Заверенные надлежащим образом

Порядок заверения копий

Письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

В соответствии с подп. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28, заверенной копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Копия документа является надлежащим образом заверенной в следующих случаях.

Копия заверена организацией, от которой исходит документ. При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации (п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003 № 169-ФЗ)). Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России № 65-ст от 03.03.2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Исходя из названных актов надлежащим образом заверенные копии документов организации должны содержать совокупность реквизитов: удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации. Следует помнить, что «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления» (п. 3 Указа № 9779-Х).

Порядок, прописанный в Указе, применяется только тогда, «когда законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке».

Нотариальное удостоверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом. В других случаях удостоверение хоть и возможно, но необязательно.

Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

  1. Оригиналы
  2. Нотариально заверенные копии
  3. Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица
    Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
    Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Для физических лиц

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Правила заверения копии документа

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

Надлежащим образом заверенная копия письменного доказательства: варианты толкования

Согласно ч. 2 ст. 71 ГПК РФ и ч. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

Анализ практики высших судебных инстанций, а также личный опыт даёт основания утверждать, что чёткого и ясного понимания сколь лаконичной, столь и важной формулировки «надлежащим образом заверенная копия» до настоящего времени нет.

В числе возможных вариантов толкования рассматриваемого понятия обозначу следующие:

  1. заверение копии доказательства судом на основе её сличения с подлинником;
  2. заверение копии доказательства представляющим его лицом, участвующим в деле;
  3. заверение копии доказательства иным уполномоченным лицом (нотариусом; лицом, от которого доказательство исходит).

Первый из вышеуказанных вариантов наиболее предпочтителен, поскольку позволяет суду и лицам, участвующим в деле, убедиться в существовании подлинника доказательства, а также в аутентичности предоставленной копии.

Вместе с тем, по ряду причин, в числе которых можно отметить процессуальную экономию, первый вариант не находит полной поддержки со стороны судов. Данное обстоятельство, как это ни парадоксально звучит, усложняет работу самих судов, вынуждая оценивать доказательства, оригинала которых не представлялось (а, возможно, и не имелось).

Второй вариант нашёл распространение преимущественно в арбитражных судах, где практикуется со ссылкой на ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003 заверение копии письменного доказательства представляющим его лицом. Указанный подход вызывает следующее возражение.

Практически всегда присутствующая заинтересованность лица представляющего доказательства является достаточно весомым обстоятельством против наделения этого лица полномочием свидетельствовать верность копии доказательства.

Довод о том, что лицо, безосновательно заверившее копию доказательства, несёт за данное действие ответственность вплоть до уголовной, вряд ли, можно считать достойной гарантией аутентичности копии доказательства, равно как и наличия его подлинника.

Наличие у лица, участвующего в деле, права на заявление о подложности (фальсификации) доказательства (ст. 186 ГПК РФ, ст. 161 АПК РФ) ситуацию не спасает, поскольку реализация этого права сопряжена с рисками пропуска подложного доказательства или приобретения репутации параноика (в зависимости от степени активности лица, участвующего в деле).

Не вполне понятна и нормативно-правовая основа толкования формулировки «надлежащим образом заверенная копия» по второму варианту. Рассмотрение в качестве такой основы вышеуказанных государственных стандартов РФ представляется неоправданным; ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003 – документы с техническими нормами, регламентирующими, в частности, порядок заверения копии документа, но не нормативно-правовые акты, наделяющие всех полномочием свидетельствовать верность копий любых документов.

Говоря о третьем варианте толкования формулировки «надлежащим образом заверенная копия», уместно упомянуть, прежде всего, Основы законодательства РФ о нотариате.

Вышеуказанные Основы (ст.ст. 35, 77) прямо указывают на наличие у нотариуса полномочий свидетельствовать верность копий документов и выписок из них. В связи с чем нотариально заверенная копия документа является надлежащим образом заверенной копией доказательства.

Другим нормативно-правовым актом, имеющим отношение к рассматриваемому варианту толкования, является не утративший силы (как и актуальности) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». В соответствии с п. 1 данного Указа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Вышеприведённый пункт, являясь нормативно-правовой основой заверения учреждениями и организациями копий имеющихся у них документов, позволяет считать такие копии надлежащим образом заверенными и использовать их в доказывании.

Заверение копий документов для суда

Как истец, так и ответчик должны представлять в суд либо оригиналы документов, либо их заверенные копии.

Требование представлять письменные доказательства в оригинале либо заверенной копии предусмотрено ч. 2 ст. 71 ГПК РФ.

Заверенная копия документа

Заверенная копия документа — это копия, на которой содержатся необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Какие именно реквизиты должна содержать копия зависит от способа заверения.

Важно! Судом в качестве доказательств принимаются надлежащим образом заверенные копии документов. Если суд признал копию заверенной ненадлежащим образом, то при принятии решения суд не может опираться на содержание такого документа.

Предоставление ненадлежащей копии документа может повлечь признание доказательства ненадлежащим. Закон не раскрывает, что такое «надлежащим образом заверенная копия» документа. Поэтому по большей части суды полагаются на свое внутренне мнение и убеждение.

Как правило, копии документов заверяются у нотариуса. Однако имеются альтернативные способы заверить документы для суда.

Заверение копии документа у нотариуса

Нотариальное заверение копии документа является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом. При этом нотариус не подтверждает законность содержания документа и соответствие изложенных в нем фактов действительности. Цель нотариального заверения – идентичность копии оригиналу (ст. 77 Основ законодательства о нотариате).

Основной минус при обращении к нотариусу — временные и денежные затраты, особенно если необходимо заверить большой объем документов.

Заверение копии документа у руководителя организации

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

  1. Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).
  2. Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:
  • надпись «Верно»;
  • должность лица;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи;
  • дату заверения;
  • печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
  • отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела.

Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.

Заверение копии документа судом

Часто в суд предоставляются копии решений других судов. Если копию документа заверил суд, рисков признания ее ненадлежащей быть не может. При предоставлении такой копии важно не нарушать целостность документа (речь идет о сшивах).

Если есть возможность предоставить суду оригинал, но нет возможности приобщить документ к материалам дела, то суд в процессе судебного заседания может самостоятельно заверить копию. Для этого необходимо предоставить оригинал и копию одновременно.

Процедура обозрения судом подлинника документа представляет собой формальное сличение копии документа с текстом оригинала. При обозрении документа суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания, и не пытается уяснить содержание документа. По такому же принципу заверяет нотариус.

Как правило, обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания. Это исключает риски, связанные с представлением в материалы дела копий документов, не заверенных надлежащим образом. Представить подлинник на обозрение суду может любой участник процесса.

Рассмотрение копии документа судом

Как говорилось выше понятие «надлежащим образом заверенная копия» документа законодательно не определено. Решение судьи о принятии копии либо в отказе основывается на применяемым им подхода: формального и неформального.

Формальный подход заключается в том, что при отсутствии какого-либо заверительного реквизита является основанием для признания копии заверенное ненадлежащим образом.

Неформальный подход заключается в следующем. Судьи в основу своих решений берут простые (не заверенные) копии документов в качестве доказательств. Если такие решения впоследствии обжалуются, вышестоящие суды оставляют их в силе. Позиция судов такова: стороной, оспаривающей документ, не представлен оригинал или копия с нетождественным содержанием. Кроме того, суды отдельно отмечают, что заявлений о фальсификации при рассмотрении дела в суде первой инстанции не поступало.

Конечно же в большинстве случаев суды как по своей инициативе, так и по требованию других участников указывают на необходимость представления письменных доказательств, оформленных надлежащим образом.

Доверенность на заверение копий документов

Отдельное полномочие по заверению копий документов в доверенность включать не обязательно, поскольку данное полномочие не относится к специальным. При наличии сомнений суд всегда может потребовать представления оригинала документа.

Рекомендации по заверению копий документов

Для снижения риска признания ненадлежащим представленного в копии доказательства в существующих условиях рекомендуется.

  1. Проставлять на копии документа все заверительные реквизиты.
  2. Если документ планируется заверить в суде, то до предъявления копии документа не проставлять заверительных надписей.
  3. Приобщать к материалам дела копии документов, заверенные руководителями, у которых находится оригинал (кредитными организациями, государственными органами).
  4. В случае сомнений в представленной копии, в суде первой инстанции потребовать от оппонента представить оригинал на обозрение суда. При необходимости поднять вопрос о фальсификации (подложности).

Надлежащим образом заверенная копия

К вопросу «Надлежащим образом заверенная копия» (п. 8 ст. 75 АПК РФ).
При подаче исковых заявлений (заявлений) в арбитражный суд, необходимо учитывать, что в соответствии с пунктом 8 статьи 75 АПК РФ письменные доказательства, подтверждающие обстоятельства на которых лица, участвующие в деле основывают свои требования или возражения, должны быть представлены либо в подлинниках, либо в форме надлежащим образом заверенных копий.
Согласно пункту 2.1.29. ГОСТа Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (Постановление Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (пункт 2.1.30. ГОСТа Р51141-98).
Пунктом 3.26. ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации» (Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) установлено, что: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Юрисконсульт Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».
Т.е. не обязательно это должна быть круглая печать, форму печати определяет юридическое лицо самостоятельно.
«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана, либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.
При этом необходимо отметить, что копии не нотариально удостоверенные могут быть признаны «надлежащим образом заверенными» только в том случае, если юридическое лицо, заверившее такие копии, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (подлинник документа находится в его законном распоряжении, например, был адресован и доставлен организации способом, подтверждающим факт доставки корреспонденции) или если юридическое лицо является стороной сделки и располагает подлинным экземпляром договора.
К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).
Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами должны представляться в арбитражный суд либо в подлинниках, либо в форме нотариально удостоверенной копии.

Заверенные надлежащим образом

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *