств сотруднику (письмо Минфина от 25.06.10 № 03-04-06/6-135).

Если сверхнормативные суточные были выплачены в иностранной валюте, то и пересчитывать их в рубли для определения дохода следует по курсу ЦБ РФ, действующему в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина РФ от 05.06.2017 № 03-04-06/35510).

Напомним, что в налоговом учете нормы суточных утверждены п. 3 ст. 217 НК РФ и составляют 700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. — для заграничных поездок. Суммы суточных, выплаченные сотрудникам сверх указанных норм, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

В 2017 году в расчеты с подотчетниками, а если конкретно, в п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, были внесены 2 важных изменения:

  • Теперь для выдачи денежных средств не обязательно заявление сотрудника – достаточно издать распорядительный документ от имени директора предприятия или ИП.
  • Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств.

Изменения базируются на указании ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.

В остальном порядок расчетов с подотчетниками в 2017 году остался прежним. Рассмотрим его более подробно.

Алгоритм выдачи средств под отчет

Основным документом, который регулирует алгоритм выдачи подотчетных сумм сотрудникам предприятия, является указание № 3210-У. Согласно п. 6.3 данного нормативного акта предусмотрена следующая последовательность действий по подотчету:

  1. Работник должен предоставить бухгалтеру (кассиру) завизированное руководителем заявление на выдачу средств под отчет в произвольной форме с указанием даты, а также данных о сумме и сроках, на который выдаются деньги. Либо выдача денег под отчет осуществляется без заявления, но на основании приказа руководителя, содержащего аналогичную информацию: срок, сумму, назначение подотчета, , а также дату и регномер документа, подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Работник в таком случае знакомится с приказом под подпись. Если в течение дня планируется выдать деньги нескольким подотчетникам, то приказ может быть для них общий – с пофамильной детализацией.
  2. Перед выдачей новой суммы подотчетнику бухгалтеру следует проверить сальдо расчетов с данным работником. Если имеется непогашенная задолженность по ранее выданным авансам, выплачивать новую сумму законодательство не запрещает. Для контроля за возвратом подотчетных сумм руководство предприятия может все же зафиксировать в Положении о расчетах с подотчетными лицами запрет на выдачу новых сумм, если у подотчетника есть задолженность перед фирмой.
  3. В срок до 3 рабочих дней после даты, утвержденной руководителем в заявлении, работник обязан предоставить авансовый отчет с приложенными к нему корректно заполненными первичными документами, а неизрасходованные средства вернуть предприятию.
  4. Проверка правильности заполнения авансового отчета и соответствия приложенной к нему первички осуществляется бухгалтерией в срок, установленный локальными актами предприятия.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работнику можно выдавать под отчет любую сумму — правило 100-тысячного лимита здесь не действует. Однако если сотрудник рассчитывается с контрагентом от имени компании, то платеж наличными средствами по 1 договору не может превышать 100 000 руб.

С порядком бухгалтерского учета подотчетных сумм можно ознакомиться в публикации «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Кому можно выдать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм возможна лишь работникам предприятия. Согласно нормам трудового законодательства, работником признается только тот сотрудник, с которым у работодателя заключен трудовой договор (ст. 15 ТК РФ). Однако п. 5 указания № 3210-У в понятие «работник» включает и иные физлица, с которыми у компании заключены договоры гражданско-правового характера (далее — ГПХ). Такие пояснения дал ЦБ РФ в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Таким образом, подотчетником может выступать как штатный сотрудник предприятия, так и подрядчик, действующий по договору ГПХ. Однако лицо, не являющееся штатным сотрудником, не обязано предоставлять авансовый отчет, а заказчик не имеет возможности удержать аванс из его заработной платы, как в случае со штатным работником (ст. 37 ТК РФ). Чтобы избежать неприятностей с невозвратом подотчетных сумм, при заключении договора ГПХ следует прописать соответствующие штрафные санкции.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Действующее законодательство не запрещает перечислять подотчетные средства на зарплатную карту сотруднику или на корпоративную карту предприятия. Однако подобный порядок перечисления подотчетных средств безопаснее утвердить в учетной политике предприятия и Положении о расчетах с подотчетными лицами. Кроме этого, бухгалтерии не помешает разработать новый бланк авансового отчета, так как стандартный предусматривает лишь обращение с денежной наличностью.

В ситуации с безналичным подотчетом работнику также необходимо предоставить утвержденное руководителем заявление с указанием всех обязательных сведений, а также реквизитов карты. Такое требование чиновники изложили в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. Либо руководитель может издать приказ о перечислении подотчетных сумм конкретному работнику на банковскую карту. При перечислении аванса в платежном поручении в поле «Назначение платежа» следует указать, что деньги подотчетные.

Минфин подтверждает, что подотчетные суммы можно перечислять на зарплатную карту работника (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Какими документами подтвердить командировочные, оплаченные картой, см. .

Обязательно ли заявление на выдачу подотчета

До 19.08.2017 года заявление было обязательным документом, на основании которого выдавались средства под отчет. Отсутствие такого заявления проверяющие могли посчитать нарушением кассового порядка и назначить штраф в размере до 50 тысяч руб. (ст. 15.1 КоАП). Однако судьи часто решали, что за подобные нарушения штрафные санкции не предусмотрены (постановление 7-го арбитражного апелляционного суда от 18.03.14 № А03-14372/2013).

19.06.2017 года ЦБ РФ выпустил указание № 4416-У, которое вступило в силу спустя 2 месяца. В настоящий момент в п. 6.3 указания № 3210-У закреплено следующее: расходный кассовый ордер оформляется либо на основании распорядительного документа юрлица/ИП, либо согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги. При этом заявление визирует руководитель и указывает дату.

Таким образом, у фирмы есть альтернатива: либо работник пишет заявление на подотчет, а руководитель его подписывает, давая тем самым согласие на выдачу денег с кассы, либо руководитель сам издает приказ, с которым подотчетник знакомится под подпись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуем вам однозначно информировать работника о том, что он получает подотчетные суммы – либо путем получения заявления от работника, либо путем ознакомления с приказом руководителя о подотчете. Иначе возможна ситуация, когда, например, при перечислении подотчета на карту работник расценит такую выплату как доход и потратит не по назначению.

Образец приказа директора о подотчетных лицах вы можете скачать .

Работник потратил свои деньги — это подотчет?

Заявление также нужно получить и у работника, потратившего собственные средства на нужды фирмы. Однако оно будет иметь несколько иную формулировку, поскольку данный случай не относится к подотчету. Поскольку работодатель возмещает расходы сотрудника, последнему нужно написать заявление с просьбой о возмещении потраченных средств. Данное заявление должен утвердить руководитель компании, а также подписать соответствующий приказ.

Порядок действий при возмещении средств сотрудникам следует закрепить в локальном нормативном акте компании. К нему нужно приложить образец соответствующего отчета, который будет подтверждать произведенные расходы сотрудником.

ВАЖНО! Чтобы принять возмещаемые работнику расходы к налоговому учету, следует тщательно проверить предоставленные им первичные документы. В идеале они должны быть оформлены на компанию. В случае если первичка будет оформлена на работника, проверяющие могут посчитать действия сотрудника и предприятия сделкой купли-продажи и доначислить ему НДФЛ. Но, по мнению Минфина, подобные действия налоговиков неправомерны, поскольку сотрудник не получает экономической выгоды, а значит, отсутствует база для обложения налогом (письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).

Изменения по подотчету в 2016 году в основном касаются порядка учета подотчетных средств в бюджетной сфере. В 2017 году в порядок выдачи и расходования подотчетных сумм внесены изменения: под отчет можно выдавать деньги на основании или заявления, или приказа руководителя. А еще перестало действовать правило, согласно которому следующую подотчетную сумму можно выдать только после полного закрытия всех долгов подотчетника.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Чем опасна бесконечная выдача денег под отчет руководителю фирмы

Многие компании грешат бесконечной выдачей под отчет денег своему директору или иному сотруднику высокой должности.

Делается это, как правило, для того, чтобы не сдавать сверхлимитные средства в банк, или для того, чтобы скрыть выдачу средств на собственные нужды собственнику фирмы, который обычно является и ее руководителем.

Однако такой бесконечный подотчет чреват неприятностями!

Что такое бесконечный подотчет

Эту операцию проводят многие бухгалтеры. И заключается она в том, что на руководителя компании в конце рабочего дня оформляется расходным кассовым ордером под отчет сумма наличных денег, которая превышает кассовый остаток, или та сумма денег, которую просто берет на свои нужды руководитель, являющийся учредителем компании.

На следующий день, например, в его начале оформленная под отчет сумма «возвращается» из-под отчета, а в конце рабочего дня происходит снова списание некоторой суммы. И так каждый день. Это и называется бесконечным подотчетом.

Могут ли за это наказать?

Прежде всего, стоит напомнить, что своим пунктом 1 статья 15.1 КоАП РФ наказывает обычную организацию только за:

  • за расчеты наличными средствами с другими организациями или предпринимателями в суммах, превышающих установленный Указанием Банка РФ №3073-У от 07.1013г. лимит наличных расчетов – т.е. 100 тысяч рублей (в валюте РФ) и сумму, эквивалентную 100 тыс.рублей, если расчеты производятся в иностранной валюте. При этом следует иметь в виду, что данный лимит распространяется на расчеты по любым гражданско-правовым договорам, заключенным между организациями и (или) предпринимателями;
  • за полное или частичное неоприходование в кассу наличных денег, причем, любых, а не только выручки;
  • за нарушение порядка хранения свободных денежных средств. Согласно абз.7 п.2 Указания Банка России №3210-У от 11.03.14г. под свободными денежными средствами понимаются наличные деньги, которые превышают установленный предприятием кассовый лимит и фактически находятся в кассе. И храниться такие средства должны только на банковском счете;
  • за накопление наличных денег в кассе сверх установленного на предприятии кассового лимита. Исключение составляют накопления денежных средств в те дни, когда производится выплата зарплаты, стипендий и иных вознаграждений, которые относятся к фонду оплаты труда (согласно методологии, используемой для заполнения форм статистического наблюдения), и когда выплачиваются средства социального характера. В эти дни, когда абз.8 п.2 Указания №3210-У допускается превышение в кассе ее лимита, включают и день снятия наличности со счета в банке для осуществления указанных выплат. Кроме того, допускается хранение денег сверх лимита в кассе в нерабочие праздничные и выходные дни, но только в том случае, если организации и предприниматели в эти дни ведут кассовые операции.

В числе выше указанных нарушений нет ответственности за нарушения правил выдачи подотчетных средств.

В частности, это подтверждается выводами, сделанными в Постановлении от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013.

Суть рассматриваемого в этом Постановлении вопроса заключалась в том, что предприятие периодически выдавало под отчет своему руководителю денежные средства, которые превышали установленный кассовый лимит. Руководитель компании не предоставлял отчета по ранее полученным им подотчетным средствам.

Налоговая инспекция посчитала такое поведение, подпадающим под статью 15.1 КоАП РФ. Но суд выразил мнение, что в действиях руководителя компании есть нарушения только в порядке выдачи наличных денег под отчет, но нет нарушений, какие предусмотрены п.1 ст.15.1 КоАП РФ, т.е. нет оснований считать, что таким образом предприятие накапливало деньги сверх лимита и нарушало порядок хранения свободных денежных средств.

Более того, Суд сделал вывод, что свободными наличные средства являются до того момента, пока они не выданы под отчет уполномоченному лицу на цели деятельности компании.

Таким образом, после выдачи этих средств под отчет статус «свободных» они теряют, а значит, именно на эти суммы не распространяется обязательство хранить их на банковском счете компании и не распространяется наказание, предусмотренное п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Однако рано радоваться. Суд в рассмотренном Постановлении отказал налоговой инспекции только потому, что она вменила нарушение в виде накопления сверхлимитных средств путем выдачи бесконечного подотчета, а фактически доказывала отсутствие у предприятия права на выдачу его руководителю денег под отчет без предоставления отчета по ранее уже выданным суммам.

Но есть решения и в пользу налогового органа. Например, Решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013. В этом случае тоже был выявлен бесконечный подотчет, т.е. руководитель компании сдавал подотчетные деньги в кассу и тут же получал их в большей сумме снова под отчет. Указанные операции оформлялись приходными и расходными кассовыми документами.

Налоговый орган сделал вывод, что предприятие нарушает порядок хранения свободных денежных средств. И суд этот вывод поддержал, сославшись на то, что:

  • наличные средства, выдаваемые под отчет, не расходовались, в том числе и на нужды, перечисленные в Указании №3073-У Банка России;
  • руководитель компании не сдавал авансовых отчетов, из которых был бы виден сам факт расхода средства и их целевое или нецелевое использование;
  • денежные средства «покидали» кассу на незначительный промежуток времени и возвращались обратно в полном объеме.

Таким образом, руководитель компании, по мнению суда, при оформлении сверхлимитного остатка денег, как выданного под отчет на хозяйственные нужды, действовал фиктивно и фактически подменил собой кредитную организацию, храня свободные денежные средства (т.е. сверхлимитные) у себя. Как итог – компания и ее директор были наказаны на основании п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Почему не наказывают предпринимателей за подобные правонарушения? Потому что они их не допускают: в отличие от юридического лица предприниматель может списать на собственные нужды в конце дня всю наличность из кассы до копейки! И ему не нужно оформлять бесконечный подотчет. Тем более, Указание Банка России №3073-У даже лимита не предусматривает при выдаче наличности предпринимателю для личных целей.

Что в этом видит налоговая инспекция?

Как только при проверке порядка ведения кассовых операций налоговая инспекция видит выдачу средств руководителю компании под отчет и возвращение этих денег через день-два в кассу предприятия, то считается – таким образом предприятие хранит сверхлимитную наличность.

Свои доводы налоговики строят, исходя из того, что:

  • деньги не расходуются совсем, в том числе и на нужды предприятия;
  • авансовый отчет не сдается;
  • в заявлении на получение средств из кассы (если данное заявление есть вообще) указывается фиктивная цель. И само заявление нужно лишь для формального соблюдения требований Указания Банка РФ №3210-У.

И даже если будет сдаваться нулевой авансовый отчет, налоговый орган будет делать упор на отсутствие фактического расхода подотчетных денег. Именно этот факт послужит главным доказательством подмены действиями руководителя компании обязанности предприятия хранить сверхлимитные деньги на банковском счете.

Особенно, если под отчет «выдается» несколько десятков или сотен тысяч рублей, и эта сумма от раза к разу увеличивается. В итоге, сразу видно, что вся процедура по возвращению и последующей выдаче наличности под отчет является фиктивной!

Более того, налоговый орган может поставить под сомнение фактическое наличие указанных средств. Ведь очень часто, чтобы не платить лишних налогов с доходов учредителей, выплату дивидендов им прячут за выдачей бесконечного подотчета.

Кроме того, налоговики при выездной проверке солидные подотчетные суммы, которые руководитель компании вообще не тратит, могут посчитать его доходом со всеми вытекающими отсюда проблемами. Т.е. исчислить с этой суммы НДФЛ! Тем более, есть судебная практика, которая выступает на стороне налоговых органов.

Так же могут поступить и представители внебюджетных фондов при проведении своей проверки – начислить страховые взносы на эти суммы.

Как избежать таких проблем? Прежде всего, нужно найти способ, чтобы обнулить уже имеющийся бесконечный подотчет и изыскать возможность вообще его избежать, используя совсем другие операции.

Как можно погасить бесконечный подотчет

Не устанавливать лимит кассы

Малые предприятия на основании абз.10 п.2 Указания Банка РФ №3210-У вправе не устанавливать лимит кассы – и хранить у себя в кассе сколько угодно наличных денег и самостоятельно принимать решение о необходимости их сдачи на расчетный счет.

Для этого достаточно издать приказ, где следует заявить об отмене (!) лимита (а не о том, что он равен «0»). Без этого документа налоговый орган будет считать лимит нулевым, а любое его превышение даже на 1 копейку признавать нарушением, которое должно наказываться по ст.15.1 КоАП РФ. И тогда можно «грешить» бесконечным подотчетом, но все-таки не злоупотреблять им!

Предприниматель тоже может отменить лимит. Но ему гораздо проще поступить иначе: он может в конце каждого рабочего дня полностью обнулять остаток наличности в кассе, забирая ее для личных нужд. И это не запрещено. Более того, даже не предусматривается ограничений по сумме, но при условии, что в расходном кассовом ордере будет стоять «на личные нужды».

Оформить договор беспроцентного займа

Можно, например, оформить договор беспроцентного займа. Такой вариант подходит только для организаций. Данная операция позволит закрыть долг по подотчетным суммам руководителя компании.

Но тут есть свои минусы:

  • у сотрудника при беспроцентном займе возникает материальная выгода в виде экономии на процентах (пп.1 п.1 статьи 212 Налогового Кодекса РФ). А это облагается 35% НДФЛ;
  • чтобы избежать материальной выгоды, потребуется установить процент по займу. Но тогда у предприятия возникнет налогооблагаемый доход;
  • более того, заем только отодвинет решение проблемы с бесконечным подотчетом – ведь заем все равно когда-то нужно будет вернуть.

Стоит напомнить, что согласно Указанию Банка РФ №3073-У выдачу займов можно производить только из тех средств, которые сняты для этого с расчетного счета. Поэтому, чтобы не платить лишние деньги, оформляют только записи на бумаге в виде зачета:

Д сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Предоставленные займы» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — произведено покрытие задолженности по подотчетным средствам договором займа, оформленного с должником.

На самом деле долг по подотчетной сумме просто меняет свою форму. Но сначала нужно чтобы подотчетная сумма была признана предприятием и самим должником задолженностью. Для этого следует оформить акт сверки и подписать его.

Кроме того, потребуется письменное согласие сотрудника на зачет между обязательствами. Ведь фактического получения займа не было, как и не было его внесения в кассу предприятия для гашения долга по другому обязательству.

И как только закрыт долг по подотчетным средствам, не стоит бояться раздувания документооборота: нужно сделать еще один акт сверки с закрытым долгом по счету 71, который должен подписать должник. Кроме того, с возобновлением бесконечного подотчета стоит подождать, пока не закрыт заем.

Признать за подотчетным лицом долг

Есть еще один вариант обнуления бесконечного подотчета: организация может признать за подотчетным лицом долг и письменно истребовать его. В этом случае само подотчетное лицо должно согласиться с этим долгом и заключить соглашение с предприятием о постепенном погашении данной задолженности из его зарплаты.

Тем более это позволяет сделать статья 248 Трудового Кодекса РФ. В этом случае разрешается даже установить рассрочку в погашении долга при наличии согласия между должником и организацией.

Что это дает? Во-первых, это делает бесконечный подотчет безопасным, поскольку он официально признается задолженностью. Во-вторых, эта сумма постепенно возвращается на предприятие и не облагается никакими налогами и взносами.

Но снова выдать бесконечный подотчет, пока не будет погашен прежний «долг», не стоит. Кроме того, подотчетному лицу придется смириться с некоторыми потерями из его заработка.

А можно поступить иначе: простить долг и списать его. Но тогда у подотчетного лица возникнет налогооблагаемый доход по НДФЛ в размере всего бесконечного подотчета, который числится за ним. И со всей этой суммы придется взыскать 13% НДФЛ (п.1 ст.224 НК РФ).

Кроме того, придется на сумму прощенного предприятием долга начислить и страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития РФ от 17.05.10г. №1212–19).

Кроме того, прощенный сотруднику долг организация не сможет:

  • признать безнадежным;
  • и списать его на внереализационные расходы!

Заключить договор аренды имущества сотрудника

Можно оформить договор аренды имущества сотрудника, чтобы потом «на бумаге» или фактически погасить с помощью этих денег бесконечный подотчет. Арендная плата будет облагаться 13% НДФЛ, но не страховыми взносами. Более того, эти платежи пойдут в расходы предприятия.

Но нужно только, чтобы имущество было в наличии, было передано по акту предприятию и принято им на забалансовый учет на счет 001 «Арендованные основные средства», а сумма аренды не должна превышать текущую рыночную.

Арендные платежи позволят постепенно закрыть бесконечный подотчет:

Д сч. 001 – принято арендуемое у сотрудника имущество на забалансовый учет;

Д сч. 26 «Общехозяйственные расходы» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражены ежемесячные начисления арендной платы (если имущество арендуется у руководителя компании),

или

Д сч. 97 «Расходы будущих периодов» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражена годовая арендная плата. Данная сумма потом ежемесячно будет списываться на расходы в размере 1/12;

Д сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 51 «Расчетные счета», 50 «Касса» — если производятся фактические выплаты. Но нужно помнить: если арендуется недвижимое имущество у сотрудника, то платить по этому договору наличными деньгами можно только, если они сняты с расчетного счета. Из наличной выручки нельзя!

И далее из этих денег производится гашение долга по подотчетным суммам, оформленное приходным ордером с формулировкой «Гашение долга по подотчетным средствам». А если производится сразу зачет арендных платежей и долга по подотчетным суммам, минуя кассу и расчетный счет, то ежемесячно делается следующая проводка:

Д сч.73 субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В этом случае не лишним будет периодически составлять и подписывать с должником акт сверки по счету 71, где будет отражаться постепенное гашение подотчетной суммы.

Выплата компенсации сотруднику за автомобиль

Вместо аренды можно оформить выплату компенсации сотруднику за использованный им в интересах предприятия свой автомобиль. Для этого потребуется соглашение о выплате компенсации и соответствующий приказ.

Данный вариант обнуления бесконечного подотчета возможен только, если у сотрудника есть автомобиль. Тогда выплачиваемая компенсация в пределах норм не будет облагаться НДФЛ (п.3 ст.217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. «и» части 2 п.1 ст.9 Федерального закона №212-ФЗ от 24.07.09г. «О страховых взносах»).

Правда, величина необлагаемого лимита компенсации не так уж значительна, в частности, при использовании легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.см включительно в месяц положена компенсация в размере 1200 рублей (Постановление Правительства РФ №92 от 08.02.02г.).

Можете посмотреть образец заявления на выдачу денежных средств в подотчет директору и прочитать пояснения.

Из чего складываются затраты на открытие кофейни.

Вопрос недели: возврат средств при отсутствии кассы

Вопрос: Если директор ООО брал деньги в подотчет, может ли он остатки не истраченных средств не возвращать в кассу, так как кассы у организации в принципе нет. А если возвращает , то нужно ли для таких операций устанавливать кассу?

Сообщаю Вам следующее:

Срок возврата неизрасходованных денежных средств складывается из следующих периодов:

— срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);

— времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.

Если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки.

Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги выданы для целей, не связанных с командировкой работника, нет. Поэтому такой срок надо установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Это может быть, к примеру, инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами.

Не забудьте также, что руководитель организации должен определить сроки, в течение которых подотчетное лицо должно вернуть остаток неизрасходованных сумм.

Применение ККТ при выдаче/возврате подотчетных сумм. Выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных ему под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона N 54-ФЗ. Поэтому в данных случаях ККТ не применяется.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1

  1. Каков порядок возврата неизрасходованных подотчетных сумм

8.1. Срок возврата подотчетных сумм

О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

  • в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;
  • в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) (п. 26 Положения о служебных командировках);
  • в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.

Срок для отчета по суммам, полученным в безналичной форме, установлен только для расходов по командировкам — это те же самые три дня с момента возвращения (п. 26 Положения о служебных командировках). Для всех остальных случаев его придется установить самостоятельно в локальном нормативном акте (например, в инструкции по порядку расчетов с подотчетными лицами).

После получения отчет надо проверить, руководитель должен его утвердить, а остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо должно возвратить в кассу. Эти действия также совершают в сроки, определенные руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Таким образом, срок возврата неизрасходованных денежных средств в конечном итоге складывается из следующих периодов:

  • срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);
  • времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.

Пример определения даты возврата подотчетных сумм

Денежные средства выданы 22 марта 2019 г. на срок до 29 марта 2019 г. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока, установленного для представления авансового отчета.

При таких условиях подотчетное лицо должно представить отчет не позднее 3 апреля 2019 г. и вернуть деньги в кассу не позднее 10 апреля 2019 г.

8.2. Оформление возврата подотчетных сумм

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы необходимо вернуть.

Если остаток вносится в кассу организации наличными, то операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу надо выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У). Отметку о возврате остатка подотчетной суммы сделайте также в авансовом отчете, указав в нем внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера.

Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации, то рекомендуем напомнить подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». В авансовом отчете и в этом случае отразите сумму возвращенного остатка, а также реквизиты перевода.

Возврат неизрасходованного остатка подотчетной суммы отразите в бухгалтерском учете.

Готовое решение: Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Документ 2

Вопрос: Сколько времени дается подотчетнику для того, чтобы он составил авансовый отчет о расходовании полученных ранее подотчетных денег?

Ответ: Сроки для составления авансового отчета зависят от того, для каких целей был получен аванс.

Так, если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки. Причем независимо от срока, который указан в приказе или заявлении на выдачу аванса <1>. Также не имеет значения, как был получен аванс: в наличной форме или безналичной (на банковскую карту работника).

Если же наличные деньги были выданы на другие цели, то подотчетник должен составить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства <2>.

В случае когда указанные сроки пропущены по причине болезни или отпуска работника, он должен отчитаться о своих тратах в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу <2>.

Справка

Если работник вовремя не отчитался о полученном авансе, проверяющие могут счесть, что он получил доход. И потребуют уплаты НДФЛ и страховых взносов <3>.

Так, если подотчетные деньги остались в распоряжении работника, то страховые взносы рекомендуется начислять на наиболее раннюю из дат <4>:

— или на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания/взыскания (в том числе путем прощения долга работнику);

— или на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из зарплаты, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Если в дальнейшем долг будет возвращен, надо будет сделать перерасчет страховых взносов.

НДФЛ с денег, оставшихся в распоряжении работника, надо исчислить на дату списания задолженности <5>. Это наиболее ранняя из дат <6>:

— или дата, с которой взыскание стало невозможно. К примеру, дата истечения срока исковой давности;

— или дата принятия руководителем решения о прощении долга или иного решения об отказе от взыскания.

Удержать НДФЛ надо за счет любых денежных доходов работника <7>.

Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги для целей, не связанных с командировкой работника, были перечислены ему на карту (получены им безналично), нет. Поэтому такой срок надо установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Это может быть, к примеру, инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами.

Не забудьте также, что руководитель организации должен определить сроки, в течение которых подотчетное лицо должно вернуть остаток неизрасходованных сумм <8>.

———————————

<1> п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749.

<2> подп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У.

<3> Письмо Минфина от 01.02.2018 N 03-04-06/5808.

<4> Письма ФСС от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 (п. 5 приложения); Минтруда от 12.12.2014 N 17-3/В-609; Минфина от 16.11.2016 N 03-04-12/67082.

<5> п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ.

<6> Письма Минфина от 01.02.2018 N 03-04-06/5808; от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

<7> п. 4 ст. 226 НК РФ.

<8> подп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У.

{Вопрос: Сколько времени дается подотчетнику для того, чтобы он составил авансовый отчет о расходовании полученных ранее подотчетных денег? («Главная книга», 2019, N 6) {КонсультантПлюс}}

Документ 3

15 случаев из жизни

Выплата вознаграждений физлицам по договору ГПХ. При осуществлении организацией (индивидуальным предпринимателем) выплаты денежных средств физическому лицу в рамках обязательств по договору гражданско-правового характера применение ККТ не производится (Письмо Минфина России от 10 августа 2018 г. N 03-01-15/56554).

Выдача/возврат подотчетных сумм. Выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных ему под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона N 54-ФЗ. Поэтому в данных случаях ККТ не применяется.

Расчеты через подотчетных лиц. ККТ применяется при наличных расчетах с подотчетным лицом организации-покупателя. При этом подотчетник формировать кассовый чек не должен. Наличие у подотчетника доверенности от организации, для которой он приобретает товары (работы, услуги), позволяет организации-продавцу установить, что покупателем является организация. Если у подотчетника нет доверенности, то продавец применяет ККТ в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.

Продажа имущества/товаров/услуг сотруднику при оплате с помощью удержаний из заработной платы. Удержание из зарплаты работника стоимости продаваемого ему товара (работы, услуги) не требует применения ККТ до 1 июля 2019 года (п. 4 ст. 4 Закона N 192-ФЗ).

Удержание из заработной платы сотрудников в счет компенсации затрат, понесенных в связи с трудовой деятельностью. При удержании денежных средств из заработной платы сотрудника в связи с приобретением бланков трудовой книжки, оплаты мобильной связи и т.п. применять ККТ не нужно, так как подобная операция не относится к понятию «расчеты» для целей Закона N 54-ФЗ.

Удержание из заработной платы стоимости полиса ДМС, приобретенного для родственника сотрудника. Организации не нужно применять ККТ, так как подобная операция не относится к понятию расчетов из ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Выдача займа от физического лица организации. Если физлицо-заимодавец не является ИП, то организация-заемщик не должна применять ККТ ни при получении займа, ни при его возврате, так как на физлиц правила Федерального закона N 54-ФЗ не распространяются. Если у заимодавца есть статус ИП, но в договоре займа он выступает как обычное физическое лицо, то ККТ тоже не нужна.

Выдача займа от организации физическому лицу. При выдаче займов физлицу на покупку товаров, работ, услуг ККТ применяется с 1 июля 2019 года (п. 4 ст. 4 Закона N 192-ФЗ). Если заем, выданный физическому лицу, является нецелевым (то есть в договоре не указано, на что конкретно выдаются средства), то организации не требуется применять ККТ (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Возврат займа от физического лица организации. При возврате займа от физического лица организации, выданного на покупку товаров, работ, услуг, ККТ применяется с 1 июля 2018 года (п. 4 ст. 4 Закона N 192-ФЗ). Если в договоре займа не будет указана его цель, то ККТ применяться не будет (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Выплата зарплаты в натуральной форме. При такой операции организации не нужно применять ККТ, так как выплата зарплаты в натуральной форме не относится к понятию расчетов из ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ.

Получение членских взносов (в случае НКО). Под членскими взносами, как правило, понимаются денежные средства, которые периодически вносят члены НКО на покрытие расходов, связанных с осуществлением уставной деятельности организации, и на иные цели, не связанные с оплатой полученных товаров, работ, услуг. Таким образом, применение кассы не является обязательным для НКО, поскольку внесение членских взносов не является расчетами по смыслу Федерального закона N 54-ФЗ (Письмо Минфина России от 18 августа 2017 г. N 03-01-15/53110).

Оказание НКО услуг по организации мероприятий. При оказании некоммерческой организацией (НКО) услуг по организации мероприятий законодательством каких-то исключений не предусмотрено, поэтому при осуществлении расчетов с физическими лицами по подобным услугам НКО обязаны применять контрольно-кассовую технику (Письмо УФНС по Санкт-Петербургу от 25 апреля 2019 г. N 04-24/25293).

Продажа доли в уставном капитале физлицу. Реализация доли в уставном капитале считается реализацией имущественного права (Обзор законодательства и судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2007 года, утв. Постановлением Президиума Верховного Суда РФ от 7 ноября 2007 г.). Передаваемое право не является ни товаром, ни работой, ни услугой. Об этом сказано в ст. 38 НК РФ. Поэтому, если организация получает оплату за передаваемое право, обязанность применять контрольно-кассовую технику у нее не возникает.

Оплата аренды имущества у физлица. Ситуация аналогична выплатам по договору ГПХ физлицу — ККТ не применяется (Письмо ФНС России от 14 августа 2018 г. N АС-4-20/15707).

Продажа имущества/товаров физлицу при оплате наличным/безналичным способом. Организации и ИП обязаны применять ККТ с 1 июля 2018 года (п. 1 ст. 1.2, абз. 21 ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ) в случае получения оплаты от физических лиц наличным и безналичным способами с использованием электронных средств платежа (далее — ЭСП). К ЭСП относятся: банковские платежные карты; электронные кошельки; банковские переводы через онлайн-банкинг (систему дистанционного доступа к счету типа «Клиент-Банк»); переводы со счетов мобильных телефонов. Но есть исключение: если покупатель вносит оплату через офис банка наличными по квитанции без открытия счета, то до 1 июля 2019 года ККТ не нужна (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 3 июля 2018 г. N 192-ФЗ).

Статья: Путеводитель. Онлайн-ККТ-2019 (Лютенко Е.) («Расчет», 2019, N 5-6) {КонсультантПлюс}

Возврат подотчетных средств

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *